À certaines questions, une phrase suffit. Pas à la plupart de celles qui comptent au moment de la clôture mensuelle. Quelles factures sont erronées, et de combien ? Quand l’assurance d’un transporteur a-t-elle expiré, et un envoi est-il parti après cette date ? Qu’est-ce qui a changé exactement dans la grille tarifaire, et où est-ce écrit ?
Une réponse purement textuelle vous laisse le vrai travail : recopier des chiffres dans un tableur, vérifier des dates dans un calendrier, ouvrir le PDF pour retrouver la ligne. Et quand la réponse indique qu’il y a quelque chose à faire, vous quittez le chat pour vous en charger.
Notre nouveau guide vidéo montre comment le chat RAG de DocReveal y répond avec des outils. Il dure six minutes et demie, vous pouvez le regarder en haut de cette page, et il suit Keldmoor, un distributeur fictif, au fil de dix questions posées dans une seule conversation. Voici ce que vous allez voir, et comment cela fonctionne.
Activez l’Agent, choisissez les outils
Le chat se trouve dans RAG Manager — dans la vidéo, il couvre vingt documents de Keldmoor : contrats, commandes, factures et plus encore. Lorsque l’Agent est activé, l’assistant peut utiliser des outils. Chaque outil correspond à une chose qu’il sait faire, comme trouver des documents, lancer un contrôle ou dresser un tableau.
Le bouton Tools les présente par catégorie, chacun avec son propre interrupteur, et votre choix s’applique à la conversation en cours. Des badges signalent les outils particuliers : « confirm » signifie que l’assistant vous demande votre accord avant d’agir, « approval », qu’une personne valide l’action dans Agent Manager, et « external », que les données quittent DocReveal. Pendant que l’assistant travaille, le panneau de réponse affiche son plan et chaque outil auquel il fait appel.
Un tableau, pas un paragraphe
La première question demande les anomalies de septembre sous forme de tableau : fournisseur, document, problème et montant. Cinq anomalies ressortent — 15 900,36 $ que Keldmoor ne devrait pas payer.
Le tableau est interactif. Vous pouvez le trier, filtrer ses lignes et l’exporter vers Excel, Word ou Markdown. Il reste aussi dans la conversation sous forme de jeu de données, que vous pouvez exporter, agrandir ou réutiliser dans la question suivante.
Les chiffres en un coup d’œil
La question suivante s’appuie sur ce jeu de données. Les indicateurs clés s’affichent sous forme de vignettes : 66 324,48 $ facturés, 50 424,12 $ selon les conditions du contrat, 15 900,36 $ à ne pas payer — et 7 050 $ de marchandises transportées sans assurance valide. Un graphique met ensuite en regard, pour chaque fournisseur, les montants facturés et les conditions du contrat, et il s’avère que l’essentiel de l’écart vient de Stavlund, le fournisseur de visserie.
Quand cela s’est-il passé ?
Des dates se cachent dans chaque document. Quand on lui demande de placer les commandes, les livraisons et les échéances de paiement sur une frise chronologique, l’assistant trace une ligne par type d’événement et calcule, à partir des conditions de paiement, les dates limites des escomptes pour paiement anticipé.
Sur la frise, la faille saute aux yeux : l’assurance du transporteur a expiré le 15 septembre, et le lendemain, ce même transporteur a pris en charge un envoi pour Keldmoor. Il reste deux escomptes à saisir, et les dates peuvent aller directement dans votre calendrier sous forme de fichier ICS.
Qu’est-ce qui a changé ?
Les contrats évoluent par avenant, et les factures ne suivent pas toujours. Lorsqu’on lui demande ce que l’avenant n° 1 a changé dans la grille tarifaire de Stavlund, l’assistant place l’annexe A du contrat d’approvisionnement à côté de l’avenant et n’affiche que les changements : à partir du 1er juillet, le prix de SF-220 est passé de 0,42 $ à 0,46 $, et celui de SF-310 est descendu de 1,15 $ à 1,09 $.
Décochez « Only changes » et vous voyez toute la grille tarifaire. La réponse désigne aussi la facture qui applique encore l’ancien prix à SF-310 — 720 $ de trop.
