Algumas perguntas cabem numa frase. A maioria das que importam no fim do mês, não. Que faturas estão erradas, e em quanto? Quando terminou o seguro de uma transportadora, e saiu alguma remessa depois disso? O que mudou exatamente na tabela de preços, e onde é que isso está escrito?
Uma resposta em texto simples deixa-lhe o verdadeiro trabalho: copiar números para uma folha de cálculo, comparar datas com um calendário, abrir o PDF para encontrar a linha. E quando a resposta diz que é preciso fazer alguma coisa, tem de sair do chat para o fazer.
O nosso novo guia em vídeo mostra como o chat RAG do DocReveal resolve isto com ferramentas. Dura seis minutos e meio, pode vê-lo no topo desta página e acompanha a Keldmoor, uma distribuidora fictícia, ao longo de dez perguntas numa só conversa. Eis o que vai ver e como funciona.
Ative o Agent, escolha as ferramentas
O chat fica no RAG Manager — no vídeo, abrange vinte documentos da Keldmoor: contratos, encomendas, faturas, entre outros. Com o Agent ativado, o assistente pode usar ferramentas. Cada ferramenta é uma coisa que ele consegue fazer, como encontrar documentos, executar uma verificação ou criar uma tabela.
O botão Tools lista-as por categoria, cada uma com o seu próprio interruptor, e a sua escolha aplica-se à conversa atual. Os emblemas assinalam as especiais: «confirm» significa que o assistente lhe pede confirmação antes de agir, «approval» que uma pessoa dá luz verde no Agent Manager e «external» que os dados saem do DocReveal. Enquanto o assistente trabalha, o painel da resposta mostra o seu plano e cada ferramenta que chama.
Uma tabela, não um parágrafo
A primeira pergunta pede as anomalias de setembro numa tabela: fornecedor, documento, problema e montante. A resposta traz cinco anomalias — 15 900,36 USD que a Keldmoor não deveria pagar.
A tabela é interativa. Pode ordená-la, filtrar as linhas e exportá-la para Excel, Word ou Markdown. Fica também na conversa como conjunto de dados, que pode exportar, ampliar ou levar para a pergunta seguinte.
Os números à primeira vista
A pergunta seguinte parte desse conjunto de dados. Os indicadores-chave chegam em mosaicos: 66 324,48 USD faturados, 50 424,12 USD segundo as condições do contrato, 15 900,36 USD que não devem ser pagos — e 7 050 USD de carga que viajou sem seguro válido. Depois, um gráfico coloca os montantes faturados ao lado das condições do contrato para cada fornecedor, e percebe-se que a maior parte da diferença vem da Stavlund, o fornecedor de parafusaria.
Quando aconteceu?
As datas escondem-se em todos os documentos. Quando se lhe pede que coloque as encomendas, as entregas e os prazos de pagamento numa cronologia, o assistente desenha uma faixa por tipo de evento e calcula, a partir das condições de pagamento, os prazos dos descontos de pronto pagamento.
Com tudo assim disposto, a falha salta à vista: o seguro da transportadora expirou a 15 de setembro e, no dia seguinte, a mesma transportadora recolheu uma remessa para a Keldmoor. Dois descontos ainda estão em aberto, e as datas podem ir diretamente para o seu calendário como ficheiro ICS.
O que mudou?
Os contratos mudam por adenda, e as faturas nem sempre acompanham. Quando se pergunta o que a adenda n.º 1 mudou na tabela de preços da Stavlund, o assistente coloca o anexo A do contrato de fornecimento ao lado da adenda e mostra apenas o que mudou: a partir de 1 de julho, o SF-220 subiu de 0,42 USD para 0,46 USD e o SF-310 desceu de 1,15 USD para 1,09 USD.
Desmarque «Only changes» e passa a ver a tabela de preços completa. A resposta indica também a fatura que ainda cobra o SF-310 ao preço antigo — 720 USD a mais.
Quem está ligado a quem?
Alguns riscos só aparecem quando se seguem as ligações entre documentos. Quando se pergunta quem está envolvido nessa remessa e de que forma, o assistente usa o grafo de conhecimento para encontrar as empresas e os respetivos documentos, e desenha-os como uma rede: a Keldmoor no topo, a encomenda, o contrato com a transportadora, a guia de transporte e o certificado de seguro ao centro, as restantes empresas em baixo.
Clique num nó para fazer uma pergunta sobre ele ou para abrir o respetivo documento. A cadeia mostra o risco com todas as letras: a seguradora cobria a transportadora apenas até 15 de setembro, e o contrato com a transportadora não permite o transporte sem seguro.
Mostre-me onde
Um número sem fonte é uma opinião. Quando se pergunta onde é que a adenda fixa o novo preço do SF-310, o assistente aponta para a secção 1.1 e para a tabela de preços na página 1, cria uma ligação para esse ponto exato e oferece uma pré-visualização da fatura que ainda usa o preço antigo. Abra a ligação e o original abre-se no File Manager, com a linha do SF-310 realçada.
São as mesmas faturas de setembro que talvez já conheça de Ask your invoices. Desta vez, as respostas chegam como tabela, mosaicos, cronologia e grafo — e a linha da fonte está à distância de um clique.
Uma pergunta de esclarecimento, um ficheiro e o passo seguinte
Nem todas as perguntas são precisas. Quando se lhe pede que compare o contrato com a fatura, o assistente encontra vários pares possíveis, por isso responde com uma pergunta e propõe opções. Escolha a transportadora e a execução continua: a fatura do frete fica 939,36 USD acima do contrato com a transportadora.
A verificação chega como ficheiro Excel para descarregar, e por baixo da resposta ficam sugestões de perguntas seguintes — basta um clique para fazer a próxima.
Mais do que respostas
Visual outputs é apenas um dos grupos de ferramentas. Os outros atuam em todo o DocReveal: documentos e o seu processamento, regras de negócio, etiquetas, agentes, ajuda e muito mais.
Pergunte que documentos precisam de atenção e recebe os dois que não passaram nas regras de negócio, cada um com o que fazer a seguir. Peça para executar de novo as regras e o assistente pergunta primeiro, porque isso altera dados; aprove e a execução continua. Peça para etiquetar um documento e, neste espaço de trabalho, o pedido fica à espera da aprovação de uma pessoa na caixa de aprovações do Agent Manager — o mesmo tipo de aprovação que talvez já conheça de Agents under control.
As suas ferramentas, as suas regras
Outras ferramentas vêm em pacotes da Shop: resultados visuais, cálculos, ações sobre documentos, registos e web — e mapas, que a Keldmoor não instalou. Registos, web e mapas enviam dados para fora do DocReveal, e tanto a Shop como o painel Tools os assinalam.
Em Settings, na secção Chat tools, decide para todo o espaço de trabalho que ferramentas começam desativadas em cada nova conversa e se os respetivos nomes técnicos são mostrados.
O que reter
- Peça a forma adequada. Uma tabela para ordenar, mosaicos e um gráfico para comparar, uma cronologia para datas, uma comparação para alterações, um grafo para relações.
- Mantenha a fonte por perto. As respostas citam as suas fontes, e um realce leva-o à linha exata no original.
- Escolha as suas ferramentas. Ative-as ou desative-as em cada conversa, defina as predefinições em Settings e veja de relance quais enviam dados para fora.
- Aja a partir do chat, com controlo. As ações que alteram dados podem pedir-lhe confirmação primeiro, e algumas podem esperar pela aprovação de uma pessoa.
A Keldmoor e os seus fornecedores são dados de demonstração fictícios; os ecrãs são do produto real.
Um chat. Todas as ferramentas.