Noen spørsmål kan besvares med én setning. De fleste av dem som betyr noe ved månedsavslutningen, kan ikke det. Hvilke fakturaer er feil, og med hvor mye? Når utløp forsikringen til en transportør, og ble noe sendt etter det? Hva ble nøyaktig endret i prislisten, og hvor står det?
Et svar i ren tekst overlater det egentlige arbeidet til dere: å kopiere tall over i et regneark, sjekke datoer mot en kalender og åpne PDF-en for å finne linjen. Og når svaret sier at noe må gjøres, forlater dere chatten for å gjøre det.
Den nye videoveiledningen vår viser hvordan RAG-chatten i DocReveal løser dette med verktøy. Den varer i seks og et halvt minutt, dere kan se den øverst på denne siden, og den følger Keldmoor, en fiktiv grossist, gjennom ti spørsmål i én samtale. Her er hva dere får se, og hvordan det fungerer.
Slå på Agent, velg verktøyene
Chatten ligger i RAG Manager — i videoen dekker den tjue dokumenter fra Keldmoor: avtaler, ordrer, fakturaer med mer. Når Agent er slått på, kan assistenten bruke verktøy. Hvert verktøy er én ting den kan gjøre, for eksempel å finne dokumenter, kjøre en kontroll eller tegne en tabell.
Knappen Tools viser dem etter kategori, hver med sin egen bryter, og valget deres gjelder for den aktuelle samtalen. Spesielle verktøy har et merke: «confirm» betyr at assistenten spør dere før den handler, «approval» betyr at et menneske godkjenner i Agent Manager, og «external» betyr at dataene forlater DocReveal. Mens assistenten jobber, viser svarpanelet planen og hvert verktøy den kaller opp.
En tabell, ikke et avsnitt
Det første spørsmålet ber om funnene fra september i en tabell: leverandør, dokument, problem og beløp. Fem funn kommer tilbake — 15 900,36 dollar som Keldmoor ikke bør betale.
Tabellen er interaktiv. Dere kan sortere den, filtrere radene og eksportere den til Excel, Word eller Markdown. Den blir også liggende i samtalen som et datasett dere kan eksportere, forstørre eller ta med inn i neste spørsmål.
Tallene med ett øyekast
Neste spørsmål bygger videre på det datasettet. Nøkkeltallene kommer som fliser: 66 324,48 dollar fakturert, 50 424,12 dollar etter avtalevilkårene, 15 900,36 dollar som ikke skal betales — og gods for 7 050 dollar som ble fraktet uten gyldig forsikring. Et diagram stiller deretter de fakturerte beløpene ved siden av avtalevilkårene for hver leverandør, og det meste av avviket viser seg å komme fra Stavlund, leverandøren av festemidler.
Når skjedde det?
Datoer skjuler seg i alle dokumenter. Når assistenten blir bedt om å legge ordrene, leveransene og betalingsfristene inn på en tidslinje, tegner den ett spor per type hendelse og beregner fristene for kontantrabatt ut fra betalingsbetingelsene.
Stilt opp slik er hullet lett å se: transportørens forsikring utløp den 15. september, og dagen etter hentet den samme transportøren en sending for Keldmoor. To kontantrabatter kan fortsatt oppnås, og datoene kan gå rett inn i kalenderen deres som en ICS-fil.
Hva er endret?
Avtaler endres ved tillegg, og fakturaene henger ikke alltid med. Spør dere hva tillegg nr. 1 endret i Stavlunds prisliste, stiller assistenten vedlegg A til leveringsavtalen ved siden av tillegget og viser bare det som er endret: fra 1. juli gikk SF-220 opp fra 0,42 dollar til 0,46 dollar, og SF-310 ned fra 1,15 dollar til 1,09 dollar.
Fjern haken ved «Only changes», så ser dere hele prislisten. Svaret peker også ut fakturaen som fortsatt tar den gamle prisen for SF-310 — 720 dollar for mye.
