Za neka je pitanja dovoljna jedna rečenica. Za većinu onih koja su važna na kraju mjeseca nije. Koji su računi pogrešni i za koliko? Kada je prijevozniku isteklo osiguranje i je li nakon toga nešto otpremljeno? Što se točno promijenilo u cjeniku i gdje to piše?
Odgovor u obliku običnog teksta pravi posao prepušta vama: prepisivanje brojki u tablicu, provjeru datuma u kalendaru, otvaranje PDF-a u potrazi za pravim retkom. A kad odgovor kaže da nešto treba učiniti, izlazite iz chata kako biste to obavili.
Naš novi video vodič pokazuje kako RAG chat u DocRevealu to rješava pomoću alata. Traje šest i pol minuta, možete ga pogledati na vrhu ove stranice, a prati izmišljenog distributera Keldmoor kroz deset pitanja u jednom razgovoru. Evo što ćete vidjeti i kako to funkcionira.
Uključite Agent, odaberite alate
Chat se nalazi u RAG Manageru — u videu obuhvaća dvadeset dokumenata tvrtke Keldmoor: ugovore, narudžbenice, račune i drugo. Kad je Agent uključen, asistent može koristiti alate. Svaki je alat jedna radnja koju asistent može obaviti, primjerice pronalaženje dokumenata, pokretanje provjere ili iscrtavanje tablice.
Gumb Tools ih prikazuje po kategorijama, svaki s vlastitim prekidačem, a vaš odabir vrijedi za trenutačni razgovor. Posebne alate obilježavaju značke: „confirm“ znači da vas asistent pita prije nego što nešto učini, „approval“ da radnju odobrava čovjek u Agent Manageru, a „external“ da podaci napuštaju DocReveal. Dok asistent radi, ploča s odgovorom prikazuje njegov plan i svaki alat koji poziva.
Tablica, a ne odlomak
Prvo pitanje traži rujanske nalaze u tablici: dobavljač, dokument, problem i iznos. Stiže pet nalaza — 15.900,36 USD koje Keldmoor ne bi trebao platiti.
Tablica je interaktivna. Možete je sortirati, filtrirati retke i izvesti je u Excel, Word ili Markdown. Osim toga, ostaje u razgovoru kao skup podataka koji možete izvesti, povećati ili prenijeti u sljedeće pitanje.
Brojke na prvi pogled
Sljedeće se pitanje nadovezuje na taj skup podataka. Ključne brojke stižu kao pločice: 66.324,48 USD fakturirano, 50.424,12 USD prema ugovorenim uvjetima, 15.900,36 USD koje ne treba platiti — i roba vrijedna 7.050 USD koja je prevezena bez valjanog osiguranja. Grafikon zatim za svakog dobavljača postavlja fakturirane iznose uz ugovorene uvjete i pokazuje se da najveći dio razlike otpada na Stavlund, dobavljača spojnih elemenata.
Kada se to dogodilo?
Datumi se kriju u svakom dokumentu. Na zahtjev da narudžbenice, isporuke i rokove plaćanja prikaže na vremenskoj crti, asistent svaku vrstu događaja smješta u zasebnu traku i iz uvjeta plaćanja izračunava rokove do kojih vrijede popusti za prijevremeno plaćanje.
Kad se sve tako posloži, praznina u pokriću jasno se vidi: osiguranje prijevoznika isteklo je 15. rujna, a sljedećeg je dana isti prijevoznik preuzeo pošiljku za Keldmoor. Dva se popusta još mogu iskoristiti, a datume možete izravno prenijeti u svoj kalendar kao ICS datoteku.
Što se promijenilo?
Ugovori se mijenjaju dodacima, a računi te promjene ne prate uvijek. Na pitanje što je dodatak br. 1 promijenio u cjeniku tvrtke Stavlund, asistent stavlja jedan uz drugi prilog A ugovora o isporuci i dodatak te prikazuje samo ono što se promijenilo: od 1. srpnja SF-220 poskupio je s 0,42 USD na 0,46 USD, a SF-310 pojeftinio s 1,15 USD na 1,09 USD.
Isključite opciju „Only changes“ i vidjet ćete cijeli cjenik. Odgovor navodi i račun koji SF-310 još uvijek obračunava po staroj cijeni — previsok za 720 USD.
