E hënë, ora 9:00. Një auditues i jashtëm dërgon një kërkesë: çdo faturë furnitori nga kampioni i shtatorit, një rresht për çdo faturë, si skedar CSV deri të premten. Furnitori, numri dhe data e faturës, porosia e blerjes, kushtet e pagesës, afati i pagesës, monedha dhe totali.
Asnjë sistem nuk e ka këtë listë në këtë formë. Përgjigjet gjenden te vetë dokumentet — fatura në anglisht, spanjisht dhe çekisht, si dhe një kopje letre nga skanimi i mëngjesit në zyrën e postës. Zakonisht kjo do të thotë rishkrim me dorë, ose një tiketë për IT-në që të ndërtojë një raport.
Videoja jonë e re udhëzuese, Gati për auditim, sipas kërkesës, tregon një rrugë të tretë. Zgjat pak më pak se gjashtë minuta, mund ta shikoni në krye të kësaj faqeje dhe ndjek ekipin e llogarive të pagueshme të Keldmoor, një distributor fiktiv, nga kërkesa deri te përgjigjja. Tre hapa, pa kod. Auditimi është vetëm një shembull: të njëjtët hapa ju japin çdo listë, në formën që ju nevojitet, nga çdo grup dokumentesh.
Hapi i parë: përshkruani kolonat që ju duhen
Gjithçka nis në Model Manager. Një model përcakton cilat fusha nxjerr DocReveal nga dokumentet dhe në çfarë strukture. Modelet kanonike përshkruajnë llojet e zakonshme të dokumenteve; modelet e personalizuara janë tuajat, të përshtatura për sistemet tuaja ose për një kërkesë të vetme.
Ekipi krijon një model bosh të quajtur Audit sample dhe i shton tetë fusha — pikërisht kolonat e audituesit. Çdo fushë merr një lloj — tekst, numër, numër i plotë, po ose jo, objekt ose listë e mbivendosur, si artikujt e një fature — dhe datat marrin formatin Date.
Pjesa më e rëndësishme është përshkrimi. Ai i kalon AI-së që lexon dokumentet, prandaj shpjegon me fjalë të thjeshta çfarë do të thotë fusha: emri ligjor i furnitorit, siç është shtypur në faturë; ditët për pagesë, të shprehura si numër; asnjë afat pagese, nëse fatura nuk e shënon. Një kontroll e shqyrton strukturën, dhe publikimi tregon saktësisht çfarë ndryshon para se të ruhet diçka.
Hapi i dytë: zgjidhni dokumentet
Në File Manager, ekipi filtron sipas llojit të dokumentit dhe përzgjedh tetë dokumentet — nga dosje të ndryshme, përfshirë kopjen e letrës dhe një faturë transporti të ndarë nga skanimi i zyrës së postës. Një klikim te Reveal Group, dhe Reveal Manager hap një ekzekutim të ri që i përfshin të gjitha.
Te Mapping models, ekipi shton Audit sample. Çdo skedar u lexua kur mbërriti, kështu që asgjë nuk përpunohet sërish: DocReveal ripërdor rezultatin ekzistues dhe plotëson strukturën e re. Një panel ndjek çdo skedar, dhe në video ekzekutimi përfundon pak minuta më vonë, me të tetë rezultatet të shkruara në Analytics.
Hapi i tretë: një tabelë, një skedar
Në Analytics, grupi i ri i të dhënave hapet në Data Explorer. Zgjidhni tetë fushat si kolona, ekzekutoni kërkesën dhe ja rezultati: tetë rreshta, një për çdo dokument. Datat amerikane, spanjolle dhe çeke tani kanë të njëjtin format. Net 45, 30 días dhe 30 dní u bënë numra të thjeshtë. Dollarët mbeten dollarë, eurot mbeten euro.
