Algunes preguntes es resolen amb una frase. La majoria de les que importen en el tancament de mes, no. Quines factures són incorrectes i per quin import? Quan va vèncer l’assegurança d’un transportista i va sortir algun enviament després? Què ha canviat exactament a la llista de preus i on consta?
Una resposta només amb text us deixa la feina de debò: copiar xifres en un full de càlcul, contrastar dates amb un calendari, obrir el PDF per trobar la línia. I quan la resposta diu que cal fer alguna cosa, sortiu del xat per fer-la.
La nostra nova guia en vídeo mostra com ho resol el xat RAG de DocReveal amb eines. Dura sis minuts i mig, la podeu veure al capdamunt d’aquesta pàgina i segueix Keldmoor, un distribuïdor fictici, al llarg de deu preguntes en una sola conversa. Vet aquí què hi veureu i com funciona.
Activeu l’Agent i trieu les eines
El xat és a RAG Manager — al vídeo, abasta vint documents de Keldmoor: contractes, comandes, factures i més. Amb l’Agent activat, l’assistent pot fer servir eines. Cada eina és una cosa que sap fer, com ara trobar documents, executar una comprovació o generar una taula.
El botó Tools les mostra per categories, cadascuna amb el seu propi interruptor, i la vostra tria s’aplica a la conversa actual. Unes insígnies marquen les especials: «confirm» vol dir que l’assistent us pregunta abans d’actuar; «approval», que una persona ho aprova a Agent Manager; i «external», que les dades surten de DocReveal. Mentre l’assistent treballa, el panell de resposta mostra el seu pla i cada eina a què recorre.
Una taula, no un paràgraf
La primera pregunta demana les incidències de setembre en una taula: proveïdor, document, problema i import. En surten cinc incidències — 15.900,36 $ que Keldmoor no hauria de pagar.
La taula és interactiva. La podeu ordenar, filtrar-ne les files i exportar-la a Excel, Word o Markdown. A més, es queda a la conversa com a conjunt de dades, que podeu exportar, ampliar o portar a la pregunta següent.
Les xifres, d’un cop d’ull
La pregunta següent parteix d’aquest conjunt de dades. Els indicadors clau arriben en forma de targetes: 66.324,48 $ facturats, 50.424,12 $ segons les condicions del contracte, 15.900,36 $ que no s’han de pagar — i 7.050 $ de mercaderia que va viatjar sense una assegurança vàlida. Després, un gràfic compara, per a cada proveïdor, els imports facturats amb les condicions del contracte, i resulta que la major part de la diferència correspon a Stavlund, el proveïdor de cargoleria.
Quan va passar?
Les dates s’amaguen a tots els documents. Quan se li demana que situï les comandes, els lliuraments i els venciments de pagament en una línia de temps, l’assistent dibuixa una franja per a cada tipus d’esdeveniment i calcula, a partir de les condicions de pagament, els terminis dels descomptes per pagament anticipat.
Amb les dates ordenades així, el buit de cobertura salta a la vista: l’assegurança del transportista va vèncer el 15 de setembre i, l’endemà, aquest mateix transportista va recollir un enviament per a Keldmoor. Encara queden dos descomptes per aprofitar, i les dates poden anar directament al vostre calendari com a fitxer ICS.
Què ha canviat?
Els contractes canvien per mitjà d’addendes, i les factures no sempre les segueixen. Quan se li pregunta què va canviar l’addenda núm. 1 a la llista de preus de Stavlund, l’assistent posa l’annex A del contracte de subministrament al costat de l’addenda i mostra només el que ha canviat: des de l’1 de juliol, SF-220 va pujar de 0,42 $ a 0,46 $, i SF-310 va baixar d’1,15 $ a 1,09 $.
Desmarqueu «Only changes» i veureu tota la llista de preus. La resposta també assenyala la factura que encara cobra SF-310 al preu antic — 720 $ de més.
Qui està connectat amb qui?
Alguns riscos només apareixen quan se segueixen els vincles entre documents. Si se li pregunta qui intervé en aquest enviament i com, l’assistent fa servir el graf de coneixement per trobar les empreses i els seus documents, i els dibuixa com una xarxa: Keldmoor a dalt; la comanda, el contracte de transport, la carta de port i el certificat d’assegurança al mig; i les altres empreses, a baix.
Feu clic en un node per fer-ne una pregunta o obrir-ne el document. La cadena fa evident el risc: l’asseguradora només cobria el transportista fins al 15 de setembre, i el contracte de transport no permet transportar sense assegurança.
Mostreu-me on
Una xifra sense font és una opinió. Quan li pregunteu on fixa l’addenda el preu nou per a SF-310, l’assistent assenyala l’apartat 1.1 i la taula de preus de la pàgina 1, enllaça amb aquell punt exacte i ofereix una previsualització de la factura que encara fa servir el preu antic. Obriu l’enllaç: l’original apareix a File Manager amb la fila SF-310 ressaltada.
Són les mateixes factures de setembre que potser ja heu vist a Ask your invoices. Aquesta vegada, les respostes arriben com una taula, targetes, una línia de temps i un graf — i la línia de la font és a un clic.
Una pregunta aclaridora, un fitxer i el pas següent
No totes les preguntes són precises. Si li demaneu que compari el contracte amb la factura, l’assistent troba diverses parelles que hi encaixen, de manera que us fa una pregunta i us ofereix opcions. Trieu el transportista i l’execució continua: la factura del transportista supera en 939,36 $ el que estableix el contracte de transport.
La comprovació arriba com un fitxer d’Excel per descarregar, i sota la resposta apareixen preguntes de seguiment suggerides — amb un clic es fa la següent.
Més que respostes
Visual outputs és només un dels grups d’eines. Els altres treballen a tot DocReveal: documents i el seu processament, regles de negoci, etiquetes, agents, ajuda i més.
Pregunteu quins documents necessiten atenció i obtindreu els dos que no han superat les regles de negoci, cadascun amb el que cal fer a continuació. Demaneu que es tornin a executar les regles i l’assistent us ho preguntarà abans, perquè això modifica dades; accepteu-ho i l’execució continuarà. Demaneu que s’etiqueti un document i, en aquest espai de treball, la sol·licitud esperarà l’aprovació d’una persona a la safata d’Agent Manager — el mateix tipus d’aprovació que potser ja heu vist a Agents under control.
Les vostres eines, les vostres regles
Al Shop hi ha més eines en forma de paquets: sortides visuals, càlculs, accions sobre documents, registres i web — i mapes, que Keldmoor no ha instal·lat. Els registres, el web i els mapes envien dades fora de DocReveal, i tant el Shop com el panell Tools els assenyalen.
A Settings, dins de Chat tools, decidiu per a tot l’espai de treball quines eines comencen desactivades en cada conversa nova i si se’n mostren els noms tècnics.
Què cal retenir
- Demaneu el format adequat. Una taula per ordenar, targetes i un gràfic per comparar, una línia de temps per a les dates, una comparació per als canvis, un graf per a les relacions.
- Tingueu la font a mà. Les respostes citen les seves fonts, i un ressaltat us porta a la línia exacta de l’original.
- Trieu les vostres eines. Activeu-les o desactiveu-les en cada conversa, definiu els valors per defecte a Settings i vegeu d’un cop d’ull quines envien dades a fora.
- Actueu des del xat, amb control. Les accions que modifiquen dades us poden preguntar abans, i algunes poden esperar l’aprovació d’una persona.
Keldmoor i els seus proveïdors són dades de demostració fictícies; les pantalles són les del producte real.
Un sol xat. Totes les eines.