Joihinkin kysymyksiin riittää yhden lauseen vastaus. Useimpiin kuunvaihteessa tärkeisiin kysymyksiin ei riitä. Mitkä laskut ovat virheellisiä ja kuinka paljon? Milloin kuljetusliikkeen vakuutus päättyi, ja lähetettiinkö sen jälkeen vielä jotain? Mitä hinnastossa tarkalleen muuttui, ja missä se sanotaan?
Pelkkänä tekstinä annettu vastaus jättää varsinaisen työn teille: luvut on kopioitava taulukkoon, päivämäärät tarkistettava kalenterista ja PDF-tiedosto avattava oikean rivin löytämiseksi. Ja kun vastauksesta käy ilmi, että jotain pitää tehdä, joudutte poistumaan chatista tehdäksenne sen.
Uusi video-oppaamme näyttää, miten DocRevealin RAG-chat ratkaisee tämän työkalujen avulla. Video kestää kuusi ja puoli minuuttia, voitte katsoa sen tämän sivun yläosasta, ja siinä seurataan, miten kuvitteellinen tukkuliike Keldmoor käy läpi kymmenen kysymystä yhdessä keskustelussa. Seuraavassa kerromme, mitä näette ja miten se toimii.
Kytkekää Agent päälle, valitkaa työkalut
Chat sijaitsee RAG Managerissa — videossa se kattaa kaksikymmentä Keldmoorin dokumenttia: sopimuksia, tilauksia, laskuja ja muita. Kun Agent-kytkin on päällä, avustaja voi käyttää työkaluja. Jokainen työkalu on yksi asia, jonka avustaja osaa tehdä, kuten dokumenttien haku, tarkistuksen suorittaminen tai taulukon laatiminen.
Tools-painike luettelee ne luokittain, jokaisella oma kytkimensä, ja valintanne koskee meneillään olevaa keskustelua. Merkinnät erottavat erityiset työkalut: ”confirm” tarkoittaa, että avustaja kysyy teiltä, ennen kuin toimii, ”approval”, että ihminen hyväksyy toimen Agent Managerissa, ja ”external”, että tiedot lähtevät DocRevealista. Avustajan työskennellessä vastauspaneeli näyttää sen suunnitelman ja jokaisen työkalun, jota se kutsuu.
Taulukko, ei tekstikappale
Ensimmäisessä kysymyksessä pyydetään syyskuun havainnot taulukkona: toimittaja, dokumentti, ongelma ja summa. Vastauksena tulee viisi havaintoa — 15 900,36 dollaria, jota Keldmoorin ei pitäisi maksaa.
Taulukko on interaktiivinen. Voitte lajitella sen, suodattaa rivejä ja viedä sen Exceliin, Wordiin tai Markdown-muotoon. Se myös säilyy keskustelussa aineistona, jonka voitte viedä, suurentaa tai ottaa mukaan seuraavaan kysymykseen.
Luvut yhdellä silmäyksellä
Seuraava kysymys rakentuu tämän aineiston varaan. Tunnusluvut näkyvät kortteina: laskutettu summa 66 324,48 dollaria, sopimusehtojen mukainen summa 50 424,12 dollaria, maksamatta jätettävä osuus 15 900,36 dollaria — sekä 7 050 dollarin arvoinen rahti, joka kulki ilman voimassa olevaa vakuutusta. Sen jälkeen kaavio näyttää toimittajittain laskutetut summat sopimusehtojen rinnalla, ja käy ilmi, että suurin osa erosta tulee Stavlundilta, kiinnitystarvikkeiden toimittajalta.
Milloin se tapahtui?
Päivämääriä on piilossa jokaisessa dokumentissa. Kun avustajaa pyydetään sijoittamaan tilaukset, toimitukset ja maksujen eräpäivät aikajanalle, se piirtää jokaiselle tapahtumatyypille oman kaistan ja laskee maksuehdoista kassa-alennusten määräpäivät.
Näin aseteltuna aukko näkyy selvästi: kuljetusliikkeen vakuutus päättyi 15. syyskuuta, ja seuraavana päivänä sama kuljetusliike nouti lähetyksen Keldmoorille. Kaksi kassa-alennusta on yhä käytettävissä, ja päivämäärät voi viedä suoraan kalenteriinne ICS-tiedostona.
Mikä muuttui?
Sopimukset muuttuvat sopimusmuutosten myötä, eivätkä laskut aina pysy perässä. Kun avustajalta kysytään, mitä sopimusmuutos nro 1 muutti Stavlundin hinnastossa, se asettaa toimitussopimuksen liitteen A ja muutoksen rinnakkain ja näyttää vain muuttuneet kohdat: 1. heinäkuuta alkaen SF-220:n hinta nousi 0,42 dollarista 0,46 dollariin ja SF-310:n hinta laski 1,15 dollarista 1,09 dollariin.
