Algunas preguntas se resuelven con una frase. La mayoría de las que importan en el cierre de mes, no. ¿Qué facturas son incorrectas y por cuánto? ¿Cuándo venció el seguro de un transportista y salió algún envío después? ¿Qué cambió exactamente en la lista de precios y dónde consta?
Una respuesta solo con texto le deja a usted el trabajo de verdad: copiar cifras en una hoja de cálculo, cotejar fechas con un calendario, abrir el PDF para encontrar la línea. Y cuando la respuesta indica que hay algo que hacer, sale del chat para hacerlo.
Nuestra nueva guía en vídeo muestra cómo lo resuelve el chat RAG de DocReveal con herramientas. Dura seis minutos y medio, puede verla al principio de esta página y sigue a Keldmoor, un distribuidor ficticio, a lo largo de diez preguntas en una sola conversación. Esto es lo que verá y cómo funciona.
Active el Agent y elija las herramientas
El chat se encuentra en RAG Manager — en el vídeo, abarca veinte documentos de Keldmoor: contratos, pedidos, facturas y más. Con el Agent activado, el asistente puede usar herramientas. Cada herramienta es una cosa que sabe hacer, como buscar documentos, ejecutar una comprobación o generar una tabla.
El botón Tools las muestra por categorías, cada una con su propio interruptor, y su elección se aplica a la conversación en curso. Unas insignias marcan las especiales: «confirm» significa que el asistente le pregunta antes de actuar; «approval», que una persona da su aprobación en Agent Manager; y «external», que los datos salen de DocReveal. Mientras el asistente trabaja, el panel de respuesta muestra su plan y cada herramienta a la que recurre.
Una tabla, no un párrafo
La primera pregunta pide las incidencias de septiembre en una tabla: proveedor, documento, problema e importe. La respuesta trae cinco incidencias — 15.900,36 $ que Keldmoor no debería pagar.
La tabla es interactiva. Puede ordenarla, filtrar las filas y exportarla a Excel, Word o Markdown. Además, queda en la conversación como conjunto de datos, que puede exportar, ampliar o llevar a la siguiente pregunta.
Las cifras, de un vistazo
La siguiente pregunta parte de ese conjunto de datos. Los indicadores clave llegan como tarjetas: 66.324,48 $ facturados, 50.424,12 $ según las condiciones del contrato, 15.900,36 $ que no deben pagarse — y 7.050 $ de mercancía que viajó sin un seguro válido. Después, un gráfico compara, para cada proveedor, los importes facturados con las condiciones del contrato, y resulta que la mayor parte de la diferencia corresponde a Stavlund, el proveedor de tornillería.
¿Cuándo ocurrió?
Las fechas se esconden en todos los documentos. Cuando se le pide que sitúe los pedidos, las entregas y los vencimientos de pago en una línea de tiempo, el asistente dibuja una franja por cada tipo de evento y calcula, a partir de las condiciones de pago, los plazos de los descuentos por pronto pago.
Con las fechas así ordenadas, el vacío de cobertura salta a la vista: el seguro del transportista venció el 15 de septiembre y, al día siguiente, ese mismo transportista recogió un envío para Keldmoor. Aún quedan dos descuentos por aprovechar, y las fechas pueden ir directamente a su calendario como archivo ICS.
¿Qué ha cambiado?
Los contratos cambian mediante adendas, y las facturas no siempre les siguen el paso. Cuando se le pregunta qué cambió la adenda n.º 1 en la lista de precios de Stavlund, el asistente coloca el anexo A del contrato de suministro junto a la adenda y muestra solo lo que cambió: desde el 1 de julio, el precio de SF-220 subió de 0,42 $ a 0,46 $, y el de SF-310 bajó de 1,15 $ a 1,09 $.
Desmarque «Only changes» y verá toda la lista de precios. La respuesta también señala la factura que sigue cobrando SF-310 al precio anterior — 720 $ de más.
¿Quién está conectado con quién?
Algunos riesgos solo aparecen cuando se siguen los vínculos entre documentos. Al preguntarle quién interviene en ese envío y cómo, el asistente utiliza el grafo de conocimiento para encontrar las empresas y sus documentos, y los dibuja como una red: Keldmoor arriba; el pedido, el contrato de transporte, la carta de porte y el certificado de seguro en el centro; y las demás empresas, debajo.
Haga clic en un nodo para preguntar por él o abrir su documento. La cadena pone de manifiesto el riesgo: la aseguradora solo cubría al transportista hasta el 15 de septiembre, y el contrato de transporte no permite transportar sin seguro.
Muéstreme dónde
Una cifra sin fuente es una opinión. Si se le pregunta dónde fija la adenda el nuevo precio de SF-310, el asistente señala el apartado 1.1 y la tabla de precios de la página 1, enlaza a ese punto exacto y ofrece una vista previa de la factura que sigue usando el precio anterior. Abra el enlace: el original aparece en File Manager con la fila de SF-310 resaltada.
Son las mismas facturas de septiembre que quizá ya conozca por Ask your invoices. Esta vez, las respuestas llegan como una tabla, tarjetas, una línea de tiempo y un grafo — y la línea de la fuente está a un clic.
Una pregunta aclaratoria, un archivo y el siguiente paso
No todas las preguntas son precisas. Al pedirle que compare el contrato con la factura, el asistente encuentra varias parejas que encajan, así que le hace una pregunta y le ofrece opciones. Elija el transportista y la ejecución continúa: la factura del flete supera en 939,36 $ lo que fija el contrato de transporte.
La comprobación llega como un archivo de Excel para descargar, y debajo de la respuesta aparecen preguntas de seguimiento sugeridas — con un clic se formula la siguiente.
Más que respuestas
Visual outputs es solo uno de los grupos de herramientas. Los demás trabajan en todo DocReveal: documentos y su procesamiento, reglas de negocio, etiquetas, agentes, ayuda y más.
Pregunte qué documentos necesitan atención y obtendrá los dos que no han superado las reglas de negocio, cada uno con lo que conviene hacer a continuación. Pida que se vuelvan a ejecutar las reglas y el asistente le preguntará antes, porque eso modifica datos; acéptelo y la ejecución continuará. Pida que se etiquete un documento y, en este espacio de trabajo, la solicitud esperará la aprobación de una persona en la bandeja de Agent Manager — el mismo tipo de aprobación que quizá ya conozca por Agents under control.
Sus herramientas, sus reglas
Hay más herramientas en forma de paquetes en el Shop: salidas visuales, cálculos, acciones sobre documentos, registros y web — y mapas, que Keldmoor no ha instalado. Los registros, la web y los mapas envían datos fuera de DocReveal, y tanto el Shop como el panel Tools los señalan.
En Settings, dentro de Chat tools, usted decide para todo el espacio de trabajo qué herramientas empiezan desactivadas en cada conversación nueva y si se muestran sus nombres técnicos.
Qué conviene recordar
- Pida el formato que encaje. Una tabla para ordenar, tarjetas y un gráfico para comparar, una línea de tiempo para las fechas, una comparación para los cambios, un grafo para las relaciones.
- Tenga la fuente a mano. Las respuestas citan sus fuentes, y un resaltado le lleva a la línea exacta del original.
- Elija sus herramientas. Actívelas o desactívelas en cada conversación, fije los valores predeterminados en Settings y vea de un vistazo cuáles envían datos fuera.
- Actúe desde el chat, con control. Las acciones que modifican datos pueden preguntarle antes, y algunas pueden esperar a la aprobación de una persona.
Keldmoor y sus proveedores son datos de demostración ficticios; las pantallas son del producto real.
Un solo chat. Todas las herramientas.