Tko je s kim povezan?
Neki rizici postaju vidljivi tek kad pratite veze među dokumentima. Na pitanje tko sudjeluje u toj pošiljci i kako, asistent pomoću grafa znanja pronalazi tvrtke i njihove dokumente te ih iscrtava kao mrežu: Keldmoor na vrhu, narudžbenicu, ugovor s prijevoznikom, tovarni list i potvrdu o osiguranju u sredini, a ostale tvrtke ispod.
Kliknite na čvor kako biste o njemu postavili pitanje ili otvorili njegov dokument. Lanac jasno pokazuje rizik: osiguratelj je prijevoznika pokrivao samo do 15. rujna, a ugovor s prijevoznikom ne dopušta prijevoz bez osiguranja.
Pokažite mi gdje
Broj bez izvora samo je mišljenje. Na pitanje gdje dodatak određuje novu cijenu za SF-310, asistent upućuje na odjeljak 1.1 i tablicu cijena na stranici 1, daje poveznicu točno na to mjesto i nudi pregled računa koji još uvijek koristi staru cijenu. Otvorite poveznicu i izvorni se dokument otvara u File Manageru, s istaknutim retkom SF-310.
To su isti rujanski računi koje možda poznajete iz videa Ask your invoices. Ovaj put odgovori stižu kao tablica, pločice, vremenska crta i graf — a redak u izvoru udaljen je samo jedan klik.
Povratno pitanje, datoteka i sljedeći korak
Nije svako pitanje precizno. Na zahtjev da usporedi ugovor s računom, asistent pronalazi nekoliko parova koji dolaze u obzir, pa uzvraća pitanjem i nudi mogućnosti. Odaberite prijevoznika i izvršavanje se nastavlja: račun za prijevoz viši je za 939,36 USD od iznosa iz ugovora s prijevoznikom.
Provjera stiže kao Excel datoteka za preuzimanje, a ispod odgovora čekaju predložena dodatna pitanja — jednim klikom postavljate sljedeće.
Više od odgovora
Visual outputs samo su jedna skupina alata. Ostale rade u cijelom DocRevealu: dokumenti i njihova obrada, poslovna pravila, oznake, agenti, pomoć i drugo.
Pitajte koji dokumenti traže pozornost i dobit ćete dva koja nisu prošla provjere poslovnih pravila, uz svaki i ono što dalje treba učiniti. Zatražite da se pravila ponovno pokrenu i asistent će vas najprije pitati, jer se time mijenjaju podaci; odobrite i izvršavanje se nastavlja. Zatražite da se dokumentu dodijeli oznaka i u ovom radnom prostoru zahtjev čeka da ga čovjek odobri u sandučiću Agent Managera — to je ista vrsta odobrenja koju možda poznajete iz videa Agents under control.
Vaši alati, vaša pravila
Dodatni alati dolaze kao paketi iz Shopa: vizualni prikazi, izračuni, radnje nad dokumentima, registri i web — i karte, koje Keldmoor nije instalirao. Registri, web i karte šalju podatke izvan DocReveala, a obilježavaju ih i Shop i ploča Tools.
U odjeljku Settings, pod stavkom Chat tools, za cijeli radni prostor odlučujete koji su alati na početku svakog novog razgovora isključeni i hoće li se prikazivati njihovi tehnički nazivi.
Što zapamtiti
- Tražite oblik koji odgovara. Tablicu za sortiranje, pločice i grafikon za usporedbu, vremensku crtu za datume, usporedni prikaz za promjene, graf za odnose.
- Držite izvor nadohvat ruke. Odgovori navode svoje izvore, a isticanje vas vodi do točnog retka u izvornom dokumentu.
- Odaberite svoje alate. Uključujte ih i isključujte za svaki razgovor posebno, zadane postavke odredite u odjeljku Settings i na prvi pogled vidite koji od njih šalju podatke van.
- Djelujte iz chata, uz kontrolu. Radnje koje mijenjaju podatke mogu vas najprije pitati, a neke mogu čekati odobrenje čovjeka.
Keldmoor i njegovi dobavljači izmišljeni su demo podaci; zasloni prikazuju stvarni proizvod.
Jedan chat. Svi alati.