É fim de mês na Keldmoor, uma distribuidora industrial fictícia. A equipa financeira tem em mãos uma pilha de faturas de setembro, um contrato de fornecimento com uma adenda, notas de encomenda, relatórios de receção e uma digitalização feita de manhã na sala de correio. As perguntas são as do costume: pagámos os preços certos, chegou alguma coisa duas vezes e quanto está em jogo?
Responder-lhes implica normalmente abrir PDF lado a lado, copiar números para uma folha de cálculo e fazer figas para que nada escape. O nosso novo vídeo, Ask your invoices, mostra esse mesmo fecho do mês no DocReveal — desde uma pergunta escrita em palavras simples até um dashboard que toda a equipa abre. Dura três minutos e meio, pode vê-lo no topo desta página e foi feito para diretores financeiros, controllers e equipas de contas a pagar, e não para engenheiros de dados. Eis o que vai ver e porque é que isso importa.
As respostas já estão nos documentos
Os factos de que uma equipa financeira precisa raramente faltam. Estão em contratos, adendas, faturas e digitalizações — espalhados por ficheiros, formatos e línguas. O difícil é relacioná-los depressa, e de uma forma que outra pessoa possa verificar.
Essa segunda parte importa tanto como a rapidez. Um número sem fonte é uma opinião. Quando uma resposta acaba numa decisão de pagamento ou em cima da mesa da direção, todos deveriam poder ver de onde veio.
Perguntar: palavras simples, respostas com fonte
O vídeo começa no RAG Manager. A equipa financeira pergunta se o fornecedor faturou os preços corretos depois da adenda ao contrato. A resposta identifica a única fatura que não bate certo — uma contraporca faturada a 1,15 USD em vez dos 1,09 USD fixados na adenda, o que inflaciona a fatura em 720,00 USD — e confirma que as restantes faturas de setembro batem certo.
Cada número traz uma citação. Um clique nela mostra a fonte — neste caso, a página da adenda com o novo preço. Ninguém tem de aceitar a resposta às cegas; a prova está à distância de um clique.
A segunda pergunta pede todas as anomalias de setembro numa tabela, com um gráfico por fornecedor. O DocReveal baseia-se nos resultados das verificações das regras de negócio, nos dados extraídos das faturas e nos próprios documentos, e responde com indicadores-chave, uma tabela de cinco anomalias e um gráfico. No total, somam 15 900,36 USD que não deveriam ser pagos. A tabela pode ser exportada para Excel, Word ou Markdown.
Os resultados das regras vêm das mesmas verificações que mostrámos em Checked, not trusted. Em vez de adivinhar se uma fatura é um duplicado, o chat pode ler o veredicto.
Contar: uma consulta que pode ler
A maior anomalia é um duplicado: uma fatura chegou por e-mail e voltou a chegar como cópia em papel na digitalização da sala de correio. Perante um montante tão elevado, um controller quer provas, não palavras.
Por isso, o vídeo passa para o Analytics Manager. A pergunta «Alguma fatura chegou mais do que uma vez?» é traduzida para SQL, e a consulta é apresentada para revisão antes de ser executada, juntamente com uma breve explicação em palavras simples. Quem souber ler SQL pode ver exatamente o que vai ser contado. O resultado é uma única linha: o mesmo número de fatura, duas cópias, 27 250,00 USD no total.
Estas consultas limitam-se a ler. Estão restritas aos dados do seu próprio espaço de trabalho e a um volume máximo de resultados, e cada execução fica registada com o respetivo ID, grau de confiança e duração. Fazer uma pergunta sobre os seus dados nunca os pode alterar.
Partilhar: um dashboard, os mesmos números para todos
Uma resposta num chat ajuda quem perguntou. Um fecho do mês exige os mesmos números à vista de todos. No Dashboard Manager, é criado um dashboard para o fecho de setembro sobre o conjunto de dados das faturas; começa como rascunho e constrói-se com cliques no editor integrado — indicadores-chave, montantes faturados por data de emissão e uma tabela de faturas. Sem código e sem ferramentas à parte.
Um clique publica-o para todos no espaço de trabalho. Na página de dashboards, toda a equipa vê as mesmas sete faturas, os mesmos totais em dólares e em euros, e uma barra que se ergue muito acima das outras a 16 de setembro — o duplicado, visível à primeira vista. Os dados são atualizados a cada execução da análise, pelo que o dashboard acompanha o ritmo à medida que são processados novos documentos.
O que reter
- Peça a fonte, não apenas a resposta. Se uma resposta de IA não consegue indicar a página de onde veio, não está pronta para uma decisão de pagamento.
- Prove os números importantes com uma consulta. Quando um montante importa, confirme-o com uma contagem que possa ler, repetir e mostrar a um auditor.
- Mantenha a análise em modo só de leitura. As perguntas sobre os seus dados nunca deveriam poder alterá-los.
- Publique uma vez, partilhe uma só versão. Um dashboard publicado acaba com a discussão sobre qual folha de cálculo está certa.
Todas as empresas e números do vídeo são dados de demonstração fictícios.
Pergunte por palavras suas. Obtenha números que pode verificar.