Za neka pitanja dovoljna je jedna rečenica. Za većinu onih koja su važna na kraju meseca nije. Koje su fakture pogrešne i za koliko? Kada je prevozniku isteklo osiguranje i da li je posle toga nešto otpremljeno? Šta se tačno promenilo u cenovniku i gde to piše?
Odgovor u vidu običnog teksta pravi posao prepušta vama: prepisivanje brojki u tabelu, proveru datuma u kalendaru, otvaranje PDF-a u potrazi za pravim redom. A kada odgovor kaže da nešto treba uraditi, izlazite iz četa da biste to obavili.
Naš novi video vodič pokazuje kako RAG čet u DocReveal-u to rešava pomoću alata. Traje šest i po minuta, možete ga pogledati na vrhu ove stranice, a prati izmišljenog distributera Keldmoor kroz deset pitanja u jednom razgovoru. Evo šta ćete videti i kako to funkcioniše.
Uključite Agent, izaberite alate
Čet se nalazi u RAG Manager-u — u videu obuhvata dvadeset dokumenata kompanije Keldmoor: ugovore, narudžbenice, fakture i drugo. Kada je Agent uključen, asistent može da koristi alate. Svaki alat je jedna radnja koju asistent može da obavi, na primer pronalaženje dokumenata, pokretanje provere ili iscrtavanje tabele.
Dugme Tools ih prikazuje po kategorijama, svaki sa sopstvenim prekidačem, a vaš izbor važi za tekući razgovor. Posebne alate obeležavaju značke: „confirm“ znači da vas asistent pita pre nego što nešto uradi, „approval“ da radnju odobrava čovek u Agent Manager-u, a „external“ da podaci napuštaju DocReveal. Dok asistent radi, panel sa odgovorom prikazuje njegov plan i svaki alat koji poziva.
Tabela, a ne pasus
Prvo pitanje traži septembarske nalaze u tabeli: dobavljač, dokument, problem i iznos. Stiže pet nalaza — 15.900,36 USD koje Keldmoor ne bi trebalo da plati.
Tabela je interaktivna. Možete da je sortirate, da filtrirate redove i da je izvezete u Excel, Word ili Markdown. Osim toga, ostaje u razgovoru kao skup podataka koji možete da izvezete, uvećate ili prenesete u sledeće pitanje.
Brojke na prvi pogled
Sledeće pitanje se nadovezuje na taj skup podataka. Ključne brojke stižu kao pločice: 66.324,48 USD fakturisano, 50.424,12 USD prema ugovorenim uslovima, 15.900,36 USD koje ne treba platiti — i roba vredna 7.050 USD prevezena bez važećeg osiguranja. Grafikon zatim za svakog dobavljača stavlja fakturisane iznose pored ugovorenih uslova i ispostavlja se da najveći deo razlike otpada na Stavlund, dobavljača spojnih elemenata.
Kada se to dogodilo?
Datumi se kriju u svakom dokumentu. Na zahtev da narudžbenice, isporuke i rokove plaćanja prikaže na vremenskoj osi, asistent svaku vrstu događaja smešta u posebnu traku i na osnovu uslova plaćanja izračunava rokove do kojih važe popusti za prevremeno plaćanje.
Kada se sve tako poređa, praznina u pokriću jasno se vidi: osiguranje prevoznika isteklo je 15. septembra, a sledećeg dana isti prevoznik preuzeo je pošiljku za Keldmoor. Dva popusta još mogu da se iskoriste, a datume možete da prenesete pravo u svoj kalendar kao ICS fajl.
Šta se promenilo?
Ugovori se menjaju aneksima, a fakture te izmene ne prate uvek. Na pitanje šta je aneks br. 1 promenio u cenovniku kompanije Stavlund, asistent stavlja jedan pored drugog prilog A ugovora o snabdevanju i aneks, pa prikazuje samo ono što se promenilo: od 1. jula SF-220 je poskupeo sa 0,42 USD na 0,46 USD, a SF-310 pojeftinio sa 1,15 USD na 1,09 USD.
Isključite opciju „Only changes“ i videćete ceo cenovnik. Odgovor navodi i fakturu koja SF-310 i dalje naplaćuje po staroj ceni — previsoku za 720 USD.
