Manche Fragen lassen sich in einem Satz beantworten. Die meisten, auf die es beim Monatsabschluss ankommt, nicht. Welche Rechnungen sind falsch, und um wie viel? Wann ist die Versicherung eines Frachtführers abgelaufen, und wurde danach noch etwas verschickt? Was genau hat sich in der Preisliste geändert, und wo steht das?
Eine Antwort als reiner Text überlässt Ihnen die eigentliche Arbeit: Zahlen in eine Tabelle übertragen, Datumsangaben mit dem Kalender abgleichen, das PDF öffnen, um die Zeile zu finden. Und wenn die Antwort sagt, dass etwas zu tun ist, verlassen Sie den Chat, um es zu erledigen.
Unsere neue Videoanleitung zeigt, wie der RAG-Chat von DocReveal das mit Werkzeugen löst. Das Video dauert sechseinhalb Minuten, Sie können es oben auf dieser Seite ansehen, und es begleitet Keldmoor, einen fiktiven Großhändler, durch zehn Fragen in einer einzigen Unterhaltung. Hier erfahren Sie, was Sie sehen werden und wie das Ganze funktioniert.
Agent einschalten, Werkzeuge auswählen
Der Chat ist im RAG Manager zu Hause — im Video deckt er zwanzig Dokumente von Keldmoor ab: Verträge, Bestellungen, Rechnungen und mehr. Ist der Schalter Agent eingeschaltet, kann der Assistent Werkzeuge nutzen. Jedes Werkzeug steht für genau eine Sache, die er tun kann, etwa Dokumente finden, eine Prüfung ausführen oder eine Tabelle erstellen.
Die Schaltfläche Tools listet sie nach Kategorien auf, jedes mit einem eigenen Schalter, und Ihre Auswahl gilt für die aktuelle Unterhaltung. Besondere Werkzeuge tragen ein Kennzeichen: „confirm“ bedeutet, dass der Assistent Sie fragt, bevor er handelt, „approval“, dass ein Mensch die Aktion im Agent Manager freigibt, und „external“, dass die Daten DocReveal verlassen. Während der Assistent arbeitet, zeigt der Antwortbereich seinen Plan und jedes Werkzeug, das er aufruft.
Eine Tabelle statt Fließtext
Die erste Frage fordert die Auffälligkeiten aus dem September als Tabelle an: Lieferant, Dokument, Problem und Betrag. Zurück kommen fünf Auffälligkeiten — 15.900,36 $, die Keldmoor nicht zahlen sollte.
Die Tabelle ist interaktiv. Sie können sie sortieren, die Zeilen filtern und sie nach Excel, Word oder Markdown exportieren. Außerdem bleibt sie als Dataset in der Unterhaltung erhalten, das Sie exportieren, vergrößern oder in die nächste Frage mitnehmen können.
Die Zahlen auf einen Blick
Die nächste Frage baut auf diesem Dataset auf. Die Kennzahlen erscheinen als Kacheln: 66.324,48 $ in Rechnung gestellt, 50.424,12 $ laut Vertragsbedingungen, 15.900,36 $ nicht zu zahlen — und Ware im Wert von 7.050 $, die ohne gültige Versicherung unterwegs war. Ein Diagramm stellt anschließend für jeden Lieferanten die in Rechnung gestellten Beträge den Vertragsbedingungen gegenüber, und es zeigt sich, dass der größte Teil der Differenz auf Stavlund entfällt, den Lieferanten von Befestigungselementen.
Wann ist es passiert?
In jedem Dokument verstecken sich Datumsangaben. Soll der Assistent Bestellungen, Lieferungen und Zahlungsfristen auf einer Zeitachse darstellen, zeichnet er für jede Art von Ereignis eine eigene Spur und berechnet aus den Zahlungsbedingungen die Skontofristen.
So dargestellt, springt die Lücke sofort ins Auge: Die Versicherung des Frachtführers ist am 15. September abgelaufen, und am Tag darauf hat derselbe Frachtführer eine Sendung für Keldmoor abgeholt. Zwei Skontofristen laufen noch, und die Termine lassen sich als ICS-Datei direkt in Ihren Kalender übernehmen.
Was hat sich geändert?
Verträge ändern sich durch Nachträge, und die Rechnungen ziehen nicht immer nach. Auf die Frage, was der Nachtrag Nr. 1 an der Preisliste von Stavlund geändert hat, stellt der Assistent die Anlage A des Liefervertrags und den Nachtrag nebeneinander und zeigt nur die Änderungen: Ab dem 1. Juli stieg SF-220 von 0,42 $ auf 0,46 $, und SF-310 sank von 1,15 $ auf 1,09 $.
Entfernen Sie das Häkchen bei „Only changes“, und Sie sehen die vollständige Preisliste. Die Antwort nennt außerdem die Rechnung, die SF-310 noch zum alten Preis berechnet — um 720 $ zu hoch.
