Na niektóre pytania wystarczy odpowiedzieć jednym zdaniem. Na większość tych, które mają znaczenie przy zamknięciu miesiąca, już nie. Które faktury są błędne i o ile? Kiedy wygasło ubezpieczenie przewoźnika i czy potem wysłano jeszcze jakąś przesyłkę? Co dokładnie zmieniło się w cenniku i gdzie jest to zapisane?
Odpowiedź w postaci zwykłego tekstu zostawia prawdziwą pracę Tobie: przepisywanie liczb do arkusza, sprawdzanie dat w kalendarzu, otwieranie pliku PDF w poszukiwaniu właściwego wiersza. A gdy z odpowiedzi wynika, że trzeba coś zrobić, musisz w tym celu wyjść z czatu.
Nasz nowy przewodnik wideo pokazuje, jak czat RAG w DocReveal radzi sobie z tym za pomocą narzędzi. Trwa sześć i pół minuty, możesz go obejrzeć na górze tej strony i śledzi dziesięć pytań, które fikcyjny dystrybutor Keldmoor zadaje w jednej rozmowie. Poniżej opisujemy, co zobaczysz i jak to działa.
Włącz przełącznik Agent, wybierz narzędzia
Czat znajdziesz w RAG Manager — w filmie obejmuje dwadzieścia dokumentów firmy Keldmoor: umowy, zamówienia, faktury i nie tylko. Gdy przełącznik Agent jest włączony, asystent może korzystać z narzędzi. Każde narzędzie to jedna rzecz, którą asystent potrafi zrobić, na przykład znaleźć dokumenty, uruchomić kontrolę albo utworzyć tabelę.
Przycisk Tools wyświetla je według kategorii, każde z własnym przełącznikiem, a Twój wybór dotyczy bieżącej rozmowy. Te szczególne mają plakietki: „confirm” oznacza, że asystent zapyta Cię, zanim podejmie działanie, „approval” — że działanie musi zatwierdzić człowiek w Agent Manager, a „external” — że dane opuszczają DocReveal. Gdy asystent pracuje, panel odpowiedzi pokazuje jego plan i każde narzędzie, które wywołuje.
Tabela, nie akapit
W pierwszym pytaniu chodzi o wrześniowe ustalenia zebrane w tabeli: dostawca, dokument, problem i kwota. Odpowiedź zawiera pięć ustaleń — 15 900,36 USD, których Keldmoor nie powinien zapłacić.
Tabela jest interaktywna. Możesz ją sortować, filtrować jej wiersze i eksportować do formatu Excel, Word lub Markdown. Pozostaje też w rozmowie jako zbiór danych, który możesz wyeksportować, powiększyć lub wykorzystać w kolejnym pytaniu.
Liczby na pierwszy rzut oka
Kolejne pytanie opiera się na tym zbiorze danych. Kluczowe wskaźniki pojawiają się jako kafelki: 66 324,48 USD na fakturach, 50 424,12 USD według warunków umowy, 15 900,36 USD, których nie należy płacić — oraz ładunek o wartości 7 050 USD, który był przewożony bez ważnego ubezpieczenia. Wykres zestawia następnie dla każdego dostawcy zafakturowane kwoty z kwotami wynikającymi z warunków umowy i okazuje się, że większość różnicy przypada na firmę Stavlund, dostawcę elementów złącznych.
Kiedy to się stało?
Daty kryją się w każdym dokumencie. Gdy asystent ma umieścić zamówienia, dostawy i terminy płatności na osi czasu, rysuje osobny tor dla każdego rodzaju zdarzeń, a z warunków płatności wylicza terminy skonta.
Na tak rozłożonej osi luka jest widoczna od razu: ubezpieczenie przewoźnika wygasło 15 września, a następnego dnia ten sam przewoźnik odebrał przesyłkę dla firmy Keldmoor. Z dwóch skont można jeszcze skorzystać, a terminy możesz od razu dodać do kalendarza jako plik ICS.
Co się zmieniło?
Umowy zmienia się aneksami, a faktury nie zawsze za nimi nadążają. Na pytanie, co aneks nr 1 zmienił w cenniku firmy Stavlund, asystent zestawia obok siebie załącznik A do umowy dostaw i aneks, po czym pokazuje tylko zmiany: od 1 lipca cena SF-220 wzrosła z 0,42 USD do 0,46 USD, a cena SF-310 spadła z 1,15 USD do 1,09 USD.
Odznacz „Only changes”, a zobaczysz cały cennik. Odpowiedź wskazuje też fakturę, która wciąż nalicza SF-310 po starej cenie — przez co jest zawyżona o 720 USD.
