Sommige vragen zijn in één zin te beantwoorden. De meeste die er bij de maandafsluiting toe doen, niet. Welke facturen kloppen niet, en om hoeveel gaat het? Wanneer liep de verzekering van een vervoerder af, en is er daarna nog iets verzonden? Wat is er precies veranderd in de prijslijst, en waar staat dat?
Een antwoord in platte tekst laat het eigenlijke werk aan u over: cijfers overnemen in een spreadsheet, datums naast een kalender leggen, de PDF openen om de regel te vinden. En als het antwoord zegt dat er iets moet gebeuren, verlaat u de chat om het te doen.
Onze nieuwe videohandleiding laat zien hoe de RAG-chat van DocReveal dit aanpakt met tools. De video duurt zesenhalve minuut, u kunt hem bovenaan deze pagina bekijken, en hij volgt Keldmoor, een fictieve groothandel, door tien vragen in één gesprek. Hieronder leest u wat u te zien krijgt en hoe het werkt.
Agent aanzetten, tools kiezen
De chat vindt u in RAG Manager — in de video omvat hij twintig documenten van Keldmoor: contracten, orders, facturen en meer. Zet u de schakelaar Agent aan, dan kan de assistent tools gebruiken. Elke tool is één ding dat hij kan doen, zoals documenten zoeken, een controle uitvoeren of een tabel maken.
De knop Tools toont ze per categorie, met voor elke tool een eigen schakelaar, en uw keuze geldt voor het huidige gesprek. Bijzondere tools hebben een badge: “confirm” betekent dat de assistent het u vraagt voordat hij handelt, “approval” dat een mens de actie goedkeurt in Agent Manager, en “external” dat de data DocReveal verlaten. Terwijl de assistent werkt, toont het antwoordpaneel zijn plan en elke tool die hij aanroept.
Een tabel, geen alinea
Bij de eerste vraag gaat het om de bevindingen van september in een tabel: leverancier, document, probleem en bedrag. Er komen vijf bevindingen terug — goed voor $ 15.900,36 die Keldmoor niet hoort te betalen.
De tabel is interactief. U kunt hem sorteren, de rijen filteren en hem exporteren naar Excel, Word of Markdown. Hij blijft ook als dataset in het gesprek staan, en die kunt u exporteren, vergroten of meenemen naar de volgende vraag.
De cijfers in één oogopslag
De volgende vraag bouwt voort op die dataset. Kerncijfers verschijnen als tegels: $ 66.324,48 gefactureerd, $ 50.424,12 volgens de contractvoorwaarden, $ 15.900,36 niet verschuldigd — en $ 7.050 aan lading die zonder geldige verzekering onderweg was. Een grafiek zet daarna per leverancier de gefactureerde bedragen naast de contractvoorwaarden, en het grootste deel van het verschil blijkt bij Stavlund te zitten, de leverancier van bevestigingsmateriaal.
Wanneer gebeurde het?
Datums zitten verstopt in elk document. Vraagt u om de orders, leveringen en vervaldatums op een tijdlijn te zetten, dan tekent de assistent één baan per soort gebeurtenis en berekent hij uit de betalingsvoorwaarden de deadlines voor betalingskorting.
Zo op een rij springt het gat meteen in het oog: de verzekering van de vervoerder liep af op 15 september, en een dag later haalde dezelfde vervoerder een zending op voor Keldmoor. Twee betalingskortingen zijn nog te benutten, en de datums kunt u als ICS-bestand rechtstreeks in uw agenda zetten.
Wat is er veranderd?
Contracten veranderen via addenda, en facturen volgen niet altijd. Vraagt u wat addendum nr. 1 heeft veranderd aan de prijslijst van Stavlund, dan zet de assistent bijlage A van het leveringscontract naast het addendum en toont hij alleen wat er veranderd is: vanaf 1 juli ging SF-220 omhoog van $ 0,42 naar $ 0,46, en SF-310 omlaag van $ 1,15 naar $ 1,09.
