Είναι τέλος του μήνα στην Keldmoor, μια πλασματική εταιρεία διανομής βιομηχανικών προϊόντων. Το οικονομικό τμήμα έχει μπροστά του μια στοίβα με τιμολόγια Σεπτεμβρίου, μια σύμβαση προμήθειας με μια τροποποίηση, εντολές αγοράς, δελτία παραλαβής και μια πρωινή σάρωση από το τμήμα αλληλογραφίας. Οι ερωτήσεις είναι οι συνηθισμένες: πληρώσαμε τις σωστές τιμές, ήρθε κάτι δύο φορές και πόσα χρήματα διακυβεύονται;
Για να απαντηθούν, συνήθως πρέπει να ανοίξει κανείς τα PDF το ένα δίπλα στο άλλο, να αντιγράψει νούμερα σε ένα υπολογιστικό φύλλο και να ελπίζει ότι δεν θα του ξεφύγει τίποτα. Το νέο μας βίντεο, Ask your invoices, δείχνει το ίδιο κλείσιμο μήνα στο DocReveal — από μια ερώτηση πληκτρολογημένη σε απλά λόγια μέχρι ένα dashboard που ανοίγει όλη η ομάδα. Διαρκεί τρεισήμισι λεπτά, μπορείτε να το δείτε στο πάνω μέρος αυτής της σελίδας και απευθύνεται σε οικονομικούς διευθυντές, υπεύθυνους οικονομικού ελέγχου και ομάδες πληρωτέων λογαριασμών, όχι σε μηχανικούς δεδομένων. Να τι θα δείτε και γιατί έχει σημασία.
Οι απαντήσεις βρίσκονται ήδη στα έγγραφα
Τα στοιχεία που χρειάζεται μια οικονομική ομάδα σπάνια λείπουν. Βρίσκονται σε συμβάσεις, τροποποιήσεις, τιμολόγια και σαρώσεις — σκόρπια σε διαφορετικά αρχεία, μορφές και γλώσσες. Το δύσκολο είναι να συνδεθούν γρήγορα και με τρόπο που μπορεί να επαληθεύσει και κάποιος άλλος.
Αυτό το δεύτερο σκέλος μετράει όσο και η ταχύτητα. Ένας αριθμός χωρίς πηγή είναι απλώς μια γνώμη. Όταν μια απάντηση καταλήγει σε απόφαση πληρωμής ή φτάνει μπροστά στη διοίκηση, όλοι πρέπει να μπορούν να δουν από πού προήλθε.
Ρωτήστε: απλές ερωτήσεις, απαντήσεις με παραπομπές
Το βίντεο ανοίγει στο RAG Manager. Η οικονομική ομάδα ρωτά αν ο προμηθευτής χρέωσε τις σωστές τιμές μετά την τροποποίηση της σύμβασης. Η απάντηση κατονομάζει το μοναδικό τιμολόγιο με απόκλιση: ένα παξιμάδι ασφαλείας χρεώθηκε 1,15 $ αντί για 1,09 $ που ορίζει η τροποποίηση, με αποτέλεσμα το τιμολόγιο να είναι κατά 720,00 $ υψηλότερο. Επιβεβαιώνει επίσης ότι στα υπόλοιπα τιμολόγια του Σεπτεμβρίου οι τιμές είναι σωστές.
Κάθε νούμερο συνοδεύεται από παραπομπή. Ένα κλικ πάνω της δείχνει την πηγή — εδώ, τη σελίδα της τροποποίησης με τη νέα τιμή. Κανείς δεν χρειάζεται να πάρει την απάντηση τοις μετρητοίς· η απόδειξη απέχει μόλις ένα κλικ.
Η δεύτερη ερώτηση ζητά όλα τα ευρήματα του Σεπτεμβρίου σε έναν πίνακα, με γράφημα ανά προμηθευτή. Το DocReveal αντλεί από τα αποτελέσματα των ελέγχων επιχειρηματικών κανόνων, από τα εξαγμένα δεδομένα των τιμολογίων και από τα ίδια τα έγγραφα, και απαντά με βασικούς δείκτες, έναν πίνακα με πέντε ευρήματα και ένα γράφημα. Συνολικά ανέρχονται σε 15.900,36 $ που δεν πρέπει να πληρωθούν. Ο πίνακας μπορεί να εξαχθεί σε Excel, Word ή Markdown.
