C’est la clôture mensuelle chez Keldmoor, un distributeur industriel fictif. L’équipe financière a devant elle une pile de factures de septembre, un contrat d’approvisionnement et son avenant, des bons de commande, des bons de réception et un scan réalisé le matin par le service courrier. Les questions sont toujours les mêmes : avons-nous payé les bons prix, une pièce est-elle arrivée deux fois, et quel montant est en jeu ?
Pour y répondre, il faut en général ouvrir des PDF côte à côte, recopier des chiffres dans un tableur et espérer que rien ne passe entre les mailles du filet. Notre nouvelle vidéo, Ask your invoices, montre cette même clôture dans DocReveal — d’une question tapée en langage courant jusqu’à un tableau de bord que toute l’équipe consulte. Elle dure trois minutes et demie, vous pouvez la regarder en haut de cette page, et elle s’adresse aux directeurs financiers, aux contrôleurs financiers et aux équipes de comptabilité fournisseurs plutôt qu’aux ingénieurs data. Voici ce que vous allez voir, et pourquoi c’est important.
Les réponses sont déjà dans les documents
Les faits dont une équipe financière a besoin manquent rarement. Ils se trouvent dans les contrats, les avenants, les factures et les scans — éparpillés entre fichiers, formats et langues. Le plus difficile est de les relier rapidement, et d’une façon que quelqu’un d’autre puisse vérifier.
Ce second point compte autant que la rapidité. Un chiffre sans source n’est qu’une opinion. Quand une réponse sert à décider d’un paiement ou remonte jusqu’à la direction, chacun devrait pouvoir voir d’où elle vient.
Interroger : des questions simples, des réponses sourcées
La vidéo s’ouvre sur RAG Manager. L’équipe financière demande si le fournisseur a facturé les bons prix après l’avenant au contrat. La réponse désigne la seule facture qui ne tombe pas juste — un écrou de blocage facturé 1,15 $ au lieu des 1,09 $ fixés par l’avenant, soit 720,00 $ de trop sur la facture — et confirme que les autres factures de septembre sont conformes.
Chaque chiffre est assorti d’une citation. Un clic dessus affiche la source — en l’occurrence, la page de l’avenant qui fixe le nouveau prix. Personne n’a à croire la réponse sur parole ; la preuve est à un clic.
La deuxième question demande toutes les anomalies de septembre sous forme de tableau, avec un graphique par fournisseur. DocReveal s’appuie sur les résultats des contrôles de règles métier, sur les données extraites des factures et sur les documents eux-mêmes, et répond avec des indicateurs clés, un tableau de cinq anomalies et un graphique. Au total, elles représentent 15 900,36 $ qui ne devraient pas être payés. Le tableau peut être exporté vers Excel, Word ou Markdown.
Les résultats des règles proviennent de ces mêmes contrôles que nous avons présentés dans Checked, not trusted. Au lieu de deviner si une facture est un doublon, le chat peut lire le verdict.
Compter : une requête que vous pouvez lire
La plus grosse anomalie est un doublon : une facture est arrivée par e-mail, puis une seconde fois en copie papier dans le scan du service courrier. Pour un montant aussi élevé, un contrôleur financier veut des preuves, pas des phrases.
La vidéo passe donc à Analytics Manager. La question « Une facture est-elle arrivée plus d’une fois ? » est traduite en SQL, et la requête est présentée pour relecture avant son exécution, avec une courte explication en termes simples. Quiconque sait lire le SQL peut voir exactement ce qui sera compté. Le résultat tient en une seule ligne : le même numéro de facture, deux exemplaires, 27 250,00 $ au total.
Ces requêtes ne font que lire. Elles se limitent aux données de votre propre espace de travail et à un volume de résultats plafonné, et chaque exécution est enregistrée avec son identifiant, son niveau de confiance et sa durée. Poser une question sur vos données ne peut jamais les modifier.
Partager : un tableau de bord, les mêmes chiffres pour tous
Une réponse dans un chat aide la personne qui a posé la question. Une clôture mensuelle exige les mêmes chiffres sous les yeux de tous. Dans Dashboard Manager, un tableau de bord pour la clôture de septembre est créé sur le jeu de données des factures ; il démarre à l’état de brouillon et se construit en cliquant dans l’éditeur intégré — indicateurs clés, montants facturés par date d’émission et tableau des factures. Pas de code, pas d’outil séparé.
Un clic suffit pour le publier auprès de tous les membres de l’espace de travail. Sur la page des tableaux de bord, toute l’équipe voit les mêmes sept factures, les mêmes totaux en dollars et en euros, et une barre qui domine toutes les autres le 16 septembre — le doublon, visible au premier coup d’œil. Les données sont actualisées à chaque exécution analytique, si bien que le tableau de bord reste à jour à mesure que de nouveaux documents sont traités.
Ce qu’il faut retenir
- Demandez la source, pas seulement la réponse. Si une réponse d’IA ne peut pas indiquer la page dont elle provient, elle n’est pas prête pour une décision de paiement.
- Prouvez les chiffres importants par une requête. Quand un montant compte, confirmez-le par un comptage que vous pouvez lire, refaire et montrer à un auditeur.
- Gardez l’analyse en lecture seule. Les questions sur vos données ne devraient jamais pouvoir les modifier.
- Publiez une fois, partagez une seule version. Un tableau de bord publié met fin au débat pour savoir quel tableur est le bon.
Toutes les entreprises et tous les chiffres de la vidéo sont des données de démonstration fictives.
Posez vos questions en toutes lettres. Obtenez des chiffres vérifiables.