Nogle spørgsmål kan besvares med én sætning. Det kan de fleste af dem, der betyder noget ved månedsafslutningen, ikke. Hvilke fakturaer er forkerte, og med hvor meget? Hvornår udløb en transportørs forsikring, og blev der sendt noget af sted bagefter? Hvad er der præcis ændret i prislisten, og hvor står det?
Et svar i ren tekst overlader det egentlige arbejde til jer: at kopiere tal over i et regneark, tjekke datoer mod en kalender og åbne PDF-filen for at finde linjen. Og når svaret siger, at noget skal gøres, forlader I chatten for at gøre det.
Vores nye videoguide viser, hvordan RAG-chatten i DocReveal håndterer det med værktøjer. Den varer seks og et halvt minut, I kan se den øverst på denne side, og den følger Keldmoor, en fiktiv grossist, gennem ti spørgsmål i én samtale. Her er, hvad I får at se, og hvordan det fungerer.
Slå Agent til, vælg værktøjerne
Chatten hører hjemme i RAG Manager — i videoen dækker den tyve dokumenter fra Keldmoor: kontrakter, ordrer, fakturaer med mere. Med Agent slået til kan assistenten bruge værktøjer. Hvert værktøj er én ting, den kan gøre, for eksempel at finde dokumenter, køre en kontrol eller tegne en tabel.
Knappen Tools viser dem efter kategori, hver med sin egen kontakt, og jeres valg gælder for den aktuelle samtale. De særlige værktøjer har et mærke: ”confirm” betyder, at assistenten spørger jer, før den handler, ”approval” betyder, at et menneske godkender i Agent Manager, og ”external” betyder, at dataene forlader DocReveal. Mens assistenten arbejder, viser svarpanelet dens plan og hvert værktøj, den kalder.
En tabel, ikke et afsnit
Det første spørgsmål beder om fundene fra september i en tabel: leverandør, dokument, problem og beløb. Der kommer fem fund tilbage — 15.900,36 USD, som Keldmoor ikke bør betale.
Tabellen er interaktiv. I kan sortere den, filtrere rækkerne og eksportere den til Excel, Word eller Markdown. Den bliver også liggende i samtalen som et datasæt, I kan eksportere, forstørre eller tage med ind i det næste spørgsmål.
Tallene med ét blik
Det næste spørgsmål bygger videre på det datasæt. Nøgletallene kommer som fliser: 66.324,48 USD faktureret, 50.424,12 USD efter kontraktvilkårene, 15.900,36 USD, der ikke skal betales — og gods for 7.050 USD, der blev fragtet uden gyldig forsikring. Et diagram stiller derefter de fakturerede beløb ved siden af kontraktvilkårene for hver leverandør, og det meste af forskellen viser sig at komme fra Stavlund, leverandøren af befæstelseselementer.
Hvornår skete det?
Datoer gemmer sig i alle dokumenter. Når assistenten bliver bedt om at sætte ordrerne, leveringerne og betalingsfristerne på en tidslinje, tegner den ét spor for hver type hændelse og beregner fristerne for kontantrabat ud fra betalingsbetingelserne.
Opstillet på den måde springer hullet i øjnene: transportørens forsikring udløb den 15. september, og dagen efter hentede den samme transportør en forsendelse for Keldmoor. To kontantrabatter kan stadig nås, og datoerne kan gå direkte ind i jeres kalender som en ICS-fil.
Hvad er ændret?
Kontrakter ændres ved tillæg, og fakturaerne følger ikke altid med. Spørger I, hvad tillæg nr. 1 ændrede i Stavlunds prisliste, stiller assistenten bilag A til leveringskontrakten ved siden af tillægget og viser kun det, der er ændret: fra den 1. juli steg SF-220 fra 0,42 USD til 0,46 USD, og SF-310 faldt fra 1,15 USD til 1,09 USD.
