Dilluns, 9:00. Un auditor extern envia una sol·licitud: totes les factures de proveïdors de la mostra de setembre, una fila per factura, en un fitxer CSV per a divendres. Proveïdor, número i data de factura, comanda de compra, condicions de pagament, data de venciment, moneda i total.
Cap sistema no té aquesta llista en aquest format. Les respostes són als mateixos documents — factures en anglès, castellà i txec, i també una còpia en paper de l’escaneig matinal de la sala de correu. Normalment, això vol dir tornar a teclejar-ho tot, o obrir un tiquet perquè TI prepari un informe.
La nostra nova guia en vídeo, A punt per a l’auditoria, quan calgui, mostra una tercera via. Dura una mica menys de sis minuts, la podeu veure al capdamunt d’aquesta pàgina i segueix l’equip de comptes a pagar de Keldmoor, un distribuïdor fictici, des de la sol·licitud fins a la resposta. Tres passos, sense codi. L’auditoria només és l’exemple: els mateixos passos us donen qualsevol llista, amb la forma que necessiteu, a partir de qualsevol conjunt de documents.
Primer pas: descriviu les columnes que necessiteu
Tot comença a Model Manager. Un model defineix quins camps extreu DocReveal dels documents i amb quina estructura. Els models canònics descriuen tipus de document habituals; els models personalitzats són vostres, fets a mida per als vostres propis sistemes o per a una sola sol·licitud.
L’equip crea un model buit anomenat Audit sample i hi afegeix vuit camps — exactament les columnes de l’auditor. Cada camp rep un tipus — text, nombre, nombre enter, sí o no, o bé un objecte o una llista imbricats, com ara les línies d’una factura — i les dates reben el format Date.
El més important és la descripció. La rep la IA que llegeix els documents, de manera que explica amb paraules senzilles què vol dir el camp: la raó social del proveïdor tal com figura impresa a la factura; els dies de pagament, com a nombre; sense data de venciment si la factura no n’indica cap. Una comprovació revisa l’estructura, i la publicació mostra exactament què canvia abans de desar res.
Segon pas: trieu els documents
A File Manager, l’equip filtra per tipus de document i selecciona els vuit documents — de diverses carpetes, incloses la còpia en paper i una factura de transport separada de l’escaneig de la sala de correu. Un clic a Reveal Group, i Reveal Manager obre una nova execució amb tots ells.
A Mapping models, l’equip hi afegeix Audit sample. Cada fitxer es va llegir quan va arribar, de manera que no es torna a analitzar res: DocReveal reutilitza el resultat existent i omple la nova estructura. Un tauler mostra en quin punt es troba cada fitxer i, al vídeo, l’execució acaba uns minuts després, amb els vuit resultats desats a Analytics.
Tercer pas: una taula, un fitxer
Dins d’Analytics, el nou conjunt de dades s’obre al Data Explorer. Trieu els vuit camps com a columnes, executeu la consulta i ja ho teniu: vuit files, una per document. Les dates nord-americanes, espanyoles i txeques ara comparteixen un mateix format. Net 45, 30 días i 30 dní s’han convertit en simples nombres. Els dòlars continuen sent dòlars, i els euros, euros.
Ordenada per data de factura, la taula mostra una cosa que val la pena saber: la factura INV-88163 hi apareix dues vegades — el PDF i la seva còpia en paper de la sala de correu —, i es detecta abans que ningú no la pagui dues vegades. I quan una factura de transport no indica cap data de venciment, la cel·la queda buida. No s’inventa res.
Exports converteix aquesta mateixa consulta en un fitxer CSV amb les columnes en l’ordre de l’auditor, i Download el desa al vostre ordinador. Darrere de cada fila hi ha una capa d’auditoria: l’execució, la versió del model, l’hora i el registre complet de les dades extretes. A les 9:19, la resposta ja és en camí.
L’auditoria és una sol·licitud entre moltes. Els mateixos tres passos generen una llista de proveïdors per a un altre sistema, un registre de contractes amb els seus terminis de preavís o la resposta a una pregunta puntual de la direcció — les columnes que necessiti el vostre negoci, siguin quines siguin.
El mes vinent, ja està tot preparat
El model es manté. Quan arriben les factures del mes següent, passen pel mateix model: les mateixes columnes, files noves. Ningú no reconstrueix res: la llista següent és una nova execució, no pas un projecte nou.
Deixeu que ho faci un agent
Un cop creat el model, la resta també pot funcionar sense ningú al teclat. DocReveal parla MCP, l’estàndard obert que fan servir els assistents i els agents d’IA per treballar amb altres sistemes.
Un agent d’IA connectat per MCP, amb una clau que controleu vosaltres, pot fer el que l’equip va fer a mà: llistar els documents i els vostres models, iniciar una execució de mapatge amb el vostre model personalitzat i llegir les files resultants mitjançant consultes controlades i de només lectura — sense SQL lliure, sense canviar res. Iniciar una execució compta com a acció sensible, de manera que segueix la política que hàgiu definit: executar-se automàticament, demanar confirmació o esperar l’aprovació d’una persona. Cada crida queda registrada. Com funcionen les claus, les aprovacions i l’auditoria és la història que explica Agents under control.
Dins de DocReveal, les mateixes eines estan a disposició dels agents que creeu a Agent Manager, i aquests agents es poden iniciar segons una programació, quan una bústia rep alguna cosa o quan arriba un esdeveniment. A Integration Manager, una integració es pot iniciar sola tan bon punt els documents queden mapats. El vostre agent demana la llista, DocReveal en retorna les files i l’agent les transmet — a un informe, a un full de càlcul o a un altre sistema que tingui permís per fer servir.
Què cal retenir
- Vosaltres definiu l’estructura. Les vostres columnes i els vostres noms, descrits amb paraules senzilles — sense codi ni tiquets per a TI.
- Qualsevol conjunt de documents. Qualsevol idioma, qualsevol disseny, còpies en paper incloses; els resultats que ja existeixen es reutilitzen.
- Una taula que podeu comprovar. Un sol format per a dates i nombres, cel·les buides on un document no diu res i un registre d’auditoria darrere de cada fila.
- A punt per als agents. Un cop creat el model, un agent d’IA pot executar la resta per MCP — segons les vostres regles.
Keldmoor, els seus proveïdors i el seu auditor són dades de demostració fictícies; les pantalles són les del producte real.
Les vostres columnes. Cada document.