Det är månadsbokslut hos Keldmoor, en fiktiv grossist inom industriprodukter. Ekonomiavdelningen har framför sig en bunt fakturor från september, ett leveransavtal med ett tillägg, inköpsordrar, godsmottagningsrapporter och en morgonskanning från postrummet. Frågorna är de vanliga: har vi betalat rätt priser, har något kommit in två gånger, och hur mycket står på spel?
Att besvara dem innebär oftast att öppna pdf-filer sida vid sida, kopiera siffror till ett kalkylblad och hoppas att inget faller mellan stolarna. Vår nya video, Ask your invoices, visar samma månadsbokslut i DocReveal — från en fråga som skrivs med vanliga ord till en dashboard som hela teamet öppnar. Den är tre och en halv minut lång, ni kan se den högst upp på den här sidan, och den är gjord för ekonomichefer, controllers och leverantörsreskontran snarare än för dataingenjörer. Här beskriver vi vad ni får se och varför det spelar roll.
Svaren finns redan i dokumenten
Fakta som ett ekonomiteam behöver saknas sällan. De finns i avtal, tillägg, fakturor och skanningar — utspridda över filer, format och språk. Det svåra är att koppla ihop dem snabbt och på ett sätt som någon annan kan verifiera.
Den senare delen är lika viktig som snabbheten. En siffra utan källa är en åsikt. När ett svar hamnar i ett betalningsbeslut eller på ledningens bord bör alla kunna se var det kommer ifrån.
Fråga: vanliga ord, svar med källhänvisning
Videon börjar i RAG Manager. Ekonomiteamet frågar om leverantören fakturerade rätt priser efter avtalstillägget. Svaret pekar ut den enda faktura som avviker — en låsmutter fakturerad för 1,15 USD i stället för de 1,09 USD som tillägget anger, vilket gör fakturan 720,00 USD för hög — och bekräftar att övriga fakturor från september stämmer.
Varje siffra har en källhänvisning. Ett klick på den visar källan — i det här fallet sidan i avtalstillägget med det nya priset. Ingen behöver ta svaret för gott; beviset finns ett klick bort.
Den andra frågan ber om alla avvikelser från september i en tabell, med ett diagram per leverantör. DocReveal hämtar underlag från resultaten av affärsregelkontrollerna, från de extraherade fakturauppgifterna och från själva dokumenten och svarar med nyckeltal, en tabell med fem avvikelser och ett diagram. Tillsammans uppgår de till 15 900,36 USD som inte bör betalas. Tabellen kan exporteras till Excel, Word eller Markdown.
Regelresultaten kommer från samma kontroller som vi visade i videon Checked, not trusted. I stället för att gissa om en faktura är en dubblett kan chatten läsa av bedömningen.
Räkna: en SQL-fråga ni kan läsa
Den största avvikelsen är en dubblett: en faktura kom in via e-post och en gång till som papperskopia i skanningen från postrummet. För ett så stort belopp vill en controller ha bevis, inte prosa.
Därför går videon vidare till Analytics Manager. Frågan ”Har någon faktura kommit in mer än en gång?” översätts till SQL, och SQL-frågan visas för granskning innan den körs, tillsammans med en kort förklaring med vanliga ord. Den som kan läsa SQL ser exakt vad som kommer att räknas. Resultatet är en enda rad: samma fakturanummer, två exemplar, totalt 27 250,00 USD.
De här SQL-frågorna läser bara. De omfattar enbart data i er egen arbetsyta och har ett tak för resultatets storlek, och varje körning loggas med ID, konfidensgrad och tidsuppgifter. Att ställa en fråga om era data kan aldrig ändra dem.
Dela: en dashboard, samma siffror för alla
Ett svar i en chatt hjälper den som frågade. Ett månadsbokslut kräver att alla har samma siffror framför sig. I Dashboard Manager skapas en dashboard för septemberbokslutet utifrån fakturadatasetet; den börjar som utkast och byggs upp med klick i den inbyggda editorn — nyckeltal, fakturerade belopp per fakturadatum och en tabell över fakturor. Ingen kod och inget separat verktyg.
Med ett klick publiceras den för alla i arbetsytan. På dashboardsidan ser hela teamet samma sju fakturor, samma summor i dollar och i euro och den 16 september en stapel som tornar upp sig över alla andra — dubbletten, synlig vid första anblicken. Uppgifterna uppdateras vid varje analyskörning, så att dashboarden hänger med när nya dokument bearbetas.
Det här tar ni med er
- Fråga efter källan, inte bara efter svaret. Om ett AI-svar inte kan peka på sidan det kommer från är det inte redo för ett betalningsbeslut.
- Bevisa de stora beloppen med en SQL-fråga. Bekräfta ett belopp som spelar roll med en sammanräkning som ni kan läsa, upprepa och visa för en revisor.
- Håll analysen skrivskyddad. Frågor om era data ska aldrig kunna ändra dem.
- Publicera en gång, dela en version. En publicerad dashboard sätter punkt för diskussionen om vems kalkylblad som stämmer.
Alla företag och siffror i videon är fiktiva demodata.
Fråga med ord. Få siffror ni kan kontrollera.