Pondělí, 9:00. Externí auditor posílá požadavek: všechny dodavatelské faktury ze zářijového vzorku, jeden řádek na fakturu, jako soubor CSV do pátku. Dodavatel, číslo a datum faktury, objednávka, platební podmínky, datum splatnosti, měna a celková částka.
V takové podobě ten seznam nevede žádný systém. Odpovědi leží v samotných dokumentech — ve fakturách v angličtině, španělštině a češtině a k tomu v papírové kopii, která přišla v ranním skenu z podatelny. Obvykle to znamená buď přepisování, nebo požadavek na IT, aby připravilo report.
Náš nový videonávod Podklady pro audit na počkání ukazuje třetí cestu. Trvá necelých šest minut, pustit si ho můžete nahoře na této stránce a sleduje tým závazků smyšleného distributora Keldmoor od požadavku až po odpověď. Tři kroky, žádný kód. Audit je jen příklad: stejnými kroky získáte z jakékoli sady dokumentů jakýkoli seznam, a to v podobě, jakou potřebujete.
První krok: popište sloupce, které potřebujete
Všechno začíná v modulu Model Manager. Model určuje, která pole DocReveal z dokumentů vytěží a v jaké struktuře. Kanonické modely popisují běžné typy dokumentů; vlastní modely tvoříte vy — na míru svým systémům, nebo i jedinému požadavku.
Tým vytvoří prázdný model s názvem Audit sample a přidá do něj osm polí — přesně ty sloupce, které chce auditor. Každé pole dostane typ — text, číslo, celé číslo, ano/ne, nebo vnořený objekt či seznam, třeba položky faktury — a pole pro datum dostanou formát Date.
Nejdůležitější je popis. Dostane ho AI, která dokumenty čte, a proto v něm běžnými slovy stojí, co pole znamená: oficiální název dodavatele tak, jak je vytištěný na faktuře; splatnost ve dnech jako číslo; žádné datum splatnosti, pokud ho faktura neuvádí. Kontrola projde strukturu a publikování přesně ukáže, co se změní, ještě než se cokoli uloží.
Druhý krok: vyberte dokumenty
V modulu File Manager tým vyfiltruje dokumenty podle typu a vybere těch osm — napříč složkami, včetně papírové kopie a faktury za přepravu oddělené ze skenu z podatelny. Jedno kliknutí na Reveal Group a Reveal Manager otevře nový běh se všemi osmi.
V části Mapping models tým přidá model Audit sample. Každý soubor se přečetl už ve chvíli, kdy dorazil, takže se nic znovu nečte: DocReveal použije existující výsledek a naplní jím novou strukturu. Na přehledu je vidět průběh každého souboru a ve videu je běh o několik minut později hotový; všech osm výsledků je zapsáno v modulu Analytics.
Třetí krok: jedna tabulka, jeden soubor
V modulu Analytics se nová datová sada otevře na kartě Data Explorer. Vyberte osm polí jako sloupce, spusťte dotaz a je to: osm řádků, jeden na každý dokument. Americká, španělská i česká kalendářní data mají teď jeden formát. Z údajů Net 45, 30 días a 30 dní se stala prostá čísla. Dolary zůstávají dolary, eura zůstávají eura.
Po seřazení podle data faktury ukáže tabulka něco, co stojí za to vědět: faktura INV-88163 je v ní dvakrát — jednou jako PDF, podruhé jako jeho papírová kopie z podatelny. Přijde se na to dřív, než ji někdo zaplatí dvakrát. A kde faktura za přepravu neuvádí datum splatnosti, zůstane buňka prázdná. Nic se nevymýšlí.
Karta Exports udělá ze stejného dotazu soubor CSV se sloupci v pořadí, jaké chce auditor, a tlačítko Download ho uloží do vašeho počítače. Za každým řádkem stojí auditní vrstva: běh, verze modelu, čas a celý vytěžený záznam. V 9:19 je odpověď na cestě.
Audit je jen jeden požadavek z mnoha. Stejnými třemi kroky vznikne seznam dodavatelů pro jiný systém, evidence smluv s jejich výpovědními lhůtami nebo odpověď na jednorázový dotaz vedení — s takovými sloupci, jaké vaše firma potřebuje.
Příští měsíc už je vše připravené
Model zůstává. Když dorazí faktury za další měsíc, projdou stejným modelem: stejné sloupce, nové řádky. Nikdo nic nestaví znovu: další seznam je nový běh, ne nový projekt.
Nechte to na agentovi
Jakmile model existuje, může zbytek běžet i bez člověka u klávesnice. DocReveal podporuje MCP, otevřený standard, přes který AI asistenti a agenti pracují s jinými systémy.
AI agent připojený přes MCP s klíčem, který máte pod kontrolou, zvládne totéž, co tým udělal ručně: vypsat dokumenty a vaše modely, spustit běh mapování s vaším vlastním modelem a načíst řádky zpět přes řízené dotazy jen pro čtení — žádné volně psané SQL, nic se nezmění. Spuštění běhu se počítá jako citlivá akce, a proto se řídí politikou, kterou nastavíte: proběhne automaticky, vyžádá si potvrzení, nebo počká na schválení člověkem. Každé volání se zaznamenává. Jak fungují klíče, schválení a audit, je příběh videa Agents under control.
Uvnitř DocReveal mají tytéž nástroje k dispozici agenti, které si postavíte v modulu Agent Manager, a tito agenti se mohou spouštět podle plánu, když do schránky něco přijde, nebo když dorazí událost. V modulu Integration Manager se integrace může spustit sama, jakmile jsou dokumenty namapované. Váš agent si o seznam řekne, DocReveal vrátí řádky a agent je předá dál — do reportu, do tabulky nebo do jiného systému, který smí používat.
Co si odnést
- Strukturu určujete vy. Vaše sloupce a vaše názvy, popsané běžnými slovy — žádný kód, žádný požadavek na IT.
- Jakákoli sada dokumentů. Jakýkoli jazyk, jakékoli rozvržení, papírové kopie nevyjímaje; výsledky, které už existují, se použijí znovu.
- Jedna tabulka, kterou si ověříte. Jeden formát kalendářních dat i čísel, prázdná buňka tam, kde dokument nic neuvádí, a auditní stopa za každým řádkem.
- Připraveno pro agenty. Jakmile model existuje, zbytek může přes MCP obstarat AI agent — podle vašich pravidel.
Keldmoor, jeho dodavatelé i jeho auditor jsou smyšlená demo data; obrazovky ukazují skutečný produkt.
Vaše sloupce. Všechny dokumenty.