Wer hängt mit wem zusammen?
Manche Risiken zeigen sich erst, wenn Sie den Verbindungen zwischen den Dokumenten folgen. Auf die Frage, wer an dieser Sendung beteiligt ist und wie, sucht der Assistent im Wissensgraphen die Unternehmen und ihre Dokumente heraus und zeichnet sie als Netzwerk: Keldmoor oben, in der Mitte die Bestellung, der Frachtvertrag, der Frachtbrief und der Versicherungsnachweis, darunter die übrigen Unternehmen.
Klicken Sie auf einen Knoten, um eine Frage dazu zu stellen oder sein Dokument zu öffnen. Die Kette macht das Risiko deutlich: Der Versicherer hat den Frachtführer nur bis zum 15. September gedeckt, und der Frachtvertrag erlaubt keinen Transport ohne Versicherung.
Wo genau steht das?
Eine Zahl ohne Quelle ist eine Meinung. Auf die Frage, wo der Nachtrag den neuen Preis für SF-310 festlegt, verweist der Assistent auf Ziffer 1.1 und die Preistabelle auf Seite 1, verlinkt genau diese Stelle und bietet eine Vorschau der Rechnung an, die noch den alten Preis verwendet. Öffnen Sie den Link, und das Original erscheint im File Manager, mit hervorgehobener Zeile SF-310.
Es sind dieselben Septemberrechnungen, die Sie vielleicht schon aus dem Video Ask your invoices kennen. Diesmal kommen die Antworten als Tabelle, als Kacheln, als Zeitachse und als Graph — und die Quellzeile ist nur einen Klick entfernt.
Eine Rückfrage, eine Datei und der nächste Schritt
Nicht jede Frage ist eindeutig. Soll der Assistent den Vertrag mit der Rechnung vergleichen, findet er mehrere passende Paare, stellt deshalb eine Rückfrage und bietet Optionen an. Wählen Sie den Frachtführer, und der Lauf geht weiter: Die Frachtrechnung liegt 939,36 $ über dem Frachtvertrag.
Das Prüfergebnis gibt es als Excel-Datei zum Herunterladen, und unter der Antwort stehen vorgeschlagene Folgefragen — ein Klick stellt die nächste.
Mehr als Antworten
Die Gruppe Visual outputs ist nur eine von mehreren Werkzeuggruppen. Die übrigen arbeiten in ganz DocReveal: Dokumente und ihre Verarbeitung, Geschäftsregeln, Labels, Agenten, Hilfe und mehr.
Fragen Sie, welche Dokumente Aufmerksamkeit brauchen, und Sie erhalten die beiden, die an den Geschäftsregeln gescheitert sind, jeweils mit dem, was als Nächstes zu tun ist. Bitten Sie darum, die Regeln erneut auszuführen, und der Assistent fragt vorher nach, weil das Daten verändert; stimmen Sie zu, und der Lauf geht weiter. Bitten Sie darum, einem Dokument ein Label zuzuweisen, und in diesem Arbeitsbereich wartet die Anfrage im Posteingang für Freigaben im Agent Manager auf die Entscheidung eines Menschen — dieselbe Art von Freigabe, die Sie vielleicht schon aus dem Video Agents under control kennen.
Ihre Werkzeuge, Ihre Regeln
Weitere Werkzeuge gibt es als Pakete im Shop: visuelle Ausgaben, Berechnungen, Dokumentaktionen, Register und Web — dazu Karten, die Keldmoor nicht installiert hat. Register, Web und Karten senden Daten aus DocReveal hinaus, und sowohl der Shop als auch der Bereich Tools kennzeichnen sie.
In Settings unter Chat tools legen Sie für den gesamten Arbeitsbereich fest, welche Werkzeuge in jeder neuen Unterhaltung ausgeschaltet starten und ob ihre technischen Namen angezeigt werden.
Was Sie mitnehmen können
- Fragen Sie nach der passenden Form. Eine Tabelle zum Sortieren, Kacheln und ein Diagramm zum Vergleichen, eine Zeitachse für Termine, eine Gegenüberstellung für Änderungen, ein Graph für Beziehungen.
- Halten Sie die Quelle griffbereit. Antworten nennen ihre Quellen, und eine Hervorhebung führt Sie zur genauen Zeile im Original.
- Wählen Sie Ihre Werkzeuge. Schalten Sie sie pro Unterhaltung ein oder aus, legen Sie die Voreinstellungen unter Settings fest, und sehen Sie auf einen Blick, welche davon Daten nach außen senden.
- Handeln Sie aus dem Chat heraus, unter Kontrolle. Aktionen, die Daten verändern, können zuerst bei Ihnen nachfragen, und manche können auf die Freigabe durch einen Menschen warten.
Keldmoor und seine Lieferanten sind fiktive Demodaten; die Bildschirme zeigen das echte Produkt.
Ein Chat. Jedes Werkzeug.