Σε ορισμένες ερωτήσεις αρκεί μία πρόταση. Στις περισσότερες από όσες μετρούν στο κλείσιμο του μήνα, όχι. Ποια τιμολόγια είναι λάθος και κατά πόσο; Πότε έληξε η ασφάλιση ενός μεταφορέα και στάλθηκε κάτι μετά από αυτό; Τι ακριβώς άλλαξε στον τιμοκατάλογο και πού αναγράφεται;
Μια απάντηση σε σκέτο κείμενο αφήνει σε εσάς την πραγματική δουλειά: να αντιγράψετε νούμερα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, να διασταυρώσετε ημερομηνίες με ένα ημερολόγιο, να ανοίξετε το PDF για να βρείτε τη γραμμή. Και όταν η απάντηση λέει ότι κάτι πρέπει να γίνει, βγαίνετε από το chat για να το κάνετε.
Το νέο μας εκπαιδευτικό βίντεο δείχνει πώς το RAG chat του DocReveal αντιμετωπίζει αυτό το ζήτημα με εργαλεία. Διαρκεί εξίμισι λεπτά, μπορείτε να το δείτε στο πάνω μέρος αυτής της σελίδας και ακολουθεί την Keldmoor, μια πλασματική εταιρεία διανομής, σε δέκα ερωτήσεις μέσα σε μία συνομιλία. Να τι θα δείτε και πώς λειτουργεί.
Ενεργοποιήστε τον Agent, επιλέξτε τα εργαλεία
Το chat βρίσκεται στο RAG Manager — στο βίντεο καλύπτει είκοσι έγγραφα της Keldmoor: συμβάσεις, παραγγελίες, τιμολόγια και άλλα. Με ενεργοποιημένο τον διακόπτη Agent, ο βοηθός μπορεί να χρησιμοποιεί εργαλεία. Κάθε εργαλείο είναι κάτι συγκεκριμένο που μπορεί να κάνει, όπως η αναζήτηση εγγράφων, η εκτέλεση ενός ελέγχου ή η δημιουργία ενός πίνακα.
Το κουμπί Tools τα εμφανίζει ανά κατηγορία, το καθένα με τον δικό του διακόπτη, και η επιλογή σας ισχύει για την τρέχουσα συνομιλία. Ορισμένα εργαλεία φέρουν ειδικές ενδείξεις: το «confirm» σημαίνει ότι ο βοηθός θα σας ρωτήσει πριν ενεργήσει, το «approval» ότι ένας άνθρωπος δίνει την έγκρισή του στο Agent Manager και το «external» ότι τα δεδομένα φεύγουν από το DocReveal. Όσο ο βοηθός δουλεύει, το πάνελ της απάντησης δείχνει το σχέδιό του και κάθε εργαλείο που καλεί.
Πίνακας, όχι παράγραφος
Η πρώτη ερώτηση ζητά τα ευρήματα του Σεπτεμβρίου σε πίνακα: προμηθευτής, έγγραφο, πρόβλημα και ποσό. Επιστρέφονται πέντε ευρήματα — 15.900,36 $ που η Keldmoor δεν πρέπει να πληρώσει.
Ο πίνακας είναι διαδραστικός. Μπορείτε να τον ταξινομήσετε, να φιλτράρετε τις γραμμές και να τον εξαγάγετε σε Excel, Word ή Markdown. Επιπλέον, παραμένει στη συνομιλία ως σύνολο δεδομένων, το οποίο μπορείτε να εξαγάγετε, να μεγεθύνετε ή να φέρετε στην επόμενη ερώτηση.
Τα νούμερα με μια ματιά
Η επόμενη ερώτηση βασίζεται σε αυτό το σύνολο δεδομένων. Οι βασικοί δείκτες εμφανίζονται σε κάρτες: 66.324,48 $ τιμολογημένα, 50.424,12 $ σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης, 15.900,36 $ που δεν πρέπει να πληρωθούν — και φορτίο αξίας 7.050 $ που ταξίδεψε χωρίς έγκυρη ασφάλιση. Στη συνέχεια, ένα γράφημα βάζει δίπλα-δίπλα τα τιμολογημένα ποσά και τους όρους της σύμβασης για κάθε προμηθευτή, και αποδεικνύεται ότι το μεγαλύτερο μέρος της διαφοράς οφείλεται στη Stavlund, τον προμηθευτή βιδών και παξιμαδιών.