E renditur sipas datës së faturës, tabela tregon diçka që ia vlen ta dini: INV-88163 shfaqet dy herë — PDF-ja dhe kopja e saj e letrës nga zyra e postës, të zbuluara para se dikush ta paguajë dy herë. Dhe aty ku një faturë transporti nuk shënon afat pagese, qeliza mbetet bosh. Asgjë nuk shpiket.
Exports e kthen të njëjtën kërkesë në një skedar CSV me kolonat sipas renditjes së audituesit, dhe Download e ruan në kompjuterin tuaj. Pas çdo rreshti qëndron një shtresë auditimi: ekzekutimi, versioni i modelit, koha dhe regjistrimi i plotë i nxjerrë. Në orën 9:19, përgjigjja është tashmë në rrugë.
Auditimi është një kërkesë ndër shumë të tjera. Të njëjtët tre hapa ndërtojnë një listë furnitorësh për një sistem tjetër, një regjistër kontratash me afatet e tyre të njoftimit ose përgjigjen për një pyetje të njëhershme të drejtuesve — me çfarëdo kolonash që i duhen biznesit tuaj.
Muajin e ardhshëm, gjithçka është tashmë gati
Modeli mbetet. Kur mbërrijnë faturat e muajit të ardhshëm, ato kalojnë nëpër të njëjtin model: të njëjtat kolona, rreshta të rinj. Askush nuk rindërton asgjë: lista e radhës është një ekzekutim i ri, jo një projekt i ri.
Lëreni një agjent ta bëjë
Pasi të jetë krijuar modeli, pjesa tjetër mund të ecë edhe pa një njeri përpara tastierës. DocReveal mbështet MCP, standardin e hapur që përdorin asistentët dhe agjentët AI për të punuar me sisteme të tjera.
Një agjent AI i lidhur përmes MCP, me një çelës që e kontrolloni ju, mund të bëjë atë që ekipi bëri me dorë: të listojë dokumentet dhe modelet tuaja, të nisë një ekzekutim pasqyrimi me modelin tuaj të personalizuar dhe t’i lexojë rreshtat përmes kërkesave të kontrolluara, vetëm për lexim — pa SQL në formë të lirë, pa ndryshuar asgjë. Nisja e një ekzekutimi konsiderohet veprim i ndjeshëm, prandaj ndjek politikën që vendosni ju: ekzekutohet automatikisht, kërkon konfirmim ose pret miratimin e një njeriu. Çdo thirrje regjistrohet. Si funksionojnë çelësat, miratimet dhe auditimi, e tregon videoja Agents under control.
Brenda DocReveal, të njëjtat mjete janë në dispozicion të agjentëve që ndërtoni në Agent Manager, dhe këta agjentë mund të nisin sipas një orari, kur një kuti postare merr diçka ose kur mbërrin një ngjarje. Në Integration Manager, një integrim mund të nisë vetë sapo dokumentet të jenë pasqyruar. Agjenti juaj kërkon listën, DocReveal kthen rreshtat dhe agjenti i përcjell më tej — te një raport, një tabelë ose një sistem tjetër që i lejohet të përdorë.
Çfarë të mbani mend
- Strukturën e përcaktoni ju. Kolonat tuaja dhe emërtimet tuaja, të përshkruara me fjalë të thjeshta — pa kod, pa tiketë për IT-në.
- Çdo grup dokumentesh. Çdo gjuhë, çdo faqosje, përfshirë kopjet e letrës; rezultatet që ekzistojnë tashmë ripërdoren.
- Një tabelë që mund ta verifikoni. Një format i vetëm për datat dhe numrat, qeliza bosh aty ku dokumenti nuk thotë asgjë, dhe një gjurmë auditimi pas çdo rreshti.
- Gati për agjentët. Pasi të jetë krijuar modeli, një agjent AI mund ta kryejë pjesën tjetër përmes MCP — sipas rregullave tuaja.
Keldmoor, furnitorët e saj dhe audituesi i saj janë të dhëna demonstruese fiktive; ekranet janë nga produkti real.
Kolonat tuaja. Çdo dokument.