Unele întrebări încap într-o propoziție. Majoritatea celor care contează la sfârșit de lună, nu. Ce facturi sunt greșite și cu cât? Când a expirat asigurarea unui transportator și s-a mai expediat ceva după aceea? Ce anume s-a schimbat în lista de prețuri și unde scrie asta?
Un răspuns doar în text vă lasă munca propriu-zisă: să copiați cifre într-o foaie de calcul, să verificați datele în calendar, să deschideți PDF-ul ca să găsiți rândul. Iar când răspunsul spune că ceva trebuie făcut, ieșiți din chat ca să faceți asta.
Noul nostru ghid video arată cum rezolvă chatul RAG din DocReveal această problemă cu ajutorul instrumentelor. Durează șase minute și jumătate, îl puteți viziona în partea de sus a acestei pagini și urmărește un distribuitor fictiv, Keldmoor, de-a lungul a zece întrebări într-o singură conversație. Iată ce veți vedea și cum funcționează.
Activați Agent, alegeți instrumentele
Chatul se află în RAG Manager — în videoclip, acoperă douăzeci de documente ale companiei Keldmoor: contracte, comenzi, facturi și altele. Cu Agent activat, asistentul poate folosi instrumente. Fiecare instrument este un lucru pe care îl poate face, de exemplu să găsească documente, să ruleze o verificare sau să construiască un tabel.
Butonul Tools le afișează pe categorii, fiecare cu propriul comutator, iar alegerea dumneavoastră se aplică conversației curente. Insignele le marchează pe cele speciale: „confirm” înseamnă că asistentul vă întreabă înainte să acționeze, „approval” înseamnă că o persoană își dă acordul în Agent Manager, iar „external” înseamnă că datele părăsesc DocReveal. În timp ce asistentul lucrează, panoul de răspuns arată planul său și fiecare instrument pe care îl apelează.
Un tabel, nu un paragraf
Prima întrebare cere anomaliile din septembrie într-un tabel: furnizor, document, problemă și sumă. Răspunsul aduce cinci anomalii — 15.900,36 USD pe care Keldmoor nu ar trebui să îi plătească.
Tabelul este interactiv. Îl puteți sorta, îi puteți filtra rândurile și îl puteți exporta în Excel, Word sau Markdown. De asemenea, rămâne în conversație ca set de date, pe care îl puteți exporta, mări sau prelua în următoarea întrebare.
Cifrele dintr-o privire
Următoarea întrebare pornește de la acest set de date. Indicatorii-cheie apar în casete: 66.324,48 USD facturați, 50.424,12 USD conform condițiilor din contract, 15.900,36 USD care nu trebuie plătiți — și 7.050 USD în mărfuri transportate fără o asigurare valabilă. Apoi, un grafic pune alături, pentru fiecare furnizor, sumele facturate și condițiile din contract, iar cea mai mare parte a diferenței se dovedește a proveni de la Stavlund, furnizorul de elemente de fixare.
Când s-a întâmplat?
În fiecare document se ascund date calendaristice. Când i se cere să plaseze comenzile, livrările și termenele de plată pe o cronologie, asistentul desenează câte un culoar pentru fiecare tip de eveniment și calculează, pe baza condițiilor de plată, termenele pentru discounturile la plata anticipată.
Când totul este așezat astfel, golul sare în ochi: asigurarea transportatorului a expirat pe 15 septembrie, iar a doua zi același transportator a preluat o expediție pentru Keldmoor. Două discounturi sunt încă disponibile, iar datele pot ajunge direct în calendarul dumneavoastră, ca fișier ICS.
Ce s-a schimbat?
Contractele se modifică prin acte adiționale, iar facturile nu țin întotdeauna pasul. Întrebat ce a schimbat actul adițional nr. 1 în lista de prețuri a companiei Stavlund, asistentul pune anexa A a contractului de furnizare alături de actul adițional și arată doar ce s-a schimbat: de la 1 iulie, SF-220 a crescut de la 0,42 USD la 0,46 USD, iar SF-310 a scăzut de la 1,15 USD la 1,09 USD.
Debifați „Only changes” și vedeți întreaga listă de prețuri. Răspunsul indică și factura în care SF-310 este încă taxat la prețul vechi — cu 720 USD în plus.
