Egyes kérdésekre elég egy mondat. A hónapzáráskor igazán fontos kérdések többségére viszont nem. Mely számlák hibásak, és mennyivel? Mikor járt le egy fuvarozó biztosítása, és indult-e utána még szállítmány? Pontosan mi változott az árlistában, és hol van ez leírva?
Egy egyszerű szöveges válasz a tényleges munkát Önre hagyja: számokat kell átmásolnia egy táblázatba, dátumokat kell összevetnie a naptárral, és meg kell nyitnia a PDF-et, hogy megtalálja a keresett sort. Ha pedig a válasz szerint valamit tenni kell, ahhoz ki kell lépnie a chatből.
Új videós útmutatónk bemutatja, hogyan kezeli ezt a DocReveal RAG chatje eszközök segítségével. Hat és fél perces, az oldal tetején megnézheti, és tíz kérdésen át, egyetlen beszélgetésben követi a Keldmoor nevű kitalált nagykereskedőt. Íme, mit fog látni, és hogyan működik mindez.
Az Agent bekapcsolása, az eszközök kiválasztása
A chat a RAG Manager-ben található — a videóban húsz Keldmoor-dokumentumra terjed ki: szerződésekre, megrendelésekre, számlákra és egyebekre. Ha az Agent be van kapcsolva, az asszisztens eszközöket használhat. Minden eszköz egy-egy konkrét dolog, amelyre az asszisztens képes, például dokumentumok keresése, egy ellenőrzés lefuttatása vagy egy táblázat elkészítése.
A Tools gomb kategóriánként sorolja fel őket, mindegyiket saját kapcsolóval, és a választása az aktuális beszélgetésre vonatkozik. A különleges eszközöket jelvények jelölik: a „confirm” azt jelenti, hogy az asszisztens cselekvés előtt megkérdezi Önt, az „approval” azt, hogy a műveletet egy ember hagyja jóvá az Agent Manager-ben, az „external” pedig azt, hogy az adatok elhagyják a DocReveal-t. Amíg az asszisztens dolgozik, a válaszpanelen látszik a terve és minden eszköz, amelyet meghív.
Táblázat, nem bekezdés
Az első kérdés táblázatban kéri a szeptemberi megállapításokat: beszállító, dokumentum, probléma és összeg. Öt megállapítás érkezik — 15 900,36 dollár, amelyet a Keldmoornak nem kellene kifizetnie.
A táblázat interaktív. Rendezheti, szűrheti a sorait, és exportálhatja Excel-, Word- vagy Markdown-formátumba. Emellett adatkészletként a beszélgetésben is megmarad, így exportálhatja, kinagyíthatja vagy átviheti a következő kérdésbe.
A számok egy pillantásra
A következő kérdés erre az adatkészletre épül. A kulcsszámok kártyákon jelennek meg: kiszámlázva 66 324,48 dollár, a szerződéses feltételek szerint 50 424,12 dollár, nem fizetendő 15 900,36 dollár — valamint 7 050 dollár értékű rakomány, amely érvényes biztosítás nélkül utazott. Ezután egy diagram beszállítónként egymás mellé teszi a kiszámlázott és a szerződés szerinti összegeket, és kiderül, hogy az eltérés nagyobb része a Stavlundra, a kötőelem-beszállítóra esik.
Mikor történt?
Minden dokumentumban dátumok rejtőznek. Amikor az asszisztenst arra kérik, hogy helyezze idővonalra a megrendeléseket, a szállításokat és a fizetési határidőket, eseménytípusonként egy-egy sávot rajzol, és a fizetési feltételekből kiszámítja a korai fizetési kedvezmények határidejét.
Így kirajzolva azonnal látszik a rés: a fuvarozó biztosítása szeptember 15-én lejárt, másnap pedig ugyanez a fuvarozó felvett egy szállítmányt a Keldmoor számára. Két kedvezmény még igénybe vehető, a dátumok pedig ICS-fájlként egyenesen a naptárába kerülhetnek.
Mi változott?
A szerződések módosításokkal változnak, a számlák pedig nem mindig követik őket. Amikor az asszisztenst arról kérdezik, mit változtatott az 1. számú módosítás a Stavlund árlistáján, a szállítási szerződés „A” mellékletét a módosítás mellé teszi, és csak a változásokat mutatja: július 1-jétől az SF-220 ára 0,42 dollárról 0,46 dollárra emelkedett, az SF-310-é pedig 1,15 dollárról 1,09 dollárra csökkent.
Ha kikapcsolja az „Only changes” opciót, a teljes árlistát látja. A válasz azt a számlát is megnevezi, amely az SF-310-et még mindig a régi áron számlázza — 720 dollárral többet a kelleténél.
