Понеділок, 9:00. Зовнішній аудитор надсилає запит: усі рахунки постачальників із вересневої вибірки, по одному рядку на рахунок, у вигляді CSV-файлу до п’ятниці. Постачальник, номер і дата рахунку, замовлення на закупівлю, умови оплати, термін оплати, валюта й підсумкова сума.
У жодній системі цього списку в такому вигляді немає. Відповіді містяться в самих документах — у рахунках англійською, іспанською та чеською мовами, а також у паперовій копії з ранкового скану вхідної пошти. Зазвичай це означає або повторне введення вручну, або заявку до ІТ-відділу на створення звіту.
Наш новий відеопосібник Готово до аудиту — за першим запитом показує третій шлях. Ролик триває трохи менше ніж шість хвилин, переглянути його можна вгорі цієї сторінки, і він супроводжує відділ розрахунків із постачальниками вигаданого дистриб’ютора Keldmoor від запиту до відповіді. Три кроки, жодного коду. Аудит тут — лише приклад: ті самі кроки дають змогу отримати будь-який список у потрібному вигляді з будь-якого набору документів.
Крок перший: опишіть потрібні стовпці
Усе починається в Model Manager. Модель визначає, які поля DocReveal видобуває з документів і в якій структурі. Канонічні моделі описують поширені типи документів, а користувацькі моделі належать вам і будуються під ваші власні системи або під один конкретний запит.
Команда створює порожню модель під назвою Audit sample і додає вісім полів — саме ті стовпці, які потрібні аудиторові. Кожне поле отримує тип — текст, число, ціле число, «так/ні», вкладений об’єкт або список, як-от позиції рахунку, — а дати отримують формат Date.
Найважливіше — опис. Він надходить до ШІ, який читає документи, тож простими словами пояснює, що означає поле: юридична назва постачальника так, як її надруковано в рахунку; кількість днів на оплату — числом; термін оплати не вказувати, якщо його немає в рахунку. Перевірка оцінює структуру, а під час публікації видно, що саме зміниться, ще до того, як щось буде збережено.
Крок другий: виберіть документи
У File Manager команда фільтрує за типом документа й вибирає вісім документів із різних папок — зокрема паперову копію та рахунок за перевезення, виокремлений зі скану вхідної пошти. Одне клацання на Reveal Group — і Reveal Manager відкриває новий запуск з усіма цими документами.
У розділі Mapping models команда додає Audit sample. Кожен файл було прочитано ще під час надходження, тож нічого не розбирається повторно: DocReveal використовує наявний результат і заповнює нову структуру. Дошка відстежує кожен файл; у відео запуск завершується за кілька хвилин, і всі вісім результатів записано в Analytics.
Крок третій: одна таблиця, один файл
В Analytics новий набір даних відкривається в Data Explorer. Виберіть вісім полів як стовпці, виконайте запит — і ось результат: вісім рядків, по одному на кожен документ. Американські, іспанські й чеські дати тепер мають один формат. Net 45, 30 días і 30 dní стали звичайними числами. Долари залишаються доларами, євро — євро.
Після сортування за датою рахунку таблиця показує те, що варто знати: INV-88163 трапляється двічі — це PDF-файл і його паперова копія зі скану вхідної пошти, — і дублікат помічено ще до того, як хтось устигне оплатити рахунок удруге. А там, де в рахунку за перевезення не зазначено терміну оплати, клітинка залишається порожньою. Нічого не вигадується.
Exports перетворює той самий запит на CSV-файл зі стовпцями в тому порядку, який потрібен аудиторові, а Download зберігає його на ваш комп’ютер. За кожним рядком стоїть шар аудиту: запуск, версія моделі, час і повний видобутий запис. О 9:19 відповідь уже в дорозі.
Аудит — лише один запит із багатьох. Ті самі три кроки дають список постачальників для іншої системи, реєстр договорів зі строками попередження або відповідь на разове запитання керівництва — хай які стовпці потрібні вашому бізнесу.
Наступного місяця все вже налаштовано
Модель залишається. Коли надійдуть рахунки наступного місяця, вони пройдуть через ту саму модель: ті самі стовпці, нові рядки. Ніхто нічого не перебудовує: наступний список — це новий запуск, а не новий проєкт.
Доручіть це агентові
Коли модель уже є, решта може виконуватися й без людини за клавіатурою. DocReveal підтримує MCP — відкритий стандарт, за допомогою якого ШІ-асистенти й агенти працюють з іншими системами.
ШІ-агент, підключений через MCP із ключем, яким керуєте ви, може зробити те, що команда робила вручну: вивести перелік документів і ваших моделей, запустити зіставлення з вашою користувацькою моделлю й прочитати отримані рядки через керовані запити лише для читання — без довільного SQL і без жодних змін. Запуск вважається чутливою дією, тож підпорядковується встановленій вами політиці: виконати автоматично, запитати підтвердження чи чекати на схвалення людини. Кожен виклик записується в журнал. Як працюють ключі, схвалення та аудит, розповідає відео Agents under control.
У самому DocReveal ті самі інструменти доступні агентам, яких ви створюєте в Agent Manager, і такі агенти можуть запускатися за розкладом, коли до поштової скриньки щось надходить або коли з’являється подія. В Integration Manager інтеграція може запускатися сама, щойно документи зіставлено. Ваш агент запитує список, DocReveal повертає рядки, а агент передає їх далі — до звіту, електронної таблиці або іншої системи, якою йому дозволено користуватися.
Що взяти з собою
- Структуру визначаєте ви. Ваші стовпці й ваші назви, описані простими словами, — без коду й без заявки до ІТ-відділу.
- Будь-який набір документів. Будь-яка мова, будь-який макет, зокрема паперові копії; наявні результати використовуються повторно.
- Одна таблиця, яку можна перевірити. Один формат для дат і чисел, порожні клітинки там, де в документі нічого не зазначено, і аудиторський слід за кожним рядком.
- Готово для агентів. Коли модель уже є, решту через MCP може виконати ШІ-агент — за вашими правилами.
Keldmoor, його постачальники та його аудитор — вигадані демонстраційні дані, а екрани — це справжній продукт.
Ваші стовпці. Кожен документ.