Kto jest z kim powiązany?
Niektóre ryzyka widać dopiero wtedy, gdy podążasz za powiązaniami między dokumentami. Na pytanie, kto i w jaki sposób jest zaangażowany w tę przesyłkę, asystent korzysta z grafu wiedzy, aby znaleźć firmy i ich dokumenty, i rysuje je jako sieć: na górze Keldmoor, pośrodku zamówienie, umowa z przewoźnikiem, list przewozowy i certyfikat ubezpieczenia, na dole pozostałe firmy.
Kliknij węzeł, aby o niego zapytać lub otworzyć jego dokument. Łańcuch powiązań jasno pokazuje ryzyko: ubezpieczyciel obejmował przewoźnika ochroną tylko do 15 września, a umowa z przewoźnikiem nie dopuszcza transportu bez ubezpieczenia.
Pokaż mi, gdzie to jest
Liczba bez źródła to tylko opinia. Na pytanie, gdzie aneks ustala nową cenę SF-310, asystent wskazuje punkt 1.1 i tabelę cen na stronie 1, podaje link prowadzący dokładnie do tego miejsca i proponuje podgląd faktury, która wciąż stosuje starą cenę. Otwórz link, a oryginał wyświetli się w File Manager z podświetlonym wierszem SF-310.
To te same wrześniowe faktury, które możesz znać z filmu Ask your invoices. Tym razem odpowiedzi przychodzą jako tabela, kafelki, oś czasu i graf powiązań — a wiersz w źródle jest w zasięgu jednego kliknięcia.
Pytanie doprecyzowujące, plik i kolejny krok
Nie każde pytanie jest precyzyjne. Gdy asystent ma porównać umowę z fakturą, znajduje kilka pasujących par, więc dopytuje i proponuje opcje. Wybierz przewoźnika, a praca potoczy się dalej: faktura za transport jest o 939,36 USD wyższa, niż przewiduje umowa z przewoźnikiem.
Wynik kontroli przychodzi jako plik Excel do pobrania, a pod odpowiedzią czekają sugerowane kolejne pytania — następne zadasz jednym kliknięciem.
Więcej niż odpowiedzi
Grupa Visual outputs to tylko jedna z grup narzędzi. Pozostałe działają w całym DocReveal: dokumenty i ich przetwarzanie, reguły biznesowe, etykiety, agenci, pomoc i nie tylko.
Zapytaj, które dokumenty wymagają uwagi, a otrzymasz dwa, które nie spełniły reguł biznesowych, każdy z informacją, co zrobić dalej. Poproś o ponowne uruchomienie reguł, a asystent najpierw zapyta, bo to zmienia dane; zatwierdź, a praca potoczy się dalej. Poproś o oznaczenie dokumentu etykietą, a w tej przestrzeni roboczej prośba czeka w skrzynce zatwierdzeń w Agent Manager, aż zatwierdzi ją człowiek — to ten sam rodzaj zatwierdzenia, który możesz znać z filmu Agents under control.
Twój zestaw narzędzi, Twoje zasady
Kolejne narzędzia oferuje Shop w postaci pakietów: wyniki wizualne, obliczenia, akcje na dokumentach, rejestry i internet — a także mapy, których Keldmoor nie zainstalował. Rejestry, internet i mapy wysyłają dane poza DocReveal, a oznaczają je zarówno Shop, jak i panel Tools.
W sekcji Settings › Chat tools decydujesz dla całej przestrzeni roboczej, które narzędzia są wyłączone na początku każdej nowej rozmowy i czy wyświetlać ich nazwy techniczne.
Co warto zapamiętać
- Proś o formę, która pasuje. Tabelę do sortowania, kafelki i wykres do porównań, oś czasu dla dat, porównanie dla zmian, graf dla powiązań.
- Trzymaj źródło pod ręką. Odpowiedzi cytują swoje źródła, a podświetlenie prowadzi do dokładnego wiersza w oryginale.
- Wybieraj narzędzia. Włączaj je osobno w każdej rozmowie, ustawienia domyślne określ w Settings i od razu zobacz, które z nich wysyłają dane na zewnątrz.
- Działaj z czatu, pod kontrolą. Akcje zmieniające dane mogą Cię najpierw zapytać, a niektóre mogą czekać na zatwierdzenie przez człowieka.
Keldmoor i jego dostawcy to fikcyjne dane demonstracyjne; ekrany pokazują prawdziwy produkt.
Jeden czat. Wszystkie narzędzia.