Hónapzárás van a Keldmoor nevű, kitalált ipari nagykereskedőnél. A pénzügyi osztály asztalán ott van egy köteg szeptemberi számla, egy szállítási szerződés és annak módosítása, beszerzési megrendelések, átvételi jegyzőkönyvek és a postázóban reggel beszkennelt iratok. A kérdések a szokásosak: jó árakat fizettünk-e, érkezett-e valami kétszer, és mekkora összeg forog kockán?
Megválaszolásukhoz általában PDF-eket kell egymás mellett megnyitni, számokat táblázatba másolni, és reménykedni, hogy semmi sem sikkad el. Új videónk, az Ask your invoices, ugyanezt a hónapzárást mutatja be a DocReveal-ben — a hétköznapi szavakkal begépelt kérdéstől egészen a dashboardig, amelyet az egész csapat megnyit. Három és fél perces, az oldal tetején megnézheti, és pénzügyi igazgatóknak, kontrollereknek és a szállítói számlákat kezelő csapatoknak készült, nem pedig adatmérnököknek. Íme, mit fog látni, és miért számít mindez.
A válaszok már ott vannak a dokumentumokban
Azok a tények, amelyekre egy pénzügyi csapatnak szüksége van, ritkán hiányoznak. Ott vannak a szerződésekben, a módosításokban, a számlákban és a szkennelt iratokban — szétszórva különböző fájlokban, formátumokban és nyelveken. A nehézség az, hogy gyorsan összekapcsoljuk őket, mégpedig úgy, hogy más is ellenőrizhesse.
Ez a második rész ugyanannyira számít, mint a gyorsaság. A forrás nélküli szám csupán vélemény. Ha egy válasz kifizetési döntés alapja lesz, vagy a vezetőség elé kerül, mindenki számára láthatónak kell lennie, honnan származik.
Kérdezzen: egyszerű kérdések, hivatkozással ellátott válaszok
A videó a RAG Manager-ben indul. A pénzügyi csapat azt kérdezi, hogy a beszállító a szerződésmódosítás után a helyes árakat számlázta-e. A válasz megnevezi azt az egyetlen számlát, amely nem stimmel: egy önzáró anyát 1,15 dolláron számláztak a módosításban rögzített 1,09 dollár helyett, így a számla 720,00 dollárral magasabb a kelleténél. Azt is megerősíti, hogy a többi szeptemberi számlán helyesek az árak.
Minden számadathoz hivatkozás tartozik. Egy kattintás rá, és megjelenik a forrás — ebben az esetben a módosítás oldala az új árral. Senkinek sem kell bemondásra elfogadnia a választ; a bizonyíték egy kattintásnyira van.
A második kérdés az összes szeptemberi megállapítást kéri egy táblázatban, beszállítónkénti diagrammal. A DocReveal az üzleti szabályok szerinti ellenőrzések eredményeire, a kinyert számlaadatokra és magukra a dokumentumokra támaszkodik, és kulcsmutatókkal, egy öt megállapítást tartalmazó táblázattal és egy diagrammal válaszol. A megállapítások együtt 15 900,36 dollárt tesznek ki, amelyet nem kellene kifizetni. A táblázat exportálható Excel-, Word- vagy Markdown-formátumba.
A szabályok szerinti eredmények ugyanazokból az ellenőrzésekből származnak, amelyeket a Checked, not trusted című videóban mutattunk be. Ahelyett, hogy találgatna, duplikátum-e egy számla, a chat el tudja olvasni az ítéletet.
Számoljon: egy lekérdezés, amelyet el tud olvasni
A legnagyobb megállapítás egy duplikátum: ugyanaz a számla e-mailben is megérkezett, és papírmásolatként a postázó szkennelt anyagában is. Ekkora összegnél a kontroller bizonyítékot akar, nem szöveget.
Ezért a videó átvált az Analytics Manager-be. Az „Érkezett-e valamelyik számla egynél többször?” kérdést a rendszer SQL-re fordítja, a lekérdezést pedig futtatás előtt ellenőrzésre megjeleníti, egy rövid, hétköznapi nyelvű magyarázattal együtt. Aki ért az SQL-hez, pontosan láthatja, mit számol majd meg a lekérdezés. Az eredmény egyetlen sor: ugyanaz a számlaszám, két példány, összesen 27 250,00 dollár.
Ezek a lekérdezések csak olvasnak. Kizárólag a saját munkaterülete adataira terjednek ki, az eredményük mérete felülről korlátozott, és a rendszer minden futtatást rögzít az azonosítójával, a megbízhatósági szintjével és a futási idejével együtt. Egy kérdés az adatairól soha nem változtathatja meg azokat.
Ossza meg: egy dashboard, mindenkinek ugyanazok a számok
A chatben kapott válasz annak segít, aki kérdezett. A hónapzáráshoz viszont mindenkinek ugyanazokat a számokat kell látnia. A Dashboard Manager-ben a számlák adatkészletére épülve elkészül a szeptemberi zárás dashboardja: piszkozatként indul, és a beépített szerkesztőben kattintásokkal áll össze — kulcsmutatók, kiállítási dátum szerinti számlázott összegek és egy számlatáblázat. Se kód, se külön eszköz.
Egyetlen kattintással közzé lehet tenni a dashboardot a munkaterület minden felhasználója számára. A dashboardok oldalán az egész csapat ugyanazt a hét számlát látja, ugyanazokat az összesítéseket dollárban és euróban, és a szeptember 16-i oszlopot, amely toronymagasan kiemelkedik a többi közül — ez a duplikátum, első pillantásra látható. Az adatok minden analitikai futtatással frissülnek, így a dashboard lépést tart az újonnan feldolgozott dokumentumokkal.
Mit vigyen magával
- Ne csak a választ kérje, hanem a forrást is. Ha egy AI-válasz nem tud rámutatni arra az oldalra, ahonnan származik, akkor még nem lehet rá kifizetési döntést alapozni.
- A nagy számokat lekérdezéssel bizonyítsa. Ha egy összeg számít, erősítse meg olyan számlálással, amelyet el lehet olvasni, meg lehet ismételni, és meg lehet mutatni egy auditornak.
- Az elemzés csak olvasson. Az adataira vonatkozó kérdések soha ne tudják megváltoztatni azokat.
- Egyszer tegye közzé, egy verziót osszon meg. A közzétett dashboard véget vet a vitának arról, kinek a táblázata a helyes.
A videóban szereplő összes vállalat és számadat kitalált demóadat.
Kérdezzen szavakkal. Kapjon ellenőrizhető számokat.