Luni, ora 9:00. Un auditor extern trimite o solicitare: toate facturile de la furnizori din eșantionul lunii septembrie, câte un rând pentru fiecare factură, sub forma unui fișier CSV, până vineri. Furnizorul, numărul și data facturii, comanda de achiziție, termenul de plată, data scadenței, moneda și totalul.
Niciun sistem nu are această listă în forma aceasta. Răspunsurile se află chiar în documente — facturi în engleză, spaniolă și cehă, plus un exemplar pe hârtie din scanarea făcută dimineața la registratură. De obicei, asta înseamnă retastare sau un tichet către IT pentru construirea unui raport.
Noul nostru ghid video, Gata de audit, la cerere, arată o a treia cale. Durează puțin sub șase minute, îl puteți viziona în partea de sus a acestei pagini și urmărește echipa de contabilitate furnizori a unui distribuitor fictiv, Keldmoor, de la solicitare până la răspuns. Trei pași, fără cod. Auditul este doar exemplul: aceiași pași vă oferă orice listă, în forma de care aveți nevoie, din orice set de documente.
Primul pas: descrieți coloanele de care aveți nevoie
Totul începe în Model Manager. Un model definește ce câmpuri extrage DocReveal din documente și în ce structură. Modelele canonice descriu tipurile obișnuite de documente; modelele personalizate sunt ale dumneavoastră, adaptate propriilor sisteme sau unei singure solicitări.
Echipa creează un model gol numit Audit sample și adaugă opt câmpuri — exact coloanele auditorului. Fiecare câmp primește un tip — text, număr, număr întreg, da sau nu, obiect sau listă imbricată, cum ar fi pozițiile unei facturi — iar datele calendaristice primesc formatul Date.
Cea mai importantă parte este descrierea. Ea este transmisă AI-ului care citește documentele, așa că explică în cuvinte simple ce înseamnă câmpul: denumirea legală a furnizorului, așa cum este tipărită pe factură; termenul de plată în zile, ca număr; nicio dată scadentă dacă factura nu menționează una. O verificare analizează structura, iar publicarea arată exact ce se schimbă înainte ca ceva să fie salvat.
Al doilea pas: alegeți documentele
În File Manager, echipa filtrează după tipul documentului și selectează cele opt documente — din mai multe foldere, inclusiv exemplarul pe hârtie și o factură de transport separată din scanarea de la registratură. Un clic pe Reveal Group, iar Reveal Manager deschide o rulare nouă care le cuprinde pe toate.
În secțiunea Mapping models, echipa adaugă Audit sample. Fiecare fișier a fost citit la sosire, așa că nimic nu este procesat din nou: DocReveal refolosește rezultatul existent și completează noua structură. Un panou urmărește fiecare fișier, iar în videoclip rularea se încheie câteva minute mai târziu, cu toate cele opt rezultate salvate în Analytics.
Al treilea pas: un tabel, un fișier
În Analytics, noul set de date se deschide în Data Explorer. Alegeți cele opt câmpuri drept coloane, rulați interogarea și iată rezultatul: opt rânduri, câte unul pentru fiecare document. Datele calendaristice americane, spaniole și cehe au acum același format. Net 45, 30 días și 30 dní au devenit numere simple. Dolarii rămân dolari, iar euro rămân euro.
Sortat după data facturii, tabelul arată ceva ce merită știut: INV-88163 apare de două ori — PDF-ul și exemplarul său pe hârtie de la registratură, depistate înainte ca cineva să plătească factura de două ori. Iar acolo unde o factură de transport nu indică data scadenței, celula rămâne goală. Nimic nu este inventat.
Exports transformă aceeași interogare într-un fișier CSV, cu coloanele în ordinea cerută de auditor, iar Download îl salvează pe computerul dumneavoastră. În spatele fiecărui rând se află un strat de audit: rularea, versiunea modelului, ora și întreaga înregistrare extrasă. La 9:19, răspunsul este deja pe drum.
Auditul este o solicitare printre multe altele. Aceiași trei pași construiesc o listă de furnizori pentru un alt sistem, un registru al contractelor cu termenele lor de preaviz sau răspunsul la o întrebare punctuală a conducerii — cu orice coloane de care are nevoie compania dumneavoastră.
Luna viitoare, totul este deja pregătit
Modelul rămâne. Când sosesc facturile lunii următoare, ele trec prin același model: aceleași coloane, rânduri noi. Nimeni nu reconstruiește nimic: următoarea listă este o rulare nouă, nu un proiect nou.
Lăsați un agent să se ocupe
Odată ce modelul există, restul poate rula și fără ca cineva să stea la tastatură. DocReveal înțelege MCP, standardul deschis pe care asistenții și agenții AI îl folosesc pentru a lucra cu alte sisteme.
Un agent AI conectat prin MCP, cu o cheie pe care o controlați, poate face ce a făcut echipa manual: să listeze documentele și modelele dumneavoastră, să pornească o rulare de mapare cu modelul dumneavoastră personalizat și să citească rândurile prin interogări controlate, doar pentru citire — fără SQL liber, fără nicio modificare. Pornirea unei rulări este considerată o acțiune sensibilă, așa că urmează politica pe care ați stabilit-o: rulează automat, cere confirmare sau așteaptă aprobarea unei persoane. Fiecare apel este consemnat. Cum funcționează cheile, aprobările și auditul este povestea din Agents under control.
În DocReveal, aceleași instrumente sunt disponibile agenților pe care îi construiți în Agent Manager, iar acești agenți pot porni după o planificare, când o căsuță de e-mail primește ceva sau când sosește un eveniment. În Integration Manager, o integrare poate porni singură imediat ce documentele sunt mapate. Agentul dumneavoastră cere lista, DocReveal returnează rândurile, iar agentul le transmite mai departe — către un raport, o foaie de calcul sau un alt sistem pe care are voie să îl folosească.
Ce merită reținut
- Dumneavoastră definiți structura. Coloanele și denumirile dumneavoastră, descrise în cuvinte simple — fără cod, fără tichet către IT.
- Orice set de documente. Orice limbă, orice machetă, inclusiv exemplare pe hârtie; rezultatele care există deja sunt refolosite.
- Un tabel pe care îl puteți verifica. Un singur format pentru date calendaristice și numere, celule goale acolo unde documentul nu spune nimic și o urmă de audit în spatele fiecărui rând.
- Pregătit pentru agenți. Odată ce modelul există, un agent AI poate rula restul prin MCP — după regulile dumneavoastră.
Keldmoor, furnizorii săi și auditorul său sunt date demonstrative fictive; ecranele sunt din produsul real.
Coloanele dumneavoastră. Fiecare document.