Es ist Monatsabschluss bei Keldmoor, einem fiktiven Großhändler für Industriebedarf. Die Finanzabteilung hat einen Stapel Septemberrechnungen vor sich, dazu einen Liefervertrag mit Nachtrag, Bestellungen, Wareneingangsberichte und den morgendlichen Scan aus der Poststelle. Die Fragen sind die üblichen: Haben wir die richtigen Preise bezahlt, ist etwas doppelt eingegangen, und wie viel steht auf dem Spiel?
Um sie zu beantworten, öffnet man meist PDFs nebeneinander, überträgt Zahlen in eine Tabelle und hofft, dass nichts durchrutscht. Unser neues Video Ask your invoices zeigt denselben Monatsabschluss in DocReveal — von einer Frage, die in einfachen Worten eingetippt wird, bis zum Dashboard, das jeder im Team aufruft. Es dauert dreieinhalb Minuten, Sie können es oben auf dieser Seite ansehen, und es richtet sich an Finanzleitung, Controlling und Kreditorenbuchhaltung statt an Data Engineers. Hier erfahren Sie, was Sie sehen werden und warum das wichtig ist.
Die Antworten stehen bereits in den Dokumenten
Die Fakten, die ein Finanzteam braucht, fehlen selten. Sie stecken in Verträgen, Nachträgen, Rechnungen und Scans — verteilt auf Dateien, Formate und Sprachen. Schwierig ist, sie schnell miteinander zu verknüpfen, und zwar so, dass jemand anderes es nachprüfen kann.
Dieser zweite Teil ist genauso wichtig wie das Tempo. Eine Zahl ohne Quelle ist eine Meinung. Wenn eine Antwort in eine Zahlungsentscheidung einfließt oder der Geschäftsleitung vorgelegt wird, sollte jeder sehen können, woher sie stammt.
Fragen: einfache Worte, belegte Antworten
Das Video beginnt im RAG Manager. Das Finanzteam fragt, ob der Lieferant nach dem Vertragsnachtrag die richtigen Preise berechnet hat. Die Antwort nennt die eine Rechnung, die aus der Reihe fällt — eine Sicherungsmutter wurde mit 1,15 $ statt mit den im Nachtrag vereinbarten 1,09 $ berechnet, wodurch die Rechnung um 720,00 $ zu hoch ausfällt — und bestätigt, dass die übrigen Septemberrechnungen stimmen.
Jede Zahl ist mit einer Quellenangabe versehen. Ein Klick darauf zeigt die Quelle — in diesem Fall die Seite des Nachtrags mit dem neuen Preis. Niemand muss die Antwort auf Treu und Glauben hinnehmen; der Beleg ist nur einen Klick entfernt.
Die zweite Frage fordert alle Auffälligkeiten aus dem September als Tabelle an, dazu ein Diagramm nach Lieferanten. DocReveal stützt sich auf die Ergebnisse der Geschäftsregelprüfungen, auf die extrahierten Rechnungsdaten und auf die Dokumente selbst und antwortet mit Kennzahlen, einer Tabelle mit fünf Auffälligkeiten und einem Diagramm. Zusammen ergeben sie 15.900,36 $, die nicht gezahlt werden sollten. Die Tabelle lässt sich nach Excel, Word oder Markdown exportieren.
Die Regelergebnisse stammen aus denselben Prüfungen, die wir im Video Checked, not trusted gezeigt haben. Statt zu raten, ob eine Rechnung eine Dublette ist, kann der Chat das Urteil nachlesen.
Zählen: eine Abfrage, die Sie lesen können
Die größte Auffälligkeit ist eine Dublette: Eine Rechnung kam per E-Mail und ein zweites Mal als Papierkopie im Scan der Poststelle. Bei einem so hohen Betrag will ein Controller Beweise sehen, keine Prosa.
Deshalb wechselt das Video in den Analytics Manager. Die Frage „Ist eine Rechnung mehr als einmal eingegangen?“ wird in SQL übersetzt, und die Abfrage wird vor der Ausführung zur Prüfung angezeigt, zusammen mit einer kurzen Erklärung in einfachen Worten. Wer SQL lesen kann, sieht genau, was gezählt wird. Das Ergebnis ist eine einzige Zeile: dieselbe Rechnungsnummer, zwei Exemplare, insgesamt 27.250,00 $.
Diese Abfragen lesen nur. Sie sind auf die Daten Ihres eigenen Arbeitsbereichs beschränkt, die Ergebnismenge ist gedeckelt, und jeder Lauf wird mit ID, Konfidenz und Zeitangaben protokolliert. Eine Frage zu Ihren Daten kann diese niemals verändern.
Teilen: ein Dashboard, dieselben Zahlen für alle
Eine Antwort im Chat hilft dem, der gefragt hat. Für einen Monatsabschluss müssen alle dieselben Zahlen vor sich haben. Im Dashboard Manager entsteht auf Basis der Rechnungsdaten ein Dashboard für den Septemberabschluss; es beginnt als Entwurf und wird im eingebetteten Editor per Klick aufgebaut — Kennzahlen, Rechnungsbeträge nach Ausstellungsdatum und eine Rechnungstabelle. Ohne Code und ohne separates Tool.
Mit einem Klick wird es für alle im Arbeitsbereich veröffentlicht. Auf der Dashboard-Seite sieht das ganze Team dieselben sieben Rechnungen, dieselben Summen in Dollar und in Euro und am 16. September einen Balken, der alle anderen überragt — die Dublette, auf einen Blick erkennbar. Die Daten werden bei jedem Analyselauf aktualisiert, sodass das Dashboard Schritt hält, während neue Dokumente verarbeitet werden.
Was Sie mitnehmen können
- Fragen Sie nach der Quelle, nicht nur nach der Antwort. Wenn eine KI-Antwort nicht auf die Seite verweisen kann, aus der sie stammt, ist sie nicht reif für eine Zahlungsentscheidung.
- Belegen Sie die großen Zahlen mit einer Abfrage. Wenn es auf einen Betrag ankommt, bestätigen Sie ihn mit einer Zählung, die Sie lesen, wiederholen und einem Prüfer vorlegen können.
- Beschränken Sie Analysen auf reinen Lesezugriff. Fragen zu Ihren Daten sollten diese niemals verändern können.
- Veröffentlichen Sie einmal und teilen Sie eine einzige Version. Ein veröffentlichtes Dashboard beendet die Debatte darüber, wessen Tabelle stimmt.
Alle Unternehmen und Zahlen im Video sind fiktive Demodaten.
In Worten fragen. Nachprüfbare Zahlen erhalten.