Maanantai, kello 9.00. Ulkoinen tilintarkastaja lähettää pyynnön: jokainen syyskuun otoksen toimittajalasku, yksi rivi laskua kohden, CSV-tiedostona perjantaihin mennessä. Toimittaja, laskun numero ja päivämäärä, ostotilaus, maksuehto, eräpäivä, valuutta ja loppusumma.
Mikään järjestelmä ei sisällä tätä listaa tässä muodossa. Vastaukset ovat itse dokumenteissa — englannin-, espanjan- ja tšekinkielisissä laskuissa sekä paperikopiossa, joka oli aamun postihuoneen skannauksessa. Yleensä se tarkoittaa käsin näppäilyä tai palvelupyyntöä IT:lle, jotta se rakentaisi raportin.
Uusi video-oppaamme, Tarkastusvalmis pyynnöstä, näyttää kolmannen tavan. Video kestää vajaat kuusi minuuttia, voitte katsoa sen tämän sivun yläosasta, ja siinä seurataan kuvitteellisen tukkuliikkeen Keldmoorin ostoreskontratiimiä pyynnöstä vastaukseen. Kolme vaihetta, ei koodia. Tilintarkastus on vain esimerkki: samoilla vaiheilla saatte minkä tahansa listan tarvitsemassanne muodossa mistä tahansa dokumenttijoukosta.
Ensimmäinen vaihe: kuvatkaa tarvitsemanne sarakkeet
Kaikki alkaa Model Managerista. Malli määrittelee, mitkä kentät DocReveal poimii dokumenteista ja missä rakenteessa. Kanoniset mallit kuvaavat yleisiä dokumenttityyppejä; mukautetut mallit ovat omianne, ja ne muotoillaan omien järjestelmienne tai yksittäisen pyynnön mukaan.
Tiimi luo tyhjän mallin nimeltä Audit sample ja lisää siihen kahdeksan kenttää — täsmälleen tilintarkastajan sarakkeet. Jokainen kenttä saa tyypin — teksti, luku, kokonaisluku, kyllä tai ei, sisäkkäinen objekti tai luettelo, kuten laskurivit — ja päivämäärät saavat Date-muodon.
Tärkein osa on kuvaus. Se välitetään dokumentit lukevalle tekoälylle, joten siinä kerrotaan tavallisin sanoin, mitä kenttä tarkoittaa: toimittajan virallinen nimi sellaisena kuin se on painettu laskuun; maksuaika päivinä lukuna; ei eräpäivää, jos laskussa ei sellaista mainita. Tarkistus käy rakenteen läpi, ja julkaisu näyttää tarkalleen, mikä muuttuu, ennen kuin mitään tallennetaan.
Toinen vaihe: valitkaa dokumentit
File Managerissa tiimi suodattaa dokumentit tyypin mukaan ja valitsee kahdeksan dokumenttia eri kansioista — mukana ovat myös paperikopio ja postihuoneen skannauksesta erotettu rahtilasku. Yksi klikkaus kohtaan Reveal Group, ja Reveal Manager avaa uuden ajon, jossa ne kaikki ovat mukana.
Mapping models -kohdassa tiimi lisää Audit sample -mallin. Jokainen tiedosto luettiin jo saapuessaan, joten mitään ei käsitellä toiseen kertaan: DocReveal käyttää olemassa olevaa tulosta uudelleen ja täyttää uuden rakenteen. Taululla seurataan jokaista tiedostoa, ja videossa ajo on valmis muutamaa minuuttia myöhemmin: kaikki kahdeksan tulosta on kirjoitettu Analytics-moduuliin.
Kolmas vaihe: yksi taulukko, yksi tiedosto
Analytics-moduulissa uusi aineisto avautuu Data Explorerissa. Valitkaa kahdeksan kenttää sarakkeiksi, ajakaa kysely, ja siinä se on: kahdeksan riviä, yksi kutakin dokumenttia kohden. Amerikkalaiset, espanjalaiset ja tšekkiläiset päivämäärät ovat nyt samassa muodossa. Net 45, 30 días ja 30 dní muuttuivat pelkiksi luvuiksi. Dollarit pysyvät dollareina, eurot euroina.
