Lunedì, ore 9:00. Un auditor esterno invia una richiesta: tutte le fatture dei fornitori del campione di settembre, una riga per fattura, in un file CSV entro venerdì. Fornitore, numero e data della fattura, ordine di acquisto, condizioni di pagamento, data di scadenza, valuta e totale.
Nessun sistema contiene quell’elenco in questa forma. Le risposte stanno nei documenti stessi — fatture in inglese, spagnolo e ceco, più una copia cartacea dalla scansione mattutina dell’ufficio posta. Di solito questo significa ridigitare tutto, oppure aprire un ticket perché l’IT prepari un report.
La nostra nuova videoguida, Pronto per l’audit, su richiesta, mostra una terza via. Dura poco meno di sei minuti, potete guardarla in cima a questa pagina e segue il team della contabilità fornitori di Keldmoor, un distributore fittizio, dalla richiesta alla risposta. Tre passi, niente codice. L’audit è solo l’esempio: gli stessi passi vi danno qualsiasi elenco, nella forma che vi serve, a partire da qualsiasi insieme di documenti.
Primo passo: descrivete le colonne che vi servono
Tutto comincia in Model Manager. Un modello definisce quali campi DocReveal estrae dai documenti e con quale struttura. I modelli canonici descrivono i tipi di documento più comuni; i modelli personalizzati sono vostri, costruiti su misura per i vostri sistemi o per una singola richiesta.
Il team crea un modello vuoto chiamato Audit sample e aggiunge otto campi — esattamente le colonne dell’auditor. Ogni campo riceve un tipo — testo, numero, numero intero, sì o no, oppure un oggetto o un elenco annidati, come le righe di una fattura — e le date ricevono il formato Date.
La parte più importante è la descrizione. È destinata all’IA che legge i documenti, quindi spiega in parole semplici che cosa significa il campo: la ragione sociale del fornitore così come è stampata in fattura; i giorni di pagamento, come numero; nessuna data di scadenza se la fattura non la riporta. Un controllo esamina la struttura, e la pubblicazione mostra esattamente che cosa cambia prima che qualcosa venga salvato.
Secondo passo: scegliete i documenti
In File Manager, il team filtra per tipo di documento e seleziona gli otto documenti — da cartelle diverse, tra cui la copia cartacea e una fattura di trasporto separata dalla scansione dell’ufficio posta. Un clic su Reveal Group, e Reveal Manager apre una nuova esecuzione che li comprende tutti.
In Mapping models, il team aggiunge Audit sample. Ogni file è stato letto al suo arrivo, quindi nulla viene analizzato di nuovo: DocReveal riutilizza il risultato esistente e popola la nuova struttura. Un pannello mostra a che punto è ogni file e, nel video, l’esecuzione si conclude pochi minuti dopo, con tutti e otto i risultati salvati in Analytics.
Terzo passo: una tabella, un file
In Analytics, il nuovo dataset si apre nel Data Explorer. Scegliete gli otto campi come colonne, eseguite la query ed ecco il risultato: otto righe, una per documento. Le date americane, spagnole e ceche ora condividono un unico formato. Net 45, 30 días e 30 dní sono diventati semplici numeri. I dollari restano dollari, gli euro restano euro.
Ordinata per data della fattura, la tabella mostra qualcosa che vale la pena sapere: la fattura INV-88163 compare due volte — il PDF e la sua copia cartacea arrivata dall’ufficio posta — e viene intercettata prima che qualcuno la paghi due volte. E dove una fattura di trasporto non indica la data di scadenza, la cella resta vuota. Non si inventa nulla.
Exports trasforma la stessa query in un file CSV con le colonne nell’ordine dell’auditor, e Download lo salva sul vostro computer. Dietro ogni riga c’è un livello di audit: l’esecuzione, la versione del modello, l’orario e il record completo dei dati estratti. Alle 9:19 la risposta è già partita.
L’audit è una richiesta tra tante. Gli stessi tre passi producono un elenco di fornitori per un altro sistema, un registro dei contratti con i relativi termini di preavviso o la risposta a una domanda occasionale della direzione — quali che siano le colonne che servono alla vostra azienda.
Il mese prossimo è già tutto impostato
Il modello resta. Quando arrivano le fatture del mese successivo, passano per lo stesso modello: stesse colonne, nuove righe. Nessuno ricostruisce nulla: l’elenco successivo è una nuova esecuzione, non un nuovo progetto.
Lasciate fare a un agente
Una volta creato il modello, anche il resto può funzionare senza nessuno alla tastiera. DocReveal parla MCP, lo standard aperto che assistenti e agenti IA usano per lavorare con altri sistemi.
Un agente IA collegato tramite MCP, con una chiave che controllate voi, può fare ciò che il team ha fatto a mano: elencare i documenti e i vostri modelli, avviare un’esecuzione di mappatura con il vostro modello personalizzato e leggere le righe risultanti tramite query controllate e in sola lettura — niente SQL libero, nessuna modifica. Avviare un’esecuzione rientra tra le azioni sensibili, quindi segue la policy che avete impostato: esecuzione automatica, richiesta di conferma oppure attesa dell’approvazione di una persona. Ogni chiamata viene registrata. Come funzionano chiavi, approvazioni e audit è la storia raccontata in Agents under control.
All’interno di DocReveal, gli stessi strumenti sono a disposizione degli agenti che create in Agent Manager, e questi agenti possono partire secondo una pianificazione, quando una casella di posta riceve qualcosa o quando arriva un evento. In Integration Manager, un’integrazione può partire da sola non appena i documenti sono mappati. Il vostro agente chiede l’elenco, DocReveal restituisce le righe e l’agente le inoltra — a un report, a un foglio di calcolo o a un altro sistema che è autorizzato a usare.
Cosa portarsi a casa
- La struttura la definite voi. Le vostre colonne e i vostri nomi, descritti in parole semplici — niente codice, nessun ticket all’IT.
- Qualsiasi insieme di documenti. Qualsiasi lingua, qualsiasi layout, copie cartacee comprese; i risultati già esistenti vengono riutilizzati.
- Una tabella che potete verificare. Un unico formato per date e numeri, celle vuote dove un documento non dice nulla e una traccia di audit dietro ogni riga.
- Pronto per gli agenti. Una volta creato il modello, un agente IA può gestire il resto tramite MCP — secondo le vostre regole.
Keldmoor, i suoi fornitori e il suo auditor sono dati dimostrativi fittizi; le schermate sono quelle del prodotto reale.
Le vostre colonne. Ogni documento.