Πότε συνέβη;
Σε κάθε έγγραφο κρύβονται ημερομηνίες. Όταν ο βοηθός καλείται να τοποθετήσει σε ένα χρονολόγιο τις παραγγελίες, τις παραδόσεις και τις προθεσμίες πληρωμής, σχεδιάζει μία λωρίδα για κάθε είδος συμβάντος και υπολογίζει από τους όρους πληρωμής τις προθεσμίες για τις εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής.
Με αυτή την αποτύπωση, το κενό είναι ολοφάνερο: η ασφάλιση του μεταφορέα έληξε στις 15 Σεπτεμβρίου και την επόμενη μέρα ο ίδιος μεταφορέας παρέλαβε μια αποστολή για την Keldmoor. Δύο εκπτώσεις είναι ακόμη διαθέσιμες, και οι ημερομηνίες μπορούν να περάσουν κατευθείαν στο ημερολόγιό σας ως αρχείο ICS.
Τι άλλαξε;
Οι συμβάσεις αλλάζουν με τροποποιήσεις, και τα τιμολόγια δεν ακολουθούν πάντα. Όταν ο βοηθός ερωτάται τι άλλαξε η τροποποίηση αρ. 1 στον τιμοκατάλογο της Stavlund, τοποθετεί το παράρτημα Α της σύμβασης προμήθειας δίπλα στην τροποποίηση και δείχνει μόνο τις αλλαγές: από την 1η Ιουλίου, το SF-220 αυξήθηκε από 0,42 $ σε 0,46 $ και το SF-310 μειώθηκε από 1,15 $ σε 1,09 $.
Αποεπιλέξτε το «Only changes» και θα δείτε ολόκληρο τον τιμοκατάλογο. Η απάντηση κατονομάζει επίσης το τιμολόγιο που εξακολουθεί να χρεώνει το SF-310 με την παλιά τιμή — κατά 720 $ υψηλότερο.
Ποιος συνδέεται με ποιον;
Ορισμένοι κίνδυνοι φαίνονται μόνο όταν ακολουθήσετε τους δεσμούς ανάμεσα στα έγγραφα. Όταν ο βοηθός ερωτάται ποιος εμπλέκεται σε αυτή την αποστολή και πώς, χρησιμοποιεί τον γράφο γνώσης για να βρει τις εταιρείες και τα έγγραφά τους και τα απεικονίζει ως δίκτυο: στην κορυφή η Keldmoor, στη μέση η παραγγελία, η σύμβαση μεταφοράς, η φορτωτική και το πιστοποιητικό ασφάλισης, και από κάτω οι υπόλοιπες εταιρείες.
Κάντε κλικ σε έναν κόμβο για να ρωτήσετε σχετικά με αυτόν ή για να ανοίξετε το έγγραφό του. Η αλυσίδα κάνει τον κίνδυνο σαφή: ο ασφαλιστής κάλυπτε τον μεταφορέα μόνο έως τις 15 Σεπτεμβρίου, και η σύμβαση μεταφοράς δεν επιτρέπει μεταφορές χωρίς ασφάλιση.
Δείξτε μου πού
Ένας αριθμός χωρίς πηγή είναι απλώς μια γνώμη. Όταν ο βοηθός ερωτάται πού ορίζει η τροποποίηση τη νέα τιμή του SF-310, παραπέμπει στην ενότητα 1.1 και στον πίνακα τιμών της σελίδας 1, δίνει σύνδεσμο ακριβώς σε εκείνο το σημείο και προσφέρει προεπισκόπηση του τιμολογίου που εξακολουθεί να χρησιμοποιεί την παλιά τιμή. Ανοίξτε τον σύνδεσμο και το πρωτότυπο ανοίγει στο File Manager, με επισημασμένη τη γραμμή του SF-310.
Είναι τα ίδια τιμολόγια Σεπτεμβρίου που ίσως γνωρίζετε από το βίντεο Ask your invoices. Αυτή τη φορά, οι απαντήσεις έρχονται ως πίνακας, κάρτες, χρονολόγιο και γράφος — και η γραμμή της πηγής απέχει μόλις ένα κλικ.