Cine cu cine are legătură?
Unele riscuri apar doar când urmăriți legăturile dintre documente. Întrebat cine este implicat în acea expediție și în ce fel, asistentul folosește graful de cunoștințe pentru a găsi companiile și documentele lor și le desenează sub forma unei rețele: Keldmoor sus, comanda, contractul cu transportatorul, scrisoarea de trăsură și certificatul de asigurare la mijloc, celelalte companii dedesubt.
Dați clic pe un nod ca să puneți o întrebare despre el sau ca să deschideți documentul aferent. Lanțul arată limpede riscul: asigurătorul acoperea transportatorul doar până la 15 septembrie, iar contractul cu transportatorul nu permite transportul fără asigurare.
Arătați-mi unde
O cifră fără sursă este o opinie. Întrebat unde stabilește actul adițional noul preț pentru SF-310, asistentul indică secțiunea 1.1 și tabelul de prețuri de la pagina 1, trimite printr-un link exact la acel loc și oferă o previzualizare a facturii care încă folosește prețul vechi. Deschideți linkul, iar originalul apare în File Manager, cu rândul SF-310 evidențiat.
Sunt aceleași facturi din septembrie pe care poate le cunoașteți din videoclipul Ask your invoices. De data aceasta, răspunsurile vin sub formă de tabel, casete, cronologie și graf — iar rândul din sursă este la un clic distanță.
O întrebare de clarificare, un fișier și pasul următor
Nu orice întrebare este precisă. Rugat să compare contractul cu factura, asistentul găsește mai multe perechi posibile, așa că pune la rândul său o întrebare și oferă opțiuni. Alegeți transportatorul, iar rularea continuă: factura de transport depășește cu 939,36 USD prevederile contractului cu transportatorul.
Verificarea vine ca fișier Excel de descărcat, iar sub răspuns apar întrebări sugerate pentru continuare — un singur clic o pune pe următoarea.
Mai mult decât răspunsuri
Visual outputs este doar unul dintre grupurile de instrumente. Celelalte lucrează în tot DocReveal: documente și procesarea lor, reguli de business, etichete, agenți, ajutor și altele.
Întrebați ce documente au nevoie de atenție și primiți cele două care nu au trecut de regulile de business, fiecare cu ce trebuie făcut în continuare. Cereți ca regulile să fie rulate din nou, iar asistentul vă întreabă mai întâi, pentru că asta modifică date; aprobați, iar rularea continuă. Cereți etichetarea unui document, iar în acest spațiu de lucru cererea așteaptă aprobarea unei persoane în căsuța de aprobări din Agent Manager — același tip de aprobare pe care poate îl cunoașteți din videoclipul Agents under control.
Instrumentele dumneavoastră, regulile dumneavoastră
Alte instrumente vin sub formă de pachete din Shop: rezultate vizuale, calcule, acțiuni asupra documentelor, registre și web — și hărți, pe care Keldmoor nu le-a instalat. Pachetele de registre, web și hărți trimit date în afara DocReveal, iar atât Shop, cât și panoul Tools le marchează.
În Settings, în secțiunea Chat tools, decideți pentru întregul spațiu de lucru ce instrumente pornesc dezactivate în fiecare conversație nouă și dacă denumirile lor tehnice sunt afișate.
Ce merită reținut
- Cereți forma potrivită. Un tabel de sortat, casete și un grafic pentru comparații, o cronologie pentru date calendaristice, o comparație pentru modificări, un graf pentru relații.
- Țineți sursa aproape. Răspunsurile își citează sursele, iar o evidențiere vă duce la rândul exact din original.
- Alegeți-vă instrumentele. Activați-le sau dezactivați-le pentru fiecare conversație, setați valorile implicite în Settings și vedeți dintr-o privire care trimit date în afară.
- Acționați din chat, păstrând controlul. Acțiunile care modifică date vă pot cere mai întâi confirmarea, iar unele pot aștepta aprobarea unei persoane.
Keldmoor și furnizorii săi sunt date demonstrative fictive; ecranele sunt din produsul real.
Un chat. Toate instrumentele.