Τα αποτελέσματα των κανόνων προέρχονται από τους ίδιους ελέγχους που δείξαμε στο βίντεο Checked, not trusted. Αντί να μαντεύει αν ένα τιμολόγιο είναι διπλότυπο, το chat μπορεί να διαβάσει την ετυμηγορία.
Μετρήστε: ένα ερώτημα που μπορείτε να διαβάσετε
Το μεγαλύτερο εύρημα είναι ένα διπλότυπο: ένα τιμολόγιο ήρθε με email και ξανά ως έντυπο αντίγραφο μέσα στη σάρωση του τμήματος αλληλογραφίας. Για ένα τόσο μεγάλο ποσό, ένας υπεύθυνος οικονομικού ελέγχου θέλει αποδείξεις, όχι λόγια.
Έτσι, το βίντεο περνά στο Analytics Manager. Η ερώτηση «Ήρθε κάποιο τιμολόγιο περισσότερες από μία φορές;» μεταφράζεται σε SQL και το ερώτημα εμφανίζεται για έλεγχο πριν εκτελεστεί, μαζί με μια σύντομη εξήγηση σε απλά λόγια. Όποιος διαβάζει SQL μπορεί να δει ακριβώς τι θα μετρηθεί. Το αποτέλεσμα είναι μία μόνο γραμμή: ο ίδιος αριθμός τιμολογίου, δύο αντίγραφα, 27.250,00 $ συνολικά.
Αυτά τα ερωτήματα μόνο διαβάζουν. Περιορίζονται στα δεδομένα του δικού σας χώρου εργασίας και σε ένα ανώτατο μέγεθος αποτελέσματος, ενώ κάθε εκτέλεση καταγράφεται με το αναγνωριστικό της, τον βαθμό βεβαιότητας και τον χρόνο εκτέλεσης. Μια ερώτηση για τα δεδομένα σας δεν μπορεί ποτέ να τα αλλάξει.
Μοιραστείτε: ένα dashboard, τα ίδια νούμερα για όλους
Μια απάντηση στο chat βοηθά αυτόν που ρώτησε. Το κλείσιμο του μήνα όμως χρειάζεται τα ίδια νούμερα μπροστά σε όλους. Στο Dashboard Manager δημιουργείται πάνω στο σύνολο δεδομένων των τιμολογίων ένα dashboard για το κλείσιμο του Σεπτεμβρίου· ξεκινά ως πρόχειρο και στήνεται με κλικ στον ενσωματωμένο επεξεργαστή — βασικοί δείκτες, τιμολογημένα ποσά ανά ημερομηνία έκδοσης και ένας πίνακας τιμολογίων. Χωρίς κώδικα και χωρίς ξεχωριστό εργαλείο.
Με ένα κλικ το dashboard δημοσιεύεται για όλους στον χώρο εργασίας. Στη σελίδα των dashboards, όλη η ομάδα βλέπει τα ίδια επτά τιμολόγια, τα ίδια σύνολα σε δολάρια και σε ευρώ και μία στήλη στις 16 Σεπτεμβρίου που υψώνεται πάνω από τις υπόλοιπες — το διπλότυπο, ορατό με μια ματιά. Τα δεδομένα ανανεώνονται σε κάθε εκτέλεση των αναλύσεων, ώστε το dashboard να συμβαδίζει με την επεξεργασία νέων εγγράφων.
Τι να κρατήσετε
- Ζητήστε την πηγή, όχι μόνο την απάντηση. Αν μια απάντηση της ΤΝ δεν μπορεί να δείξει τη σελίδα από την οποία προήλθε, δεν είναι έτοιμη για απόφαση πληρωμής.
- Αποδείξτε τα μεγάλα νούμερα με ένα ερώτημα. Όταν ένα ποσό μετράει, επιβεβαιώστε το με μια καταμέτρηση που μπορείτε να διαβάσετε, να επαναλάβετε και να δείξετε σε έναν ελεγκτή.
- Κρατήστε την ανάλυση μόνο για ανάγνωση. Οι ερωτήσεις για τα δεδομένα σας δεν πρέπει ποτέ να μπορούν να τα αλλάξουν.
- Δημοσιεύστε μία φορά, μοιραστείτε μία εκδοχή. Ένα δημοσιευμένο dashboard βάζει τέλος στη συζήτηση για το ποιανού το υπολογιστικό φύλλο είναι το σωστό.
Όλες οι εταιρείες και τα νούμερα στο βίντεο είναι πλασματικά δεδομένα επίδειξης.
Ρωτήστε με λέξεις. Πάρτε νούμερα που μπορείτε να ελέγξετε.