Poniedziałek, 9:00. Zewnętrzny audytor przysyła prośbę: wszystkie faktury od dostawców z wrześniowej próby, jeden wiersz na fakturę, w pliku CSV do piątku. Dostawca, numer i data faktury, zamówienie zakupu, warunki płatności, termin płatności, waluta i kwota łączna.
W żadnym systemie nie ma tego zestawienia w takiej postaci. Odpowiedzi kryją się w samych dokumentach — w fakturach po angielsku, hiszpańsku i czesku, a do tego w papierowej kopii z porannego skanu z kancelarii. Zwykle oznacza to przepisywanie albo zgłoszenie do działu IT z prośbą o przygotowanie raportu.
Nasz nowy przewodnik wideo, Dane do audytu od ręki, pokazuje trzecią drogę. Trwa niecałe sześć minut, możesz go obejrzeć na górze tej strony i śledzi zespół księgowości zobowiązań fikcyjnego dystrybutora Keldmoor od prośby aż po odpowiedź. Trzy kroki, bez kodu. Audyt to tylko przykład: te same kroki dadzą Ci dowolne zestawienie, w potrzebnej postaci, z dowolnego zestawu dokumentów.
Krok pierwszy: opisz kolumny, których potrzebujesz
Wszystko zaczyna się w Model Manager. Model określa, które pola DocReveal wyodrębnia z dokumentów i w jakiej strukturze. Modele kanoniczne opisują typowe rodzaje dokumentów; modele niestandardowe należą do Ciebie — skrojone na miarę Twoich systemów albo pojedynczej prośby.
Zespół tworzy pusty model o nazwie Audit sample i dodaje osiem pól — dokładnie te kolumny, których chce audytor. Każde pole otrzymuje typ — tekst, liczba, liczba całkowita, tak/nie albo zagnieżdżony obiekt lub lista, na przykład pozycje faktury — a daty dostają format Date.
Najważniejszy jest opis. Trafia do AI, która czyta dokumenty, dlatego zwykłymi słowami wyjaśnia, co oznacza dane pole: oficjalna nazwa dostawcy w brzmieniu z faktury; dni na zapłatę jako liczba; brak terminu płatności, jeśli faktura go nie podaje. Kontrola sprawdza strukturę, a publikacja dokładnie pokazuje, co się zmieni, zanim cokolwiek zostanie zapisane.
Krok drugi: wybierz dokumenty
W File Manager zespół filtruje według typu dokumentu i zaznacza osiem dokumentów — z różnych folderów, w tym papierową kopię i fakturę za transport wydzieloną ze skanu z kancelarii. Wystarczy jedno kliknięcie Reveal Group, a Reveal Manager otwiera nowy przebieg ze wszystkimi ośmioma.
W sekcji Mapping models zespół dodaje model Audit sample. Każdy plik został odczytany już wtedy, gdy dotarł, więc nic nie jest ponownie odczytywane: DocReveal wykorzystuje istniejący wynik i wypełnia nim nową strukturę. Tablica pokazuje postęp każdego pliku; w filmie przebieg kończy się kilka minut później, a wyniki wszystkich ośmiu dokumentów trafiają do Analytics.
Krok trzeci: jedna tabela, jeden plik
W Analytics nowy zbiór danych otwiera się na karcie Data Explorer. Wybierz osiem pól jako kolumny, uruchom zapytanie i gotowe: osiem wierszy, po jednym na dokument. Daty amerykańskie, hiszpańskie i czeskie mają teraz jeden format. Net 45, 30 días i 30 dní stały się zwykłymi liczbami. Dolary pozostają dolarami, a euro — euro.
Po posortowaniu według daty faktury tabela pokazuje coś, o czym warto wiedzieć: faktura INV-88163 występuje dwa razy — jako PDF i jako jego papierowa kopia z kancelarii. Wychodzi to na jaw, zanim ktokolwiek zapłaci ją dwukrotnie. A tam, gdzie faktura za transport nie podaje terminu płatności, komórka pozostaje pusta. Niczego się nie wymyśla.
Karta Exports zamienia to samo zapytanie w plik CSV z kolumnami w kolejności, której oczekuje audytor, a przycisk Download zapisuje go na Twoim komputerze. Za każdym wierszem stoi warstwa audytowa: przebieg, wersja modelu, czas i pełny wyodrębniony rekord. O 9:19 odpowiedź jest już w drodze.
Audyt to tylko jedna prośba z wielu. Te same trzy kroki pozwalają przygotować listę dostawców dla innego systemu, rejestr umów z ich okresami wypowiedzenia albo odpowiedź na jednorazowe pytanie zarządu — z takimi kolumnami, jakich potrzebuje Twoja firma.
W przyszłym miesiącu wszystko jest już gotowe
Model zostaje. Gdy przyjdą faktury z kolejnego miesiąca, przejdą przez ten sam model: te same kolumny, nowe wiersze. Nikt niczego nie buduje od nowa: kolejne zestawienie to nowy przebieg, a nie nowy projekt.
Niech zrobi to agent
Gdy model już istnieje, reszta może działać także bez człowieka przy klawiaturze. DocReveal obsługuje MCP — otwarty standard, za pomocą którego asystenci i agenci AI współpracują z innymi systemami.
Agent AI połączony przez MCP za pomocą klucza, nad którym masz kontrolę, może zrobić to, co zespół zrobił ręcznie: wyświetlić listę dokumentów i Twoich modeli, uruchomić przebieg mapowania z Twoim modelem niestandardowym i odczytać wiersze za pomocą kontrolowanych zapytań tylko do odczytu — bez swobodnie pisanego SQL i bez żadnych zmian. Uruchomienie przebiegu liczy się jako wrażliwe działanie, więc podlega ustalonej przez Ciebie polityce: wykonuje się automatycznie, prosi o potwierdzenie albo czeka na zatwierdzenie przez człowieka. Każde wywołanie jest zapisywane. O tym, jak działają klucze, zatwierdzenia i audyt, opowiada film Agents under control.
W samym DocReveal te same narzędzia są dostępne dla agentów, których tworzysz w Agent Manager, a ci agenci mogą uruchamiać się według harmonogramu, gdy coś wpłynie do skrzynki pocztowej albo gdy nadejdzie zdarzenie. W Integration Manager integracja może uruchomić się sama, gdy tylko dokumenty zostaną zmapowane. Twój agent prosi o zestawienie, DocReveal zwraca wiersze, a agent przekazuje je dalej — do raportu, arkusza kalkulacyjnego albo innego systemu, z którego wolno mu korzystać.
Co warto zapamiętać
- To Ty definiujesz strukturę. Twoje kolumny i Twoje nazwy, opisane zwykłymi słowami — bez kodu i bez zgłoszenia do IT.
- Dowolny zestaw dokumentów. Dowolny język, dowolny układ, także papierowe kopie; istniejące już wyniki są wykorzystywane ponownie.
- Jedna tabela, którą możesz sprawdzić. Jeden format dat i liczb, pusta komórka tam, gdzie dokument nic nie mówi, i ślad audytowy za każdym wierszem.
- Gotowe na agentów. Gdy model już istnieje, resztę może przez MCP wykonać agent AI — według Twoich zasad.
Keldmoor, jego dostawcy i jego audytor to fikcyjne dane demonstracyjne; ekrany pokazują prawdziwy produkt.
Twoje kolumny. Wszystkie dokumenty.