Het is maandafsluiting bij Keldmoor, een fictieve groothandel in industriële producten. Op het bureau van de financiële afdeling liggen een stapel facturen uit september, een leveringscontract met een addendum, inkooporders, ontvangstrapporten en een ochtendscan uit de postkamer. De vragen zijn de bekende: hebben we de juiste prijzen betaald, is er iets dubbel binnengekomen, en hoeveel staat er op het spel?
Om ze te beantwoorden, moet u meestal pdf’s naast elkaar openen, cijfers overnemen in een spreadsheet en hopen dat er niets tussendoor glipt. Onze nieuwe video, Ask your invoices, laat dezelfde maandafsluiting zien in DocReveal — van een vraag die in gewone woorden wordt ingetypt tot een dashboard dat het hele team opent. De video duurt drieënhalve minuut, u kunt hem bovenaan deze pagina bekijken, en hij is gemaakt voor financieel directeuren, controllers en de crediteurenadministratie — en niet voor data-engineers. Hieronder leest u wat u te zien krijgt en waarom dat ertoe doet.
De antwoorden staan al in de documenten
De feiten die een financieel team nodig heeft, ontbreken zelden. Ze zitten in contracten, addenda, facturen en scans — verspreid over bestanden, formaten en talen. Het lastige is om ze snel met elkaar te verbinden, en wel zo dat een ander het kan nagaan.
Dat tweede deel weegt net zo zwaar als snelheid. Een getal zonder bron is een mening. Als een antwoord uitmondt in een betalingsbeslissing of bij het management op tafel komt, moet iedereen kunnen zien waar het vandaan komt.
Vragen: gewone taal, antwoorden met bronverwijzing
De video opent in RAG Manager. Het financiële team vraagt of de leverancier na de wijziging van het contract de juiste prijzen heeft gefactureerd. Het antwoord noemt de ene factuur die afwijkt — een borgmoer gefactureerd tegen $ 1,15 in plaats van de in het addendum afgesproken $ 1,09, waardoor de factuur $ 720,00 te hoog uitvalt — en bevestigt dat de andere facturen uit september kloppen.
Bij elk cijfer staat een bronverwijzing. Eén klik erop toont de bron — in dit geval de pagina van het addendum met de nieuwe prijs. Niemand hoeft het antwoord op goed vertrouwen aan te nemen; het bewijs is één klik verwijderd.
Bij de tweede vraag gaat het om alle bevindingen van september in een tabel, met een grafiek per leverancier. DocReveal put uit de resultaten van de controles op bedrijfsregels, uit de geëxtraheerde factuurgegevens en uit de documenten zelf, en antwoordt met kerncijfers, een tabel met vijf bevindingen en een grafiek. Samen gaat het om een bedrag van $ 15.900,36 dat niet betaald hoort te worden. De tabel kan worden geëxporteerd naar Excel, Word of Markdown.
De regelresultaten komen uit dezelfde controles die we lieten zien in de video Checked, not trusted. In plaats van te raden of een factuur dubbel is, kan de chat het oordeel aflezen.
Tellen: een query die u kunt lezen
De grootste bevinding is een dubbele factuur: één factuur kwam per e-mail binnen en nog eens als papieren kopie in de scan van de postkamer. Bij zo’n groot bedrag wil een controller bewijs, geen proza.
Daarom gaat de video verder in Analytics Manager. De vraag “Is er een factuur meer dan één keer binnengekomen?” wordt vertaald naar SQL, en die code verschijnt ter controle nog vóór de uitvoering, samen met een korte uitleg in gewone woorden. Wie SQL kan lezen, ziet precies wat er geteld wordt. Het resultaat is één enkele rij: hetzelfde factuurnummer, twee exemplaren, in totaal $ 27.250,00.
Deze opvragingen lezen alleen. Ze zijn beperkt tot de data van uw eigen werkruimte en tot een maximale resultaatomvang, en elke run wordt vastgelegd met ID, betrouwbaarheidsscore en tijdsgegevens. Een vraag over uw data kan die data nooit veranderen.
Delen: één dashboard, dezelfde cijfers voor iedereen
Een antwoord in een chat helpt degene die de vraag stelde. Bij een maandafsluiting moet iedereen dezelfde cijfers voor zich hebben. In Dashboard Manager wordt op basis van de factuurdataset een dashboard voor de afsluiting van september aangemaakt; het begint als concept en wordt door te klikken opgebouwd in de ingebouwde editor — kerncijfers, gefactureerde bedragen per factuurdatum en een tabel met facturen. Geen code en geen aparte tool.
Met één klik wordt het gepubliceerd voor iedereen in de werkruimte. Op de dashboardpagina ziet het hele team dezelfde zeven facturen, dezelfde totalen in dollar en in euro, en op 16 september één staaf die boven alle andere uittorent — de dubbele factuur, in één oogopslag zichtbaar. De data worden bij elke analyserun bijgewerkt, zodat het dashboard bijblijft terwijl nieuwe documenten worden verwerkt.
Wat u kunt meenemen
- Vraag naar de bron, niet alleen naar het antwoord. Als een AI-antwoord niet kan aanwijzen van welke pagina het komt, is het niet klaar voor een betalingsbeslissing.
- Bewijs grote bedragen met SQL. Doet een bedrag ertoe, bevestig het dan met een telling die u kunt lezen, herhalen en aan een auditor laten zien.
- Beperk analyses tot lezen. Vragen over uw data mogen die data nooit kunnen veranderen.
- Publiceer één keer, deel één versie. Een gepubliceerd dashboard maakt een einde aan de discussie over wiens spreadsheet klopt.
Alle bedrijven en cijfers in de video zijn fictieve demodata.
U vraagt in woorden. U krijgt cijfers die u kunt controleren.