Qui est lié à qui ?
Certains risques n’apparaissent que lorsqu’on suit les liens entre les documents. Interrogé sur les acteurs de cet envoi et leur rôle, l’assistant s’appuie sur le graphe de connaissances pour trouver les entreprises et leurs documents, puis les dessine sous forme de réseau : Keldmoor en haut ; la commande, le contrat de transport, la lettre de voiture et l’attestation d’assurance au milieu ; les autres entreprises en bas.
Cliquez sur un nœud pour poser une question à son sujet ou ouvrir son document. La chaîne rend le risque explicite : l’assureur ne couvrait le transporteur que jusqu’au 15 septembre, et le contrat de transport n’autorise aucun acheminement sans assurance.
Montrez-moi où
Un chiffre sans source n’est qu’une opinion. Quand on lui demande où l’avenant fixe le nouveau prix de SF-310, l’assistant renvoie à la section 1.1 et au tableau des prix en page 1, fournit un lien vers cet endroit précis et propose un aperçu de la facture qui applique encore l’ancien prix. Ouvrez le lien : l’original s’affiche dans File Manager, la ligne SF-310 surlignée.
Ce sont les mêmes factures de septembre que vous avez peut-être déjà vues dans Ask your invoices. Cette fois, les réponses arrivent sous forme de tableau, de vignettes, de frise chronologique et de graphe — et la ligne source est à un clic.
Une question en retour, un fichier et l’étape suivante
Toutes les questions ne sont pas précises. Invité à comparer le contrat et la facture, l’assistant trouve plusieurs paires possibles : il pose donc une question en retour et propose des options. Choisissez le transporteur, et l’exécution se poursuit : la facture de fret dépasse de 939,36 $ ce que prévoit le contrat de transport.
Le contrôle est fourni sous forme de fichier Excel à télécharger, et des suggestions de questions de suivi s’affichent sous la réponse — un clic suffit pour poser la suivante.
Plus que des réponses
Visual outputs n’est qu’un des groupes d’outils. Les autres agissent dans tout DocReveal : documents et leur traitement, règles métier, étiquettes, agents, aide, et plus encore.
Demandez quels documents nécessitent votre attention, et vous obtenez les deux qui ont échoué aux règles métier, chacun accompagné de la marche à suivre. Demandez de relancer les règles, et l’assistant vous consulte d’abord, car cela modifie des données ; donnez votre accord, et l’exécution se poursuit. Demandez d’étiqueter un document, et dans cet espace de travail, la demande attend la validation d’une personne dans la boîte de réception d’Agent Manager — le même type de validation que vous avez peut-être déjà vu dans Agents under control.
Vos outils, vos règles
D’autres outils sont proposés sous forme de packs dans le Shop : sorties visuelles, calculs, actions sur les documents, registres et web — ainsi que les cartes, que Keldmoor n’a pas installées. Les registres, le web et les cartes envoient des données hors de DocReveal, et le Shop comme le panneau Tools les signalent.
Dans Settings, section Chat tools, vous décidez pour tout l’espace de travail quels outils sont désactivés au départ dans chaque nouvelle conversation, et si leurs noms techniques s’affichent.
Ce qu’il faut retenir
- Demandez la forme qui convient. Un tableau pour trier, des vignettes et un graphique pour comparer, une frise chronologique pour les dates, une comparaison pour les changements, un graphe pour les relations.
- Gardez la source à portée de main. Les réponses citent leurs sources, et un surlignage vous mène à la ligne exacte de l’original.
- Choisissez vos outils. Activez-les ou désactivez-les pour chaque conversation, définissez les réglages par défaut dans Settings et voyez d’un coup d’œil lesquels envoient des données à l’extérieur.
- Agissez depuis le chat, sous contrôle. Les actions qui modifient des données peuvent d’abord vous demander votre accord, et certaines peuvent attendre la validation d’une personne.
Keldmoor et ses fournisseurs sont des données de démonstration fictives ; les écrans sont ceux du vrai produit.
Un seul chat. Tous les outils.