Ko je sa kim povezan?
Neki rizici postaju vidljivi tek kada pratite veze između dokumenata. Na pitanje ko učestvuje u toj pošiljci i na koji način, asistent pomoću grafa znanja pronalazi kompanije i njihove dokumente i iscrtava ih kao mrežu: Keldmoor na vrhu, narudžbenicu, ugovor sa prevoznikom, tovarni list i potvrdu o osiguranju u sredini, a ostale kompanije ispod.
Kliknite na čvor da biste postavili pitanje o njemu ili otvorili njegov dokument. Lanac jasno pokazuje rizik: osiguravač je prevoznika pokrivao samo do 15. septembra, a ugovor sa prevoznikom ne dozvoljava prevoz bez osiguranja.
Pokažite mi gde
Broj bez izvora je samo mišljenje. Na pitanje gde aneks određuje novu cenu za SF-310, asistent upućuje na odeljak 1.1 i tabelu cena na strani 1, daje link tačno do tog mesta i nudi pregled fakture koja i dalje koristi staru cenu. Otvorite link i original se otvara u File Manager-u, sa istaknutim redom SF-310.
To su iste septembarske fakture koje možda znate iz videa Ask your invoices. Ovog puta odgovori stižu kao tabela, pločice, vremenska osa i graf — a red u izvoru udaljen je samo jedan klik.
Povratno pitanje, fajl i sledeći korak
Nije svako pitanje precizno. Na zahtev da uporedi ugovor sa fakturom, asistent pronalazi nekoliko parova koji dolaze u obzir, pa uzvraća pitanjem i nudi opcije. Izaberite prevoznika i izvršavanje se nastavlja: faktura za prevoz je za 939,36 USD viša od iznosa iz ugovora sa prevoznikom.
Provera stiže kao Excel fajl za preuzimanje, a ispod odgovora čekaju predložena dodatna pitanja — jednim klikom postavljate sledeće.
Više od odgovora
Visual outputs su samo jedna grupa alata. Ostale rade u celom DocReveal-u: dokumenti i njihova obrada, poslovna pravila, oznake, agenti, pomoć i drugo.
Pitajte koji dokumenti zahtevaju pažnju i dobićete dva koja nisu prošla provere poslovnih pravila, za svaki i ono što dalje treba uraditi. Zatražite da se pravila ponovo pokrenu i asistent će vas prvo pitati, jer se time menjaju podaci; odobrite i izvršavanje se nastavlja. Zatražite da se dokumentu dodeli oznaka i u ovom radnom prostoru zahtev čeka da ga čovek odobri u sandučetu Agent Manager-a — to je ista vrsta odobrenja koju možda znate iz videa Agents under control.
Vaši alati, vaša pravila
Dodatni alati stižu kao paketi iz Shop-a: vizuelni prikazi, proračuni, radnje nad dokumentima, registri i veb — i mape, koje Keldmoor nije instalirao. Registri, veb i mape šalju podatke izvan DocReveal-a, a obeležavaju ih i Shop i panel Tools.
U odeljku Settings, pod stavkom Chat tools, za ceo radni prostor odlučujete koji su alati na početku svakog novog razgovora isključeni i da li će se prikazivati njihovi tehnički nazivi.
Šta zapamtiti
- Tražite oblik koji odgovara. Tabelu za sortiranje, pločice i grafikon za poređenje, vremensku osu za datume, uporedni prikaz za izmene, graf za odnose.
- Držite izvor nadohvat ruke. Odgovori navode svoje izvore, a isticanje vas vodi do tačnog reda u originalu.
- Izaberite svoje alate. Uključujte ih i isključujte za svaki razgovor posebno, podrazumevana podešavanja odredite u odeljku Settings i na prvi pogled vidite koji od njih šalju podatke van.
- Delujte iz četa, uz kontrolu. Radnje koje menjaju podatke mogu prvo da vas pitaju, a neke mogu da sačekaju odobrenje čoveka.
Keldmoor i njegovi dobavljači su izmišljeni demo podaci; ekrani prikazuju pravi proizvod.
Jedan čet. Svi alati.