Понеделник, 9:00. Външен одитор изпраща искане: всички фактури от доставчици в септемврийската извадка, по един ред на фактура, като CSV файл до петък. Доставчик, номер и дата на фактурата, поръчка за покупка, условия за плащане, падеж, валута и обща сума.
Нито една система не съдържа този списък в такъв вид. Отговорите са в самите документи — фактури на английски, испански и чешки, плюс хартиено копие от сутрешното сканиране от деловодството. Обикновено това означава ръчно преписване или заявка към ИТ отдела да изготви отчет.
Новото ни видеоръководство Готово за одит, при поискване показва трети начин. Клипът трае малко под шест минути, можете да го гледате в горната част на тази страница и проследява екипа по задълженията към доставчици на измисления дистрибутор Keldmoor от искането до отговора. Три стъпки, без код. Одитът е само пример: същите стъпки ви дават всякакъв списък, във вида, който ви трябва, от всеки набор от документи.
Стъпка първа: опишете колоните, които ви трябват
Всичко започва в Model Manager. Моделът определя кои полета DocReveal извлича от документите и в каква структура. Каноничните модели описват често срещани типове документи; потребителските модели са ваши — съобразени със собствените ви системи или с едно-единствено искане.
Екипът създава празен модел с името Audit sample и добавя осем полета — точно колоните, които иска одиторът. Всяко поле получава тип (текст, число, цяло число, да/не, вложен обект или списък, например позициите на фактура), а датите получават формат Date.
Най-важното е описанието. То се подава на ИИ, който чете документите, затова казва с обикновени думи какво означава полето: юридическото наименование на доставчика, както е отпечатано във фактурата; дните за плащане като число; без падеж, ако фактурата не посочва такъв. Проверка преглежда структурата, а публикуването показва точно какво се променя, преди нещо да бъде записано.
Стъпка втора: изберете документите
Във File Manager екипът филтрира по тип документ и избира осемте документа — от различни папки, включително хартиеното копие и една фактура за превоз, отделена от сканирането от деловодството. Едно щракване върху Reveal Group — и Reveal Manager отваря ново изпълнение с всички тях.
В секцията Mapping models екипът добавя Audit sample. Всеки файл е прочетен още при пристигането си, затова нищо не се анализира повторно: DocReveal използва вече наличния резултат и попълва новата структура. Таблото проследява всеки файл, а във видеото изпълнението приключва няколко минути по-късно и всичките осем резултата са записани в Analytics.
Стъпка трета: една таблица, един файл
В Analytics новият набор от данни се отваря в Data Explorer. Изберете осемте полета като колони, изпълнете заявката — и ето го резултатът: осем реда, по един за всеки документ. Американските, испанските и чешките дати вече са в един формат. Net 45, 30 días и 30 dní станаха обикновени числа. Доларите си остават долари, а еврото — евро.
След сортиране по дата на фактурата таблицата показва нещо, което си струва да знаете: INV-88163 се появява два пъти — като PDF файл и като хартиено копие от деловодството. Дубликатът е открит, преди някой да плати фактурата два пъти. А там, където фактура за превоз не посочва падеж, клетката остава празна. Нищо не се измисля.
Exports превръща същата заявка в CSV файл с колоните в реда, който иска одиторът, а Download го записва на вашия компютър. Зад всеки ред стои одитен слой: изпълнението, версията на модела, часът и пълният извлечен запис. В 9:19 отговорът вече е на път.
Одитът е само едно от многото искания. Същите три стъпки изграждат списък на доставчиците за друга система, регистър на договорите и сроковете им за предизвестие или отговор на еднократен въпрос от ръководството — каквито и колони да са нужни на бизнеса ви.
Следващия месец всичко вече е настроено
Моделът остава. Когато пристигнат фактурите за следващия месец, те минават през същия модел: същите колони, нови редове. Никой не изгражда нищо наново: следващият списък е ново изпълнение, а не нов проект.
Оставете агент да го свърши
Щом моделът съществува, останалото може да върви и без човек пред клавиатурата. DocReveal поддържа MCP — отворения стандарт, който ИИ асистентите и агентите използват, за да работят с други системи.
ИИ агент, свързан чрез MCP с ключ, който вие контролирате, може да направи онова, което екипът направи ръчно: да изведе списък с документите и вашите модели, да стартира изпълнение на съпоставяне с вашия потребителски модел и да прочете редовете чрез управлявани заявки само за четене — без свободен SQL и без да променя нищо. Стартирането на изпълнение се смята за чувствително действие, затова следва зададената от вас политика: да се изпълни автоматично, да се поиска потвърждение или да се чака одобрение от човек. Всяко повикване се записва. Как работят ключовете, одобренията и одитът, разказва видеото Agents under control.
В самия DocReveal същите инструменти са достъпни за агентите, които създавате в Agent Manager, а тези агенти могат да стартират по график, когато нещо постъпи в пощенска кутия или когато пристигне събитие. В Integration Manager интеграцията може да стартира сама, щом документите бъдат съпоставени. Вашият агент иска списъка, DocReveal връща редовете, а агентът ги предава нататък — към отчет, таблица или друга система, която има право да използва.
Какво да запомните
- Вие определяте структурата. Вашите колони и вашите наименования, описани с обикновени думи — без код, без заявка към ИТ.
- Всеки набор от документи. Всеки език, всяко оформление, включително хартиени копия; вече съществуващите резултати се използват повторно.
- Една таблица, която можете да проверите. Един формат за дати и числа, празни клетки там, където документът не казва нищо, и одитна следа зад всеки ред.
- Готово за агенти. Щом моделът съществува, ИИ агент може да изпълни останалото чрез MCP — по вашите правила.
Keldmoor, доставчиците му и одиторът му са измислени демонстрационни данни, а екраните са от реалния продукт.
Вашите колони. Всеки документ.