Maandag, 9:00 uur. Een externe auditor stuurt een verzoek: alle leveranciersfacturen uit de steekproef van september, één rij per factuur, als CSV-bestand, uiterlijk vrijdag. Leverancier, factuurnummer en -datum, inkooporder, betalingsvoorwaarden, vervaldatum, valuta en totaal.
Geen enkel systeem heeft die lijst in deze vorm. De antwoorden staan in de documenten zelf — facturen in het Engels, Spaans en Tsjechisch, plus een papieren kopie uit de ochtendscan van de postkamer. Meestal betekent dat overtypen, of een ticket voor IT om een rapport te bouwen.
Onze nieuwe videohandleiding, Auditklaar op afroep, laat een derde weg zien. De video duurt net geen zes minuten, u kunt hem bovenaan deze pagina bekijken, en hij volgt de crediteurenadministratie van Keldmoor, een fictieve groothandel, van het verzoek tot het antwoord. Drie stappen, geen code. De audit is slechts het voorbeeld: met dezelfde stappen krijgt u elke lijst, in de vorm die u nodig hebt, uit elke set documenten.
Stap één: beschrijf de kolommen die u nodig hebt
Het begint in Model Manager. Een model bepaalt welke velden DocReveal uit documenten haalt en in welke structuur. Canonieke modellen beschrijven veelvoorkomende documenttypen; eigen modellen zijn van uzelf, afgestemd op uw eigen systemen of op één enkel verzoek.
Het team maakt een leeg model aan met de naam Audit sample en voegt acht velden toe — precies de kolommen van de auditor. Elk veld krijgt een type — tekst, een getal, een geheel getal, ja/nee, een genest object of een lijst, zoals de factuurregels — en datums krijgen het formaat Date.
Het belangrijkste is de beschrijving. Die gaat naar de AI die de documenten leest, en zegt dus in gewone woorden wat het veld betekent: de statutaire naam van de leverancier zoals die op de factuur staat; de betaaltermijn in dagen, als getal; geen vervaldatum als de factuur er geen vermeldt. Een controle loopt de structuur na, en bij het publiceren ziet u precies wat er verandert voordat er iets wordt opgeslagen.
Stap twee: kies de documenten
In File Manager filtert het team op documenttype en selecteert het de acht documenten — uit verschillende mappen, inclusief de papieren kopie en een vrachtfactuur die uit de scan van de postkamer is afgesplitst. Eén klik op Reveal Group, en Reveal Manager opent een nieuwe run met alle acht.
Onder Mapping models voegt het team Audit sample toe. Elk bestand werd al gelezen toen het binnenkwam, dus er wordt niets opnieuw ingelezen: DocReveal hergebruikt het bestaande resultaat en vult de nieuwe structuur. Op een bord is elk bestand te volgen, en in de video is de run een paar minuten later klaar, met alle acht resultaten weggeschreven naar Analytics.
Stap drie: één tabel, één bestand
In Analytics wordt de nieuwe dataset geopend in de Data Explorer. Kies de acht velden als kolommen, voer de query uit, en daar staat het resultaat: acht rijen, één per document. Amerikaanse, Spaanse en Tsjechische datums hebben nu één formaat. Net 45, 30 días en 30 dní zijn gewone getallen geworden. Dollars blijven dollars, euro’s blijven euro’s.
Gesorteerd op factuurdatum laat de tabel iets zien wat het weten waard is: INV-88163 staat er twee keer in — het PDF-bestand en de papieren kopie ervan uit de postkamer — en valt op voordat iemand de factuur twee keer betaalt. En waar een vrachtfactuur geen vervaldatum vermeldt, blijft de cel leeg. Er wordt niets verzonnen.
Exports maakt van dezelfde query een CSV-bestand met de kolommen in de volgorde van de auditor, en met Download staat het op uw computer. Achter elke rij zit een auditlaag: de run, de modelversie, het tijdstip en het volledige geëxtraheerde record. Om 9:19 uur is het antwoord onderweg.
De audit is één verzoek van vele. Met dezelfde drie stappen maakt u een leverancierslijst voor een ander systeem, een register van contracten en hun opzegtermijnen, of het antwoord op een eenmalige vraag van het management — welke kolommen uw bedrijf ook nodig heeft.
Volgende maand staat alles al klaar
Het model blijft. Als de facturen van volgende maand binnenkomen, gaan ze door hetzelfde model: dezelfde kolommen, nieuwe rijen. Niemand bouwt iets opnieuw: de volgende lijst is een nieuwe run, geen nieuw project.
Laat een agent het doen
Zodra het model bestaat, kan de rest ook draaien zonder dat er iemand achter het toetsenbord zit. DocReveal spreekt MCP, de open standaard die AI-assistenten en agents gebruiken om met andere systemen te werken.
Een AI-agent die via MCP is verbonden, met een sleutel die u beheert, kan doen wat het team met de hand deed: de documenten en uw modellen op een rij zetten, een mappingrun starten met uw eigen model en de rijen ophalen via gecontroleerde query’s met alleen leestoegang — geen vrije SQL, er verandert niets. Het starten van een run geldt als gevoelige actie en volgt dus het beleid dat u instelt: automatisch uitvoeren, om bevestiging vragen of wachten op goedkeuring door een mens. Elke aanroep wordt gelogd. Hoe sleutels, goedkeuringen en het auditspoor werken, daarover gaat de video Agents under control.
Binnen DocReveal zijn dezelfde tools beschikbaar voor de agents die u in Agent Manager bouwt, en die agents kunnen starten volgens een schema, wanneer een mailbox iets ontvangt of wanneer er een gebeurtenis binnenkomt. In Integration Manager kan een integratie vanzelf starten zodra documenten zijn gemapt. Uw agent vraagt om de lijst, DocReveal levert de rijen, en de agent zet ze door — naar een rapport, een spreadsheet of een ander systeem dat hij mag gebruiken.
Wat u kunt meenemen
- U bepaalt de structuur. Uw kolommen en uw namen, beschreven in gewone woorden — geen code, geen IT-ticket.
- Elke set documenten. Elke taal, elke lay-out, papieren kopieën inbegrepen; resultaten die al bestaan, worden hergebruikt.
- Eén tabel die u kunt controleren. Eén formaat voor datums en getallen, leeg waar een document niets vermeldt, en een auditspoor achter elke rij.
- Klaar voor agents. Zodra het model bestaat, kan een AI-agent de rest via MCP uitvoeren — volgens uw regels.
Keldmoor, zijn leveranciers en zijn auditor zijn fictieve demodata; de schermen zijn het echte product.
Uw kolommen. Elk document.