Ponedjeljak, 9:00. Vanjski revizor šalje zahtjev: svi računi dobavljača iz rujanskog uzorka, jedan redak po računu, kao CSV datoteka do petka. Dobavljač, broj i datum računa, narudžbenica, uvjeti plaćanja, datum dospijeća, valuta i ukupni iznos.
Nijedan sustav nema taj popis u takvom obliku. Odgovori se nalaze u samim dokumentima — u računima na engleskom, španjolskom i češkom te u papirnatoj kopiji koja je stigla s jutarnjim skenom iz pisarnice. Obično to znači pretipkavanje ili zahtjev IT-u da izradi izvještaj.
Naš novi video vodič, Spremno za reviziju, na zahtjev, pokazuje treći način. Traje nešto manje od šest minuta, možete ga pogledati na vrhu ove stranice, a prati tim za ulazne račune izmišljenog distributera Keldmoor od zahtjeva do odgovora. Tri koraka, bez koda. Revizija je samo primjer: istim koracima dobivate bilo koji popis, u obliku koji vam treba, iz bilo kojeg skupa dokumenata.
Prvi korak: opišite stupce koji vam trebaju
Sve počinje u Model Manageru. Model određuje koja polja DocReveal izdvaja iz dokumenata i u kakvoj strukturi. Kanonski modeli opisuju uobičajene vrste dokumenata; prilagođeni modeli su vaši, skrojeni po mjeri vaših sustava ili jednog jedinog zahtjeva.
Tim stvara prazan model nazvan Audit sample i dodaje mu osam polja — točno one stupce koje traži revizor. Svako polje dobiva tip — tekst, broj, cijeli broj, da ili ne, ugniježđeni objekt ili popis, kao što su stavke računa — a datumi dobivaju format Date.
Najvažniji je dio opis. On ide AI-ju koji čita dokumente, pa u njemu običnim riječima piše što polje znači: službeni naziv dobavljača kako je otisnut na računu; rok plaćanja u danima, kao broj; bez datuma dospijeća ako ga račun ne navodi. Provjera pregledava strukturu, a objavljivanje točno pokazuje što se mijenja prije nego što se išta spremi.
Drugi korak: odaberite dokumente
U File Manageru tim filtrira po vrsti dokumenta i odabire osam dokumenata — iz više mapa, uključujući papirnatu kopiju i račun za prijevoz izdvojen iz skena iz pisarnice. Jedan klik na Reveal Group i Reveal Manager otvara novo izvršavanje sa svim tim dokumentima.
U odjeljku Mapping models tim dodaje Audit sample. Svaka je datoteka pročitana kad je stigla, pa se ništa ne obrađuje iznova: DocReveal ponovno koristi postojeći rezultat i popunjava novu strukturu. Na ploči se prati svaka datoteka, a u videu je izvršavanje gotovo nekoliko minuta kasnije i svih je osam rezultata upisano u Analytics.
Treći korak: jedna tablica, jedna datoteka
U modulu Analytics novi se skup podataka otvara u Data Exploreru. Odaberite osam polja kao stupce, pokrenite upit i eto rezultata: osam redaka, po jedan za svaki dokument. Američki, španjolski i češki datumi sada imaju isti format. Net 45, 30 días i 30 dní postali su obični brojevi. Dolari ostaju dolari, euri ostaju euri.
Sortirana po datumu računa, tablica pokazuje nešto što vrijedi znati: INV-88163 pojavljuje se dvaput — kao PDF i kao njegova papirnata kopija iz pisarnice — i duplikat je uočen prije nego što itko dvaput plati isti račun. A gdje račun za prijevoz ne navodi datum dospijeća, ćelija ostaje prazna. Ništa se ne izmišlja.
Exports isti upit pretvara u CSV datoteku sa stupcima poredanima onako kako ih traži revizor, a Download ju sprema na vaše računalo. Iza svakog retka stoji revizijski sloj: izvršavanje, verzija modela, vrijeme i cijeli izdvojeni zapis. U 9:19 odgovor je već na putu.
Revizija je samo jedan od mnogih zahtjeva. Ista tri koraka daju popis dobavljača za neki drugi sustav, registar ugovora i njihovih otkaznih rokova ili odgovor na jednokratno pitanje uprave — s bilo kojim stupcima koji trebaju vašem poslovanju.
Sljedećeg mjeseca sve je već postavljeno
Model ostaje. Kad stignu računi za sljedeći mjesec, prolaze kroz isti model: isti stupci, novi retci. Nitko ništa ne gradi iznova: sljedeći popis novo je izvršavanje, a ne novi projekt.
Prepustite to agentu
Kad model jednom postoji, ostalo se može odvijati i bez čovjeka za tipkovnicom. DocReveal podržava MCP, otvoreni standard pomoću kojeg AI asistenti i agenti rade s drugim sustavima.
AI agent povezan putem MCP-a, s ključem koji je pod vašom kontrolom, može učiniti ono što je tim napravio ručno: dohvatiti popis dokumenata i vaših modela, pokrenuti izvršavanje mapiranja s vašim prilagođenim modelom te pročitati retke putem nadziranih upita koji samo čitaju — bez slobodnog SQL-a i bez ikakvih promjena. Pokretanje izvršavanja smatra se osjetljivom radnjom, pa podliježe politici koju ste postavili: izvršava se automatski, traži potvrdu ili čeka odobrenje čovjeka. Svaki se poziv bilježi. Kako funkcioniraju ključevi, odobrenja i revizija, priča je iz videa Agents under control.
Unutar DocReveala isti su alati dostupni agentima koje izrađujete u Agent Manageru, a ti se agenti mogu pokretati prema rasporedu, kad nešto stigne u poštanski sandučić ili kad pristigne događaj. U Integration Manageru integracija se može sama pokrenuti čim su dokumenti mapirani. Vaš agent traži popis, DocReveal vraća retke, a agent ih prosljeđuje dalje — u izvještaj, tablicu ili neki drugi sustav koji smije koristiti.
Što zapamtiti
- Strukturu određujete vi. Vaši stupci i vaši nazivi, opisani običnim riječima — bez koda i bez zahtjeva IT-u.
- Bilo koji skup dokumenata. Bilo koji jezik, bilo koji raspored, uključujući papirnate kopije; rezultati koji već postoje ponovno se koriste.
- Jedna tablica koju možete provjeriti. Jedan format za datume i brojeve, prazne ćelije ondje gdje dokument ništa ne navodi i revizijski trag iza svakog retka.
- Spremno za agente. Kad model jednom postoji, ostatak preko MCP-a može odraditi AI agent — po vašim pravilima.
Keldmoor, njegovi dobavljači i njegov revizor izmišljeni su demo podaci; zasloni prikazuju stvarni proizvod.
Vaši stupci. Svaki dokument.