Hvem henger sammen med hvem?
Noen risikoer viser seg først når dere følger koblingene mellom dokumentene. Når assistenten blir spurt om hvem som er involvert i den sendingen, og hvordan, bruker den kunnskapsgrafen til å finne selskapene og dokumentene knyttet til dem og tegner dem som et nettverk: Keldmoor øverst, ordren, transportavtalen, fraktbrevet og forsikringsbeviset i midten, de andre selskapene nederst.
Klikk på en node for å spørre om den eller åpne dokumentet som hører til. Kjeden viser risikoen svart på hvitt: forsikringsselskapet dekket transportøren bare frem til 15. september, og transportavtalen tillater ikke transport uten forsikring.
Vis meg hvor
Et tall uten kilde er synsing. Spør dere hvor tillegget fastsetter den nye prisen for SF-310, peker assistenten på punkt 1.1 og pristabellen på side 1, lenker til akkurat det stedet og tilbyr en forhåndsvisning av fakturaen som fortsatt bruker den gamle prisen. Åpne lenken, så åpnes originalen i File Manager med raden for SF-310 uthevet.
Dette er de samme septemberfakturaene som dere kanskje kjenner fra videoen Ask your invoices. Denne gangen kommer svarene som en tabell, fliser, en tidslinje og en graf — og kildelinjen er ett klikk unna.
Et motspørsmål, en fil og neste steg
Ikke alle spørsmål er presise. Ber dere om å sammenligne avtalen med fakturaen, finner assistenten flere par som passer, så den spør tilbake og gir alternativer. Velg transportøren, så fortsetter kjøringen: fraktfakturaen ligger 939,36 dollar over transportavtalen.
Kontrollen kommer som en Excel-fil til nedlasting, og under svaret står forslag til oppfølgingsspørsmål — ett klikk stiller det neste.
Mer enn svar
Gruppen Visual outputs er bare én av flere verktøygrupper. De andre virker på tvers av DocReveal: dokumenter og behandlingen av dem, forretningsregler, etiketter, agenter, hjelp med mer.
Spør hvilke dokumenter som trenger oppmerksomhet, så får dere de to som ikke besto forretningsreglene, hver med hva som bør gjøres videre. Be om å kjøre reglene på nytt, så spør assistenten først, fordi det endrer data; godkjenn det, så fortsetter kjøringen. Be om å sette en etikett på et dokument, så venter forespørselen i dette arbeidsområdet på godkjenning fra et menneske i innboksen i Agent Manager — samme type godkjenning som dere kanskje kjenner fra videoen Agents under control.
Deres verktøykasse, deres regler
Flere verktøy kommer som pakker fra Shop: visuelle utdata, beregninger, dokumenthandlinger, registre og web — og kart, som Keldmoor ikke har installert. Registre, web og kart sender data ut av DocReveal, og både Shop og panelet Tools merker dem.
Under Chat tools i Settings bestemmer dere for hele arbeidsområdet hvilke verktøy som skal være slått av fra start i hver ny samtale, og om verktøyenes tekniske navn skal vises.
Dette kan dere ta med dere
- Be om formen som passer. En tabell å sortere, fliser og et diagram å sammenligne med, en tidslinje for datoer, en sammenligning for endringer, en graf for relasjoner.
- Hold kilden tett på. Svarene viser til kildene sine, og en utheving tar dere til nøyaktig riktig linje i originalen.
- Velg verktøyene selv. Slå dem av og på per samtale, angi standardvalgene i Settings, og se med ett øyekast hvilke som sender data ut.
- Handle fra chatten, under kontroll. Handlinger som endrer data, kan spørre dere først, og noen kan vente på godkjenning fra et menneske.
Keldmoor og selskapets leverandører er fiktive demodata; skjermbildene er fra det ekte produktet.
Én chat. Alle verktøy.