Kun poistatte valinnan kohdasta ”Only changes”, näette koko hinnaston. Vastaus nimeää myös laskun, jolla SF-310 laskutetaan yhä vanhaan hintaan — 720 dollaria liikaa.
Ketkä ovat yhteydessä toisiinsa?
Jotkin riskit tulevat näkyviin vasta, kun seuraatte dokumenttien välisiä yhteyksiä. Kun avustajalta kysytään, ketkä ovat osallisina tuossa lähetyksessä ja miten, se etsii tietograafin avulla yritykset ja niiden dokumentit ja piirtää ne verkostona: ylhäällä Keldmoor, keskellä tilaus, kuljetussopimus, rahtikirja ja vakuutustodistus, alhaalla muut yritykset.
Klikkaamalla solmua voitte kysyä siitä tai avata sen dokumentin. Ketju tekee riskin selväksi: vakuutusyhtiö vakuutti kuljetusliikkeen vain 15. syyskuuta asti, eikä kuljetussopimus salli kuljetusta ilman vakuutusta.
Näytä, missä se lukee
Luku ilman lähdettä on mielipide. Kun avustajalta kysytään, missä muutos määrää SF-310:n uuden hinnan, se osoittaa kohdan 1.1 ja sivun 1 hintataulukon, linkittää juuri siihen kohtaan ja tarjoaa esikatselun laskusta, jossa käytetään yhä vanhaa hintaa. Kun avaatte linkin, alkuperäinen dokumentti avautuu File Managerissa SF-310:n rivi korostettuna.
Nämä ovat samoja syyskuun laskuja, jotka saatatte tuntea videosta Ask your invoices. Tällä kertaa vastaukset tulevat taulukkona, kortteina, aikajanana ja graafina — ja lähteen rivi on yhden klikkauksen päässä.
Vastakysymys, tiedosto ja seuraava askel
Kaikki kysymykset eivät ole tarkkoja. Kun avustajaa pyydetään vertaamaan sopimusta laskuun, se löytää useita sopivia pareja, joten se esittää vastakysymyksen ja tarjoaa vaihtoehtoja. Kun valitsette kuljetusliikkeen, ajo jatkuu: rahtilasku ylittää kuljetussopimuksen mukaisen summan 939,36 dollarilla.
Tarkistus tulee ladattavana Excel-tiedostona, ja vastauksen alla on ehdotettuja jatkokysymyksiä — yksi klikkaus esittää seuraavan.
Enemmän kuin vastauksia
Visual outputs on vain yksi työkaluryhmistä. Muut toimivat koko DocRevealissa: dokumentit ja niiden käsittely, liiketoimintasäännöt, tunnisteet, agentit, ohjeet ja paljon muuta.
Kysykää, mitkä dokumentit vaativat huomiota, niin saatte ne kaksi, jotka eivät läpäisseet liiketoimintasääntöjä, ja kummastakin tiedon siitä, mitä seuraavaksi tehdään. Pyytäkää ajamaan säännöt uudelleen, niin avustaja kysyy ensin, koska se muuttaa tietoja; kun hyväksytte, ajo jatkuu. Pyytäkää lisäämään dokumenttiin tunniste, niin tässä työtilassa pyyntö jää odottamaan ihmisen hyväksyntää Agent Managerin postilaatikkoon — samanlaista hyväksyntää, jonka saatatte tuntea videosta Agents under control.
Omat työkalunne, omat sääntönne
Lisää työkaluja saa paketteina Shopista: visuaaliset tulosteet, laskelmat, dokumenttitoiminnot, rekisterit ja verkko — sekä kartat, joita Keldmoor ei ole asentanut. Rekisteri-, verkko- ja karttatyökalut lähettävät tietoja DocRevealin ulkopuolelle, ja sekä Shop että Tools-paneeli merkitsevät ne.
Settings-osion kohdassa Chat tools päätätte koko työtilan osalta, mitkä työkalut ovat jokaisessa uudessa keskustelussa aluksi pois päältä ja näytetäänkö niiden tekniset nimet.
Mitä tästä kannattaa muistaa
- Pyytäkää sopiva muoto. Taulukko lajiteltavaksi, kortit ja kaavio vertailuun, aikajana päivämäärille, rinnakkaisvertailu muutoksille, graafi yhteyksille.
- Pitäkää lähde lähellä. Vastaukset viittaavat lähteisiinsä, ja korostus vie täsmälleen oikealle riville alkuperäisessä dokumentissa.
- Valitkaa työkalunne. Kytkekää niitä päälle ja pois keskustelukohtaisesti, määrittäkää oletukset Settings-osiossa ja katsokaa yhdellä silmäyksellä, mitkä niistä lähettävät tietoja ulkopuolelle.
- Toimikaa chatista hallitusti. Tietoja muuttavat toimet voivat kysyä teiltä ensin, ja osa niistä voi odottaa ihmisen hyväksyntää.
Keldmoor ja sen toimittajat ovat kuvitteellista demodataa; näkymät ovat oikeasta tuotteesta.
Yksi chat. Kaikki työkalut.