Lunes, 9:00. Un auditor externo envía una solicitud: todas las facturas de proveedores de la muestra de septiembre, una fila por factura, en un archivo CSV para el viernes. Proveedor, número y fecha de factura, pedido de compra, condiciones de pago, fecha de vencimiento, moneda y total.
Ningún sistema tiene esa lista en ese formato. Las respuestas están en los propios documentos — facturas en inglés, español y checo, además de una copia en papel del escaneo matinal de la sala de correo. Normalmente, eso supone volver a teclearlo todo o abrir un ticket para que TI prepare un informe.
Nuestra nueva guía en vídeo, Listo para la auditoría, cuando haga falta, muestra una tercera vía. Dura algo menos de seis minutos, puede verla al principio de esta página y sigue al equipo de cuentas a pagar de Keldmoor, un distribuidor ficticio, desde la solicitud hasta la respuesta. Tres pasos, sin código. La auditoría es solo el ejemplo: los mismos pasos le dan cualquier lista, con la forma que necesite, a partir de cualquier conjunto de documentos.
Primer paso: describa las columnas que necesita
Todo empieza en Model Manager. Un modelo define qué campos extrae DocReveal de los documentos y con qué estructura. Los modelos canónicos describen tipos de documento habituales; los modelos personalizados son suyos, adaptados a sus propios sistemas o a una única solicitud.
El equipo crea un modelo vacío llamado Audit sample y añade ocho campos — exactamente las columnas del auditor. Cada campo recibe un tipo — texto, número, número entero, sí o no, u objeto o lista anidados, como las líneas de una factura — y las fechas reciben el formato Date.
Lo más importante es la descripción. La recibe la IA que lee los documentos, así que explica con palabras sencillas qué significa el campo: la razón social del proveedor tal como figura impresa en la factura; los días de pago, como número; sin fecha de vencimiento si la factura no la indica. Una comprobación revisa la estructura, y la publicación muestra exactamente qué cambia antes de guardar nada.
Segundo paso: elija los documentos
En File Manager, el equipo filtra por tipo de documento y selecciona los ocho documentos — de varias carpetas, incluidas la copia en papel y una factura de flete separada del escaneo de la sala de correo. Un clic en Reveal Group y Reveal Manager abre una nueva ejecución con todos ellos.
En Mapping models, el equipo añade Audit sample. Cada archivo se leyó al llegar, así que no se vuelve a analizar nada: DocReveal reutiliza el resultado existente y rellena la nueva estructura. Un tablero muestra en qué punto está cada archivo y, en el vídeo, la ejecución termina unos minutos después, con los ocho resultados guardados en Analytics.
Tercer paso: una tabla, un archivo
En Analytics, el nuevo conjunto de datos se abre en el Data Explorer. Elija los ocho campos como columnas, ejecute la consulta y ahí lo tiene: ocho filas, una por documento. Las fechas estadounidenses, españolas y checas comparten ahora un mismo formato. Net 45, 30 días y 30 dní se han convertido en simples números. Los dólares siguen siendo dólares, y los euros, euros.
Ordenada por fecha de factura, la tabla muestra algo que conviene saber: la factura INV-88163 aparece dos veces — el PDF y su copia en papel de la sala de correo —, y se detecta antes de que nadie la pague dos veces. Y cuando una factura de flete no indica fecha de vencimiento, la celda se queda vacía. No se inventa nada.
Exports convierte esa misma consulta en un archivo CSV con las columnas en el orden del auditor, y Download lo guarda en su ordenador. Detrás de cada fila hay una capa de auditoría: la ejecución, la versión del modelo, la hora y el registro completo de los datos extraídos. A las 9:19, la respuesta ya está en camino.
La auditoría es una solicitud entre muchas. Los mismos tres pasos generan una lista de proveedores para otro sistema, un registro de contratos con sus plazos de preaviso o la respuesta a una pregunta puntual de la dirección — las columnas que necesite su negocio, sean cuales sean.
El mes que viene, ya está todo preparado
El modelo se mantiene. Cuando llegan las facturas del mes siguiente, pasan por el mismo modelo: mismas columnas, filas nuevas. Nadie reconstruye nada: la siguiente lista es una nueva ejecución, no un nuevo proyecto.
Deje que lo haga un agente
Una vez creado el modelo, el resto también puede funcionar sin nadie al teclado. DocReveal habla MCP, el estándar abierto que utilizan los asistentes y agentes de IA para trabajar con otros sistemas.
Un agente de IA conectado por MCP, con una clave que usted controla, puede hacer lo que el equipo hizo a mano: listar los documentos y sus modelos, iniciar una ejecución de mapeo con su modelo personalizado y leer las filas resultantes mediante consultas controladas y de solo lectura — sin SQL libre, sin cambiar nada. Iniciar una ejecución cuenta como acción sensible, así que sigue la política que usted haya definido: ejecutarse automáticamente, pedir confirmación o esperar la aprobación de una persona. Cada llamada queda registrada. Cómo funcionan las claves, las aprobaciones y la auditoría es la historia que cuenta Agents under control.
Dentro de DocReveal, las mismas herramientas están disponibles para los agentes que usted crea en Agent Manager, y esos agentes pueden ponerse en marcha según una programación, cuando un buzón recibe algo o cuando llega un evento. En Integration Manager, una integración puede iniciarse por sí sola en cuanto se mapean los documentos. Su agente pide la lista, DocReveal devuelve las filas y el agente las transmite — a un informe, a una hoja de cálculo o a otro sistema que tenga permiso para usar.
Qué conviene recordar
- Usted define la estructura. Sus columnas y sus nombres, descritos con palabras sencillas — sin código ni tickets para TI.
- Cualquier conjunto de documentos. Cualquier idioma, cualquier diseño, copias en papel incluidas; los resultados que ya existen se reutilizan.
- Una tabla que puede comprobar. Un solo formato para fechas y números, celdas vacías donde un documento no dice nada y un registro de auditoría detrás de cada fila.
- Listo para los agentes. Una vez creado el modelo, un agente de IA puede ejecutar el resto por MCP — según sus reglas.
Keldmoor, sus proveedores y su auditor son datos de demostración ficticios; las pantallas son del producto real.
Sus columnas. Cada documento.