Vissa frågor kan besvaras med en enda mening. De flesta som spelar roll vid månadsbokslutet kan inte det. Vilka fakturor är fel, och med hur mycket? När gick en transportörs försäkring ut, och skickades något i väg efter det? Exakt vad har ändrats i prislistan, och var står det?
Ett svar i ren text lämnar det egentliga arbetet åt er: att kopiera siffror till ett kalkylblad, stämma av datum mot en kalender och öppna PDF-filen för att hitta raden. Och när svaret säger att något behöver göras lämnar ni chatten för att göra det.
Vår nya videoguide visar hur RAG-chatten i DocReveal hanterar det med verktyg. Den är sex och en halv minut lång, ni kan se den högst upp på den här sidan, och den följer Keldmoor, en fiktiv grossist, genom tio frågor i en och samma konversation. Här beskriver vi vad ni får se och hur det fungerar.
Slå på Agent, välj verktygen
Chatten finns i RAG Manager — i videon omfattar den tjugo dokument från Keldmoor: avtal, beställningar, fakturor med mera. När Agent är påslagen kan assistenten använda verktyg. Varje verktyg är en sak som den kan göra, till exempel att hitta dokument, köra en kontroll eller rita en tabell.
Knappen Tools listar dem per kategori, var och en med ett eget reglage, och ert val gäller den aktuella konversationen. Särskilda verktyg har ett märke: ”confirm” betyder att assistenten frågar er innan den agerar, ”approval” att en människa godkänner i Agent Manager och ”external” att data lämnar DocReveal. Medan assistenten arbetar visar svarspanelen dess plan och varje verktyg som den anropar.
En tabell, inte ett stycke
Den första frågan ber om avvikelserna från september i en tabell: leverantör, dokument, problem och belopp. Tillbaka kommer fem avvikelser — 15 900,36 USD som Keldmoor inte bör betala.
Tabellen är interaktiv. Ni kan sortera den, filtrera raderna och exportera den till Excel, Word eller Markdown. Den ligger också kvar i konversationen som ett dataset ni kan exportera, förstora eller ta med in i nästa fråga.
Siffrorna i överblick
Nästa fråga bygger vidare på det datasetet. Nyckeltalen visas i rutor: 66 324,48 USD fakturerat, 50 424,12 USD enligt avtalsvillkoren, 15 900,36 USD som inte ska betalas — och gods för 7 050 USD som fraktades utan giltig försäkring. Ett diagram ställer sedan de fakturerade beloppen bredvid avtalsvillkoren för varje leverantör, och det mesta av skillnaden visar sig komma från Stavlund, leverantören av fästelement.
När hände det?
Datum gömmer sig i varje dokument. När assistenten ombeds lägga beställningarna, leveranserna och betalningsfristerna på en tidslinje ritar den ett spår per typ av händelse och räknar ut fristerna för kassarabatt utifrån betalningsvillkoren.
Uppställt på det sättet blir luckan uppenbar: transportörens försäkring gick ut den 15 september, och dagen efter hämtade samma transportör en sändning åt Keldmoor. Två kassarabatter går fortfarande att få, och datumen kan läggas direkt in i er kalender som en ICS-fil.
Vad har ändrats?
Avtal ändras genom tillägg, och fakturorna hänger inte alltid med. Frågar ni vad tillägg nr 1 ändrade i Stavlunds prislista ställer assistenten bilaga A till leveransavtalet bredvid tillägget och visar bara det som har ändrats: från och med den 1 juli gick SF-220 upp från 0,42 USD till 0,46 USD och SF-310 ner från 1,15 USD till 1,09 USD.
Avmarkera ”Only changes” så ser ni hela prislistan. Svaret pekar också ut fakturan som fortfarande debiterar SF-310 till det gamla priset — 720 USD för mycket.
Vem hänger ihop med vem?
Vissa risker syns först när ni följer kopplingarna mellan dokumenten. När assistenten får frågan vem som är inblandad i den sändningen, och hur, använder den kunskapsgrafen för att hitta företagen och deras dokument och ritar upp dem som ett nätverk: Keldmoor högst upp, beställningen, transportavtalet, fraktsedeln och försäkringsbeviset i mitten och de övriga företagen längst ner.
Klicka på en nod för att fråga om den eller öppna dess dokument. Kedjan visar risken svart på vitt: försäkringsbolaget täckte transportören bara fram till den 15 september, och transportavtalet tillåter inte transport utan försäkring.
Visa mig var
En siffra utan källa är en åsikt. Frågar ni var tillägget fastställer det nya priset för SF-310 pekar assistenten på punkt 1.1 och pristabellen på sidan 1, länkar till exakt det stället och erbjuder en förhandsvisning av fakturan som fortfarande använder det gamla priset. Öppna länken så öppnas originalet i File Manager med raden för SF-310 markerad.
Det här är samma septemberfakturor som ni kanske känner igen från videon Ask your invoices. Den här gången kommer svaren som en tabell, nyckeltalsrutor, en tidslinje och en graf — och källraden finns ett klick bort.
En motfråga, en fil och nästa steg
Alla frågor är inte exakta. Ber ni assistenten jämföra avtalet med fakturan hittar den flera par som passar, så den ställer en motfråga och ger alternativ. Välj transportören så fortsätter körningen: fraktfakturan ligger 939,36 USD över transportavtalet.
Kontrollen kommer som en Excel-fil att ladda ner, och under svaret finns förslag på följdfrågor — ett klick ställer nästa.
Mer än svar
Gruppen Visual outputs är bara en av flera verktygsgrupper. De övriga arbetar i hela DocReveal: dokument och deras bearbetning, affärsregler, etiketter, agenter, hjälp med mera.
Fråga vilka dokument som behöver uppmärksamhet så får ni de två som inte klarade affärsreglerna, vart och ett med vad som behöver göras härnäst. Be assistenten köra reglerna igen så frågar den först, eftersom det ändrar data; godkänn så fortsätter körningen. Be den sätta en etikett på ett dokument så väntar begäran i den här arbetsytan på godkännande från en människa i inkorgen i Agent Manager — samma slags godkännande som ni kanske känner igen från videon Agents under control.
Er verktygslåda, era regler
Fler verktyg finns som paket i Shop: visuella utdata, beräkningar, dokumentåtgärder, register och webb — och kartor, som Keldmoor inte har installerat. Register, webb och kartor skickar data utanför DocReveal, och både Shop och panelen Tools markerar dem.
Under Chat tools i Settings bestämmer ni för hela arbetsytan vilka verktyg som ska vara avstängda från början i varje ny konversation och om deras tekniska namn ska visas.
Det här tar ni med er
- Be om den form som passar. En tabell att sortera, nyckeltalsrutor och ett diagram att jämföra med, en tidslinje för datum, en jämförelse för ändringar, en graf för relationer.
- Håll källan nära. Svaren hänvisar till sina källor, och en markering tar er till exakt rätt rad i originalet.
- Välj era verktyg. Slå på och av dem per konversation, ställ in standardvalen i Settings och se med en blick vilka som skickar data externt.
- Agera från chatten, under kontroll. Åtgärder som ändrar data kan fråga er först, och vissa kan vänta på godkännande från en människa.
Keldmoor och dess leverantörer är fiktiva demodata; skärmbilderna visar den riktiga produkten.
En chatt. Alla verktyg.