Вигаданий промисловий дистриб’ютор Keldmoor закриває місяць. На столі у фінансового відділу — стос вересневих рахунків, договір поставки з додатковою угодою, замовлення на закупівлю, акти приймання та ранковий скан паперової пошти. Запитання ті самі, що й завжди: чи правильні ціни ми сплатили, чи не надійшло щось двічі й скільки грошей на кону?
Щоб на них відповісти, зазвичай доводиться відкривати PDF-файли поруч, переносити цифри в електронну таблицю й сподіватися, що нічого не прослизне. Наше нове відео Ask your invoices показує те саме закриття місяця в DocReveal — від запитання, набраного простими словами, до дашборду, який відкриває вся команда. Ролик триває три з половиною хвилини, переглянути його можна вгорі цієї сторінки, і створено його для фінансових директорів і контролерів, а також відділів розрахунків із постачальниками, а не для інженерів даних. Ось що ви побачите і чому це важливо.
Відповіді вже є в документах
Фактів, потрібних фінансовій службі, рідко бракує. Вони містяться в договорах, додаткових угодах, рахунках і сканах — і розпорошені між різними файлами, форматами й мовами. Складність у тому, щоб швидко пов’язати їх між собою, причому так, щоб хтось інший міг це перевірити.
Друге важить не менше за швидкість. Цифра без джерела — це лише думка. Коли відповідь стає підставою для рішення про платіж або потрапляє до керівництва, кожен повинен мати змогу побачити, звідки вона взялася.
Запитати: прості запитання, відповіді з посиланнями на джерела
Відео починається в RAG Manager. Фінансова служба запитує, чи правильні ціни виставив постачальник після зміни договору. Відповідь указує на єдиний рахунок із розбіжністю: стопорну гайку в ньому виставлено за ціною 1,15 $, а не 1,09 $, як передбачено додатковою угодою, і через це рахунок завищено на 720,00 $. Крім того, відповідь підтверджує, що в решті вересневих рахунків ціни правильні.
Кожна цифра має посилання на джерело. Одним клацанням можна відкрити саме джерело — у цьому разі сторінку додаткової угоди з новою ціною. Нікому не доводиться вірити відповіді на слово: доказ — за одне клацання.
Друге запитання — звести всі виявлені за вересень проблеми в таблицю з діаграмою за постачальниками. DocReveal спирається на результати перевірок за бізнес-правилами, на витягнуті дані рахунків і на самі документи та відповідає ключовими показниками, таблицею з п’ятьма виявленими проблемами й діаграмою. Разом це 15 900,36 $, які не слід сплачувати. Таблицю можна експортувати в Excel, Word або Markdown.
Результати за правилами отримано тими самими перевірками, які ми показували у відео Checked, not trusted. Замість того щоб гадати, чи не є рахунок дублікатом, чат може прочитати вердикт.
Порахувати: запит, який можна прочитати
Найбільша з виявлених проблем — дублікат: той самий рахунок надійшов електронною поштою й ще раз — паперовою копією в ранковому скані пошти. Коли йдеться про таку суму, контролерові потрібні докази, а не слова.
Тож відео переходить до Analytics Manager. Запитання «Чи надходив якийсь рахунок понад один раз?» перекладається на SQL, а запит перед виконанням показується на перевірку разом із коротким поясненням простими словами. Кожен, хто читає SQL, може точно побачити, що саме буде пораховано. Результат — один рядок: той самий номер рахунку, дві копії, разом 27 250,00 $.
Такі запити лише читають дані. Вони обмежені даними вашого власного робочого простору та максимальним обсягом результату, а кожен запуск записується з ідентифікатором, рівнем упевненості та часом виконання. Запитання про ваші дані ніколи не зможе їх змінити.
Поділитися: один дашборд, ті самі цифри для всіх
Відповідь у чаті допомагає тому, хто запитав. А під час закриття місяця всі мають бачити ті самі цифри. У Dashboard Manager на основі набору даних рахунків створюється дашборд для закриття вересня. Спочатку він існує як чернетка, а збирають його клацаннями миші у вбудованому редакторі — ключові показники, суми рахунків за датою виставлення й таблиця рахунків. Без коду й без окремого інструмента.
Одне клацання — і дашборд опубліковано для всіх у робочому просторі. На сторінці дашбордів уся команда бачить ті самі сім рахунків, ті самі підсумки в доларах і в євро та один стовпчик 16 вересня, що височіє над рештою, — це дублікат, помітний з першого погляду. Дані оновлюються з кожним запуском аналітики, тож дашборд не відстає від обробки нових документів.
Що взяти з собою
- Вимагайте не лише відповідь, а й джерело. Якщо відповідь ШІ не може вказати сторінку, звідки вона взята, ухвалювати на її підставі рішення про платіж зарано.
- Доводьте великі суми запитом. Коли сума має значення, підтвердьте її підрахунком, який можна прочитати, повторити й показати аудиторові.
- Нехай аналіз лише читає. Запитання про ваші дані ніколи не повинні мати змоги їх змінити.
- Публікуйте один раз, діліться однією версією. Опублікований дашборд кладе край суперечкам про те, чия таблиця правильна.
Усі компанії та цифри у відео — вигадані демонстраційні дані.
Питайте словами. Отримуйте цифри, які можна перевірити.