Vink “Only changes” uit, en u ziet de volledige prijslijst. Het antwoord noemt ook de factuur die SF-310 nog tegen de oude prijs in rekening brengt — $ 720 te hoog.
Wie hangt met wie samen?
Sommige risico’s worden pas zichtbaar als u de verbanden tussen documenten volgt. Vraagt u wie bij die zending betrokken is en hoe, dan zoekt de assistent via de kennisgraaf de bedrijven en hun documenten op en tekent hij ze als netwerk: Keldmoor bovenaan, de order, het vervoerscontract, de vrachtbrief en het verzekeringscertificaat in het midden, de andere bedrijven eronder.
Klik op een knooppunt om er een vraag over te stellen of het bijbehorende document te openen. De keten maakt het risico duidelijk: de verzekeraar dekte de vervoerder alleen tot 15 september, en het vervoerscontract staat geen transport zonder verzekering toe.
Waar staat het precies?
Een getal zonder bron is een mening. Vraagt u waar het addendum de nieuwe prijs van SF-310 vastlegt, dan wijst de assistent naar artikel 1.1 en de prijstabel op pagina 1, linkt hij naar precies die plek en biedt hij een voorvertoning aan van de factuur die nog de oude prijs hanteert. Open de link en het origineel verschijnt in File Manager, met de regel SF-310 gemarkeerd.
Het zijn dezelfde facturen uit september die u misschien kent uit de video Ask your invoices. Deze keer komen de antwoorden terug als tabel, tegels, tijdlijn en graaf — en de bronregel is één klik verwijderd.
Een wedervraag, een bestand en de volgende stap
Niet elke vraag is eenduidig. Vraagt u om het contract met de factuur te vergelijken, dan vindt de assistent meerdere passende paren; daarom stelt hij een wedervraag en biedt hij opties aan. Kies de vervoerder, en de run gaat verder: de vrachtfactuur ligt $ 939,36 boven het vervoerscontract.
De controle komt als Excel-bestand om te downloaden, en onder het antwoord staan voorgestelde vervolgvragen — één klik stelt de volgende.
Meer dan antwoorden
De groep Visual outputs is maar één van de toolgroepen. De andere werken in heel DocReveal: documenten en hun verwerking, bedrijfsregels, labels, agents, hulp en meer.
Vraag welke documenten aandacht nodig hebben, en u krijgt de twee die de bedrijfsregels niet doorstonden, elk met wat u nu moet doen. Vraag om de regels opnieuw uit te voeren, en de assistent vraagt het u eerst, omdat dat data verandert; keur het goed, en de run gaat verder. Vraag om een document te labelen, en in deze werkruimte wacht het verzoek in de inbox van Agent Manager tot een mens het goedkeurt — dezelfde soort goedkeuring die u misschien kent uit de video Agents under control.
Uw tools, uw regels
Meer tools komen als pakketten uit de Shop: visuele output, berekeningen, documentacties, registers en web — en kaarten, die Keldmoor niet heeft geïnstalleerd. Bij registers, web en kaarten verlaten data DocReveal, en zowel de Shop als het paneel Tools markeren ze.
In Settings, onder Chat tools, bepaalt u voor de hele werkruimte welke tools in elk nieuw gesprek uitgeschakeld starten en of hun technische namen worden getoond.
Wat u kunt meenemen
- Vraag om de vorm die past. Een tabel om te sorteren, tegels en een grafiek om te vergelijken, een tijdlijn voor datums, een vergelijking voor wijzigingen, een graaf voor relaties.
- Houd de bron binnen handbereik. Antwoorden vermelden hun bronnen, en een markering brengt u naar de exacte regel in het origineel.
- Kies uw tools. Zet ze per gesprek aan of uit, leg de standaardkeuze vast in Settings en zie in één oogopslag welke tools data naar buiten sturen.
- Handel vanuit de chat, onder controle. Acties die data veranderen, kunnen het u eerst vragen, en sommige kunnen wachten op goedkeuring door een mens.
Keldmoor en zijn leveranciers zijn fictieve demodata; de schermen zijn het echte product.
Eén chat. Elke tool.