Laskun päivämäärän mukaan lajiteltuna taulukko paljastaa jotain, mikä kannattaa tietää: INV-88163 esiintyy kahdesti — PDF ja sen paperikopio postihuoneesta — ja tämä huomataan ennen kuin kukaan maksaa laskun kahteen kertaan. Ja kun rahtilaskussa ei mainita eräpäivää, solu jää tyhjäksi. Mitään ei keksitä.
Exports tekee samasta kyselystä CSV-tiedoston, jonka sarakkeet ovat tilintarkastajan pyytämässä järjestyksessä, ja Download tallentaa sen tietokoneellenne. Jokaisen rivin takana on auditointikerros: ajo, mallin versio, aika ja koko poimittu tietue. Kello 9.19 vastaus on jo matkalla.
Tilintarkastus on yksi pyyntö monien joukossa. Samat kolme vaihetta tuottavat toimittajaluettelon toista järjestelmää varten, sopimusrekisterin irtisanomisaikoineen tai vastauksen johdon kertaluonteiseen kysymykseen — millä tahansa sarakkeilla, joita liiketoimintanne tarvitsee.
Ensi kuussa kaikki on jo valmiina
Malli pysyy. Kun ensi kuun laskut saapuvat, ne kulkevat saman mallin läpi: samat sarakkeet, uudet rivit. Kukaan ei rakenna mitään uudelleen: seuraava lista on uusi ajo, ei uusi projekti.
Antakaa agentin hoitaa se
Kun malli on olemassa, loput voivat hoitua myös ilman, että kukaan istuu näppäimistön ääressä. DocReveal tukee MCP:tä, avointa standardia, jonka avulla tekoälyavustajat ja -agentit toimivat muiden järjestelmien kanssa.
MCP:n kautta yhdistetty tekoälyagentti voi teidän hallitsemallanne avaimella tehdä saman, minkä tiimi teki käsin: listata dokumentit ja mallinne, käynnistää mappausajon mukautetulla mallillanne ja lukea rivit hallittujen, vain lukevien kyselyjen kautta — ei vapaamuotoista SQL:ää, ei muutoksia. Ajon käynnistäminen luetaan arkaluontoiseksi toimeksi, joten sitä koskee asettamanne käytäntö: käynnistetäänkö ajo automaattisesti, pyydetäänkö vahvistus vai odotetaanko ihmisen hyväksyntää. Jokainen kutsu kirjataan. Siitä, miten avaimet, hyväksynnät ja auditointi toimivat, kertoo video Agents under control.
DocRevealin sisällä samat työkalut ovat Agent Managerissa rakentamienne agenttien käytettävissä, ja nämä agentit voivat käynnistyä aikataulun mukaan, kun postilaatikkoon tulee jotain tai kun jokin tapahtuma saapuu. Integration Managerissa integraatio voi käynnistyä itsestään heti, kun dokumentit on mapattu. Agenttinne pyytää listaa, DocReveal palauttaa rivit, ja agentti välittää ne eteenpäin — raporttiin, laskentataulukkoon tai muuhun järjestelmään, jota sillä on lupa käyttää.
Mitä tästä kannattaa muistaa
- Te määrittelette rakenteen. Omat sarakkeenne ja omat nimenne tavallisin sanoin kuvattuina — ei koodia, ei palvelupyyntöä IT:lle.
- Mikä tahansa dokumenttijoukko. Mikä tahansa kieli, mikä tahansa asettelu, paperikopiot mukaan lukien; jo olemassa olevia tuloksia käytetään uudelleen.
- Yksi taulukko, jonka voitte tarkistaa. Yksi muoto päivämäärille ja luvuille, tyhjä solu siellä, missä dokumentti ei kerro mitään, ja auditointijälki jokaisen rivin takana.
- Valmis agenteille. Kun malli on olemassa, tekoälyagentti voi hoitaa loput MCP:n kautta — teidän säännöillänne.
Keldmoor, sen toimittajat ja sen tilintarkastaja ovat kuvitteellista demodataa; näkymät ovat oikeasta tuotteesta.
Omat sarakkeenne. Jokainen dokumentti.