Segunda-feira, 9:00. Um auditor externo envia um pedido: todas as faturas de fornecedores da amostra de setembro, uma linha por fatura, num ficheiro CSV até sexta-feira. Fornecedor, número e data da fatura, nota de encomenda, condições de pagamento, data de vencimento, moeda e total.
Nenhum sistema tem essa lista neste formato. As respostas estão nos próprios documentos — faturas em inglês, espanhol e checo, além de uma cópia em papel da digitalização matinal da sala de correio. Normalmente, isso significa voltar a digitar tudo ou abrir um pedido para que a equipa de TI crie um relatório.
O nosso novo guia em vídeo, Pronto para a auditoria, a pedido, mostra uma terceira via. Dura pouco menos de seis minutos, pode vê-lo no topo desta página e acompanha a equipa de contas a pagar da Keldmoor, uma distribuidora fictícia, desde o pedido até à resposta. Três passos, sem código. A auditoria é apenas o exemplo: os mesmos passos dão-lhe qualquer lista, no formato de que precisa, a partir de qualquer conjunto de documentos.
Primeiro passo: descreva as colunas de que precisa
Tudo começa no Model Manager. Um modelo define que campos o DocReveal extrai dos documentos e com que estrutura. Os modelos canónicos descrevem tipos de documento comuns; os modelos personalizados são seus, ajustados aos seus próprios sistemas ou a um único pedido.
A equipa cria um modelo vazio chamado Audit sample e acrescenta-lhe oito campos — exatamente as colunas do auditor. Cada campo recebe um tipo — texto, número, número inteiro, sim ou não, ou um objeto ou lista aninhados, como as linhas de uma fatura — e as datas recebem o formato Date.
O mais importante é a descrição. Destina-se à IA que lê os documentos, por isso diz em palavras simples o que o campo significa: a denominação social do fornecedor tal como está impressa na fatura; os dias para pagamento, como número; nenhuma data de vencimento se a fatura não a indicar. Uma verificação revê a estrutura, e a publicação mostra exatamente o que muda antes de qualquer gravação.
Segundo passo: escolha os documentos
No File Manager, a equipa filtra por tipo de documento e seleciona os oito documentos — de várias pastas, incluindo a cópia em papel e uma fatura de frete separada da digitalização da sala de correio. Um clique em Reveal Group, e o Reveal Manager abre uma nova execução com todos eles.
Em Mapping models, a equipa acrescenta o modelo Audit sample. Cada ficheiro foi lido quando chegou, por isso nada volta a ser analisado: o DocReveal reutiliza o resultado existente e preenche a nova estrutura. Um quadro mostra em que ponto está cada ficheiro e, no vídeo, a execução termina poucos minutos depois, com os oito resultados gravados no Analytics.
Terceiro passo: uma tabela, um ficheiro
No Analytics, o novo conjunto de dados abre-se no Data Explorer. Escolha os oito campos como colunas, execute a consulta e aí está: oito linhas, uma por documento. As datas americanas, espanholas e checas passam a ter um só formato. Net 45, 30 días e 30 dní tornaram-se números simples. Os dólares continuam a ser dólares, e os euros, euros.
Ordenada por data da fatura, a tabela mostra algo que vale a pena saber: a INV-88163 aparece duas vezes — o PDF e a respetiva cópia em papel da sala de correio —, e é detetada antes que alguém a pague duas vezes. E, quando uma fatura de frete não indica data de vencimento, a célula fica vazia. Nada é inventado.
Em Exports, a mesma consulta transforma-se num ficheiro CSV com as colunas pela ordem do auditor, e Download guarda-o no seu computador. Por trás de cada linha há uma camada de auditoria: a execução, a versão do modelo, a hora e o registo completo dos dados extraídos. Às 9:19, a resposta já vai a caminho.
A auditoria é um pedido entre muitos. Os mesmos três passos geram uma lista de fornecedores para outro sistema, um registo de contratos e respetivos prazos de pré-aviso, ou a resposta a uma pergunta pontual da direção — sejam quais forem as colunas de que o seu negócio precisa.
No mês seguinte, já está tudo preparado
O modelo mantém-se. Quando chegam as faturas do mês seguinte, passam pelo mesmo modelo: as mesmas colunas, linhas novas. Ninguém reconstrói nada: a próxima lista é uma nova execução, não um novo projeto.
Deixe um agente tratar disso
Uma vez criado o modelo, o resto também pode correr sem ninguém ao teclado. O DocReveal fala MCP, a norma aberta que os assistentes e agentes de IA usam para trabalhar com outros sistemas.
Um agente de IA ligado por MCP, com uma chave controlada por si, pode fazer o que a equipa fez à mão: listar os documentos e os seus modelos, iniciar uma execução de mapeamento com o seu modelo personalizado e ler as linhas resultantes através de consultas controladas, só de leitura — sem SQL livre, sem alterar nada. Iniciar uma execução conta como ação sensível, por isso segue a política que definiu: executar automaticamente, pedir confirmação ou esperar pela aprovação de uma pessoa. Cada chamada fica registada. O funcionamento das chaves, das aprovações e da auditoria é a história de Agents under control.
Dentro do DocReveal, as mesmas ferramentas estão disponíveis para os agentes que cria no Agent Manager, e esses agentes podem arrancar segundo um agendamento, quando uma caixa de correio recebe algo ou quando chega um evento. No Integration Manager, uma integração pode arrancar sozinha assim que os documentos são mapeados. O seu agente pede a lista, o DocReveal devolve as linhas e o agente encaminha-as — para um relatório, uma folha de cálculo ou outro sistema que esteja autorizado a usar.
O que reter
- A estrutura é definida por si. As suas colunas e os seus nomes, descritos em palavras simples — sem código nem pedidos à equipa de TI.
- Qualquer conjunto de documentos. Qualquer língua, qualquer layout, cópias em papel incluídas; os resultados que já existem são reutilizados.
- Uma tabela que pode verificar. Um só formato para datas e números, células vazias onde um documento nada diz, e um registo de auditoria por trás de cada linha.
- Pronto para os agentes. Uma vez criado o modelo, um agente de IA pode executar o resto através do MCP — segundo as suas regras.
A Keldmoor, os seus fornecedores e o seu auditor são dados de demonstração fictícios; os ecrãs são do produto real.
As suas colunas. Cada documento.