Μια αντερώτηση, ένα αρχείο και το επόμενο βήμα
Δεν είναι κάθε ερώτηση ακριβής. Όταν ζητείται από τον βοηθό να συγκρίνει τη σύμβαση με το τιμολόγιο, βρίσκει αρκετά ζεύγη που ταιριάζουν, οπότε κάνει μια αντερώτηση και προσφέρει επιλογές. Διαλέξτε τον μεταφορέα και η εκτέλεση συνεχίζεται: το τιμολόγιο μεταφορικών είναι κατά 939,36 $ υψηλότερο από όσα προβλέπει η σύμβαση μεταφοράς.
Ο έλεγχος παραδίδεται ως αρχείο Excel για λήψη, και κάτω από την απάντηση εμφανίζονται προτεινόμενες ερωτήσεις συνέχειας — με ένα κλικ υποβάλλεται η επόμενη.
Κάτι περισσότερο από απαντήσεις
Η ομάδα Visual outputs είναι μόνο μία από τις ομάδες εργαλείων. Οι υπόλοιπες λειτουργούν σε όλο το DocReveal: έγγραφα και η επεξεργασία τους, επιχειρηματικοί κανόνες, ετικέτες, πράκτορες, βοήθεια και άλλα.
Ρωτήστε ποια έγγραφα χρειάζονται προσοχή και θα λάβετε τα δύο που δεν πέρασαν τους επιχειρηματικούς κανόνες, το καθένα μαζί με το τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια. Ζητήστε να εκτελεστούν ξανά οι κανόνες και ο βοηθός θα ρωτήσει πρώτα, επειδή αυτό αλλάζει δεδομένα· εγκρίνετέ το και η εκτέλεση συνεχίζεται. Ζητήστε να μπει ετικέτα σε ένα έγγραφο και, σε αυτόν τον χώρο εργασίας, το αίτημα περιμένει την έγκριση ενός ανθρώπου στα εισερχόμενα του Agent Manager — το ίδιο είδος έγκρισης που ίσως γνωρίζετε από το βίντεο Agents under control.
Τα δικά σας εργαλεία, οι δικοί σας κανόνες
Περισσότερα εργαλεία έρχονται ως πακέτα από το Shop: οπτικά αποτελέσματα, υπολογισμοί, ενέργειες σε έγγραφα, μητρώα και web — καθώς και χάρτες, τους οποίους η Keldmoor δεν έχει εγκαταστήσει. Τα μητρώα, το web και οι χάρτες στέλνουν δεδομένα έξω από το DocReveal, και τα επισημαίνουν τόσο το Shop όσο και το πάνελ Tools.
Στα Settings, στην ενότητα Chat tools, αποφασίζετε για ολόκληρο τον χώρο εργασίας ποια εργαλεία ξεκινούν απενεργοποιημένα σε κάθε νέα συνομιλία και αν θα εμφανίζονται τα τεχνικά τους ονόματα.
Τι να κρατήσετε
- Ζητήστε τη μορφή που ταιριάζει. Πίνακα για ταξινόμηση, κάρτες και γράφημα για σύγκριση, χρονολόγιο για ημερομηνίες, αντιπαραβολή για αλλαγές, γράφο για σχέσεις.
- Κρατήστε την πηγή κοντά. Οι απαντήσεις παραθέτουν τις πηγές τους, και μια επισήμανση οδηγεί στην ακριβή γραμμή του πρωτοτύπου.
- Επιλέξτε τα εργαλεία σας. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τα ανά συνομιλία, ορίστε τις προεπιλογές στα Settings και δείτε με μια ματιά ποια στέλνουν δεδομένα προς τα έξω.
- Ενεργήστε μέσα από το chat, με έλεγχο. Οι ενέργειες που αλλάζουν δεδομένα μπορούν να σας ρωτούν πρώτα, και ορισμένες μπορούν να περιμένουν την έγκριση ενός ανθρώπου.
Η Keldmoor και οι προμηθευτές της είναι πλασματικά δεδομένα επίδειξης· οι οθόνες είναι από το πραγματικό προϊόν.
Μία συνομιλία. Κάθε εργαλείο.