Fjern fluebenet ved ”Only changes”, og I ser hele prislisten. Svaret nævner også den faktura, der stadig opkræver den gamle pris for SF-310 — 720 USD for meget.
Hvem hænger sammen med hvem?
Nogle risici viser sig først, når I følger koblingerne mellem dokumenterne. Når assistenten bliver spurgt, hvem der er involveret i den forsendelse, og hvordan, bruger den vidensgrafen til at finde virksomhederne og deres dokumenter og tegner dem som et netværk: Keldmoor øverst, ordren, transportaftalen, fragtbrevet og forsikringsbeviset i midten og de øvrige virksomheder nederst.
Klik på et knudepunkt for at spørge til det eller åbne det tilhørende dokument. Kæden viser risikoen sort på hvidt: forsikringsselskabet dækkede kun transportøren indtil den 15. september, og transportaftalen tillader ikke transport uden forsikring.
Vis mig stedet
Et tal uden kilde er en mening. Spørger I, hvor tillægget fastsætter den nye pris for SF-310, peger assistenten på punkt 1.1 og pristabellen på side 1, linker til præcis det sted og tilbyder en forhåndsvisning af den faktura, der stadig bruger den gamle pris. Åbn linket, og originalen åbnes i File Manager med rækken for SF-310 fremhævet.
Det er de samme fakturaer fra september, som I måske kender fra videoen Ask your invoices. Denne gang kommer svarene som en tabel, fliser, en tidslinje og en graf — og kildelinjen er kun ét klik væk.
Et modspørgsmål, en fil og næste skridt
Ikke alle spørgsmål er præcise. Beder I om at sammenligne kontrakten med fakturaen, finder assistenten flere par, der passer, så den spørger tilbage og giver valgmuligheder. Vælg transportøren, og kørslen fortsætter: fragtfakturaen ligger 939,36 USD over transportaftalen.
Kontrollen kommer som en Excel-fil, der kan downloades, og under svaret står forslag til opfølgende spørgsmål — ét klik stiller det næste.
Mere end svar
Gruppen Visual outputs er kun én af flere værktøjsgrupper. De øvrige arbejder på tværs af DocReveal: dokumenter og deres behandling, forretningsregler, etiketter, agenter, hjælp med mere.
Spørg, hvilke dokumenter der kræver opmærksomhed, og I får de to, der ikke bestod forretningsreglerne, hver med besked om næste skridt. Bed om at køre reglerne igen, og assistenten spørger først, fordi det ændrer data; godkend det, og kørslen fortsætter. Bed om at sætte en etiket på et dokument, og i dette arbejdsområde venter anmodningen på godkendelse fra et menneske i indbakken i Agent Manager — den samme slags godkendelse, som I måske kender fra videoen Agents under control.
Jeres værktøjskasse, jeres regler
Flere værktøjer fås som pakker i Shop: visuelle output, beregninger, dokumenthandlinger, registre og web — og kort, som Keldmoor ikke har installeret. Registre, web og kort sender data uden for DocReveal, og både Shop og panelet Tools markerer dem.
Under Chat tools i Settings bestemmer I for hele arbejdsområdet, hvilke værktøjer der starter slået fra i hver ny samtale, og om deres tekniske navne skal vises.
Det skal I tage med
- Bed om den form, der passer. En tabel til at sortere, fliser og et diagram til at sammenligne, en tidslinje til datoer, en sammenligning til ændringer, en graf til relationer.
- Hold kilden tæt på. Svarene henviser til deres kilder, og en fremhævning fører jer til den præcise linje i originalen.
- Vælg jeres værktøjer. Slå dem til og fra pr. samtale, fastlæg standardvalgene i Settings, og se med ét blik, hvilke der sender data ud.
- Handl fra chatten, under kontrol. Handlinger, der ændrer data, kan spørge jer først, og nogle kan vente på godkendelse fra et menneske.
Keldmoor og dens leverandører er fiktive demodata; skærmbillederne viser det rigtige produkt.
Én chat. Alle værktøjer.