Keldmoorissa, kuvitteellisessa teollisuustuotteiden tukkuliikkeessä, on kuunvaihde. Taloushallinnolla on edessään pino syyskuun laskuja, toimitussopimus ja siihen tehty muutos, ostotilauksia, tavaran vastaanottoraportteja sekä aamulla postihuoneesta tullut skannaus. Kysymykset ovat tutut: maksoimmeko oikeat hinnat, saapuiko jokin kahdesti ja kuinka paljon on pelissä?
Niihin vastaaminen tarkoittaa yleensä, että PDF-tiedostoja avataan rinnakkain, lukuja kopioidaan taulukkoon ja toivotaan, ettei mikään livahda ohi. Uusi videomme, Ask your invoices, näyttää saman kuunvaihteen DocRevealissa — tavallisin sanoin kirjoitetusta kysymyksestä koontinäyttöön, jonka koko tiimi avaa. Video kestää kolme ja puoli minuuttia, voitte katsoa sen tämän sivun yläosasta, ja se on tehty talousjohtajille, controllereille ja ostoreskontratiimeille eikä datainsinööreille. Seuraavassa kerromme, mitä näette ja miksi sillä on merkitystä.
Vastaukset ovat jo dokumenteissa
Taloustiimin tarvitsemat tiedot puuttuvat harvoin. Ne ovat sopimuksissa, sopimusmuutoksissa, laskuissa ja skannauksissa — hajallaan eri tiedostoissa, formaateissa ja kielillä. Vaikeinta on yhdistää ne nopeasti ja niin, että joku toinen voi tarkistaa lopputuloksen.
Tämä jälkimmäinen seikka on yhtä tärkeä kuin nopeus. Luku ilman lähdettä on mielipide. Kun vastaus päätyy maksupäätökseen tai johdon pöydälle, jokaisen pitäisi nähdä, mistä se on peräisin.
Kysyminen: tavallisin sanoin, vastaukset lähdeviitteineen
Video alkaa RAG Managerista. Taloustiimi kysyy, laskuttiko toimittaja oikeat hinnat sopimusmuutoksen jälkeen. Vastaus nimeää sen yhden laskun, joka poikkeaa — lukkomutteri on laskutettu 1,15 dollarin hintaan muutoksen mukaisen 1,09 dollarin sijaan, minkä vuoksi lasku on 720,00 dollaria liian suuri — ja vahvistaa, että muut syyskuun laskut täsmäävät.
Jokaisella luvulla on lähdeviite. Yksi klikkaus viitteeseen näyttää lähteen — tässä tapauksessa sopimusmuutoksen sivun, jolla uusi hinta mainitaan. Kenenkään ei tarvitse luottaa vastaukseen sokeasti; todisteet ovat yhden klikkauksen päässä.
Toisessa kysymyksessä pyydetään kaikki syyskuun havainnot taulukkona sekä toimittajittainen kaavio. DocReveal hyödyntää liiketoimintasääntöjen tarkistusten tuloksia, poimittuja laskutietoja sekä itse dokumentteja ja vastaa tunnusluvuilla, viiden havainnon taulukolla ja kaaviolla. Havaintojen yhteissumma on 15 900,36 dollaria, eikä sitä pitäisi maksaa. Taulukon voi viedä Exceliin, Wordiin tai Markdown-muotoon.
Sääntöjen tulokset ovat peräisin samoista tarkistuksista, jotka esittelimme Checked, not trusted -videossa. Sen sijaan että chat arvailisi, onko lasku kaksoiskappale, se voi lukea tuomion.
Laskenta: kysely, jonka voitte lukea
Suurin havainto on kaksoiskappale: yksi lasku saapui sähköpostitse ja uudelleen paperikopiona postihuoneen skannauksessa. Näin suuren summan kohdalla controller haluaa todisteen, ei proosaa.
Siksi video siirtyy Analytics Manageriin. Kysymys ”Saapuiko jokin lasku useammin kuin kerran?” muunnetaan SQL:ksi, ja kysely näytetään tarkistettavaksi ennen sen suorittamista yhdessä lyhyen, tavallisin sanoin kirjoitetun selityksen kanssa. Jokainen, joka osaa lukea SQL:ää, näkee tarkalleen, mitä lasketaan. Tuloksena on yksi ainoa rivi: sama laskunumero, kaksi kappaletta, yhteensä 27 250,00 dollaria.
Nämä kyselyt vain lukevat. Ne koskevat ainoastaan oman työtilanne dataa, tulosten koolla on yläraja, ja jokainen ajo kirjataan tunnuksineen, luottamustasoineen ja ajoitustietoineen. Dataanne koskeva kysymys ei voi koskaan muuttaa sitä.
Jakaminen: yksi koontinäyttö, samat luvut kaikille
Chatissa annettu vastaus auttaa sitä, joka kysyi. Kuukausisulku edellyttää, että kaikilla on samat luvut edessään. Dashboard Managerissa luodaan laskuaineiston pohjalta koontinäyttö syyskuun kuukausisulkua varten; se on aluksi luonnos, ja se kootaan upotetussa editorissa klikkaamalla — tunnusluvut, laskutetut summat laskupäivän mukaan ja laskutaulukko. Ei koodia eikä erillistä työkalua.
Yhdellä klikkauksella se julkaistaan kaikille työtilan käyttäjille. Koontinäyttöjen sivulla koko tiimi näkee samat seitsemän laskua, samat loppusummat dollareina ja euroina sekä 16. syyskuuta pylvään, joka kohoaa korkealle muiden yläpuolelle — kaksoiskappaleen, jonka huomaa yhdellä silmäyksellä. Data päivittyy jokaisen analytiikka-ajon yhteydessä, joten koontinäyttö pysyy ajan tasalla, kun uusia dokumentteja käsitellään.
Mitä tästä kannattaa muistaa
- Kysykää lähdettä, ei pelkkää vastausta. Jos tekoälyn vastaus ei pysty osoittamaan sivua, jolta se on peräisin, se ei ole valmis maksupäätökseen.
- Todistakaa suuret luvut kyselyllä. Kun summalla on merkitystä, varmistakaa se laskennalla, jonka voitte lukea, toistaa ja näyttää tilintarkastajalle.
- Pitäkää analytiikka vain luku -tilassa. Dataanne koskevat kysymykset eivät saisi koskaan pystyä muuttamaan sitä.
- Julkaiskaa kerran, jakakaa yksi versio. Julkaistu koontinäyttö lopettaa väittelyn siitä, kenen taulukko on oikeassa.
Kaikki videon yritykset ja luvut ovat kuvitteellista demodataa.
Kysykää omin sanoin. Saatte luvut, jotka voitte tarkistaa.