Ki kivel áll kapcsolatban?
Egyes kockázatok csak akkor derülnek ki, ha végigköveti a dokumentumok közötti kapcsolatokat. Amikor az asszisztenst arról kérdezik, ki és hogyan érintett abban a szállítmányban, a tudásgráf segítségével megkeresi a vállalatokat és a dokumentumaikat, majd hálózatként rajzolja meg őket: felül a Keldmoor, középen a megrendelés, a fuvarozási szerződés, a fuvarlevél és a biztosítási igazolás, alul a többi vállalat.
Egy csomópontra kattintva kérdezhet róla, vagy megnyithatja a dokumentumát. A lánc egyértelművé teszi a kockázatot: a biztosító csak szeptember 15-ig fedezte a fuvarozót, a fuvarozási szerződés pedig nem engedi meg a biztosítás nélküli szállítást.
Mutassa meg, hol
A forrás nélküli szám csupán vélemény. Amikor az asszisztenst arról kérdezik, hol rögzíti a módosítás az SF-310 új árát, az 1.1. pontra és az 1. oldalon lévő ártáblázatra mutat, hivatkozást ad pontosan erre a helyre, és felkínálja annak a számlának az előnézetét, amely még mindig a régi árat használja. Ha megnyitja a hivatkozást, az eredeti dokumentum a File Manager-ben nyílik meg, az SF-310 sorát kiemelve.
Ezek ugyanazok a szeptemberi számlák, amelyeket talán már ismer az Ask your invoices című videóból. Ezúttal a válaszok táblázatként, kártyákként, idővonalként és gráfként érkeznek — a forrás pontos sora pedig egy kattintásnyira van.
Visszakérdezés, egy fájl és a következő lépés
Nem minden kérdés pontos. Amikor az asszisztenst arra kérik, hogy vesse össze a szerződést a számlával, több illeszkedő párt is talál, ezért visszakérdez, és választási lehetőségeket kínál. Ha a fuvarozót választja, a futás folytatódik: a fuvarszámla 939,36 dollárral magasabb a fuvarozási szerződés szerinti összegnél.
Az ellenőrzés letölthető Excel-fájlként érkezik, a válasz alatt pedig javasolt további kérdések várnak — egy kattintással feltehető a következő.
Túl a válaszokon
A Visual outputs csak az egyik eszközcsoport. A többi csoport a DocReveal egészében működik: dokumentumok és feldolgozásuk, üzleti szabályok, címkék, ügynökök, súgó és még sok más.
Ha megkérdezi, mely dokumentumok igényelnek figyelmet, megkapja azt a kettőt, amelyek elbuktak az üzleti szabályokon, mindkettőt a következő teendővel együtt. Ha a szabályok újrafuttatását kéri, az asszisztens előbb megkérdezi Önt, mert ez adatokat módosít; ha jóváhagyja, a futás folytatódik. Ha egy dokumentum felcímkézését kéri, ezen a munkaterületen a kérés az Agent Manager postafiókjában várja egy ember jóváhagyását — ez ugyanaz a fajta jóváhagyás, amelyet talán már ismer az Agents under control című videóból.
Az Ön eszközkészlete, az Ön szabályai
A Shop további eszközöket kínál csomagokban: vizuális kimenetek, számítások, dokumentumműveletek, nyilvántartások és web — valamint térképek, amelyeket a Keldmoor nem telepített. A nyilvántartások, a web és a térképek a DocReveal-en kívülre küldenek adatokat, és mind a Shop, mind a Tools panel megjelöli őket.
A Settings-ben, a Chat tools részben az egész munkaterületre vonatkozóan eldöntheti, mely eszközök induljanak kikapcsolva minden új beszélgetésben, és megjelenjen-e a technikai nevük.
Mit vigyen magával
- Kérje a kérdéshez illő formát. Táblázatot a rendezéshez, kártyákat és diagramot az összevetéshez, idővonalat a dátumokhoz, összehasonlítást a változásokhoz, gráfot a kapcsolatokhoz.
- Legyen kéznél a forrás. A válaszok megjelölik a forrásaikat, egy kiemelés pedig egyenesen az eredeti dokumentum pontos sorához viszi.
- Válassza ki az eszközeit. Kapcsolja be és ki őket beszélgetésenként, állítsa be az alapértelmezéseket a Settings-ben, és lássa egy pillantással, melyek küldenek ki adatokat.
- Cselekedjen a chatből, mindent kézben tartva. Az adatokat módosító műveletek előbb megkérdezhetik Önt, egyesek pedig megvárhatják egy ember jóváhagyását.
A Keldmoor és a beszállítói kitalált demóadat; a képernyők a valódi terméket mutatják.
Egy chat. Minden eszköz.