Ergens deze week plaatst een groeiend bedrijf dezelfde vacature als vorig jaar: versterking gezocht voor de backoffice. Facturen, bestellingen, pakbonnen, contracten. Liefst per direct.
Wij hebben erop gesolliciteerd. Niet namens een mens – namens DocReveal. En de belangrijkste regel hebben we bovenaan gezet.
Het cv
Zo ziet het eruit, regel voor regel:
- Mens: nee. DocReveal is software – een AI-platform voor bedrijven die op documenten draaien – en zegt dat als allereerste.
- Gewenste functie: het documentwerk bij inkoop, boekhouding, expeditie en magazijn, verkoop en HR.
- Werkervaring: bestellingen, pakbonnen, inkoopfacturen, creditnota’s, bankafschriften, cognossementen, contracten en cv’s. Ook scans en handschrift, zonder sjablonen.
- Werkzaamheden: leest elk document, toetst het aan uw regels, stuurt de data naar uw ERP en andere systemen en beantwoordt vragen met bronvermelding.
- Laatste woord: aan u. AI-agents nemen het routinewerk over; mensen keuren de uitzonderingen goed.
- Talen: leest documenten in elke taal; de interface spreekt er 24.
- Startdatum: zodra u er klaar voor bent. Er is niets te installeren of te onderhouden.
- Salariswens: een openbare prijslijst, met een onbeperkt aantal gebruikers.
- Referenties: elk antwoord en elk bedrag verwijst naar de exacte plek in het document waar het vandaan komt.
Waarom er op de eerste regel “geen mens” staat
Sommige AI-tools zijn gemaakt om voor een mens door te gaan. Voor software die uw contracten, facturen en salarisdocumenten leest, zou dat de verkeerde eerste indruk zijn. Als een systeem uw documenten verwerkt, is vertrouwen de belangrijkste functie-eis.
Daarom zegt DocReveal eerlijk wat het is, en het is gebouwd om gecontroleerd te worden, niet om op zijn woord geloofd te worden. Elk antwoord toont zijn bron. AI-agents werken binnen de grenzen die u stelt en vragen eerst toestemming bij gevoelige stappen. Elke verwerkingsstap staat in de audittrail. Uw data worden opgeslagen in de regio van uw keuze en nooit gebruikt om modellen te trainen.
Dit is geen verhaal over het vervangen van uw team. Het gaat over waar uw team zijn tijd aan besteedt.
Waar de verrassing hoort te zitten
Een backoffice groeit mee met het bedrijf. Elke nieuwe klant, leverancier en zending brengt meer papierwerk mee, en de piek rond de maandafsluiting komt, of het team er nu klaar voor is of niet. Het gebruikelijke antwoord is een extra medewerker – en weken van werven en inwerken voordat het werk ook maar iets lichter wordt.
Met DocReveal zit de verrassing niet in wie het werk doet. Wel in hoe snel het gedaan is, en wat het kost. Documenten worden gelezen, gecontroleerd en doorgestuurd naar uw systemen zodra ze binnenkomen, en de capaciteit groeit mee met uw volume in plaats van met uw personeelsbestand. Medewerkers keuren de uitzonderingen goed in plaats van documenten over te typen.
Ook de prijzen zijn openbaar. Het kernplatform is er vanaf € 1.931 per maand, met een onbeperkt aantal gebruikers. Ter vergelijking: een extra backofficemedewerker kost in Tsjechië inclusief werkgeverslasten ongeveer € 2.200 per maand, in West-Europa meer.
Een maand bij Keldmoor
De video bovenaan deze pagina volgt de sollicitant door een gewone maand bij Keldmoor, een industriële leverancier:
- Hij leest en controleert. In Reveal Manager doorlopen zes facturen in drie talen dezelfde lijn: gelezen, gemapt en gecontroleerd. Eén daarvan, INV-88180, klopt niet – de factuurregels komen samen uit op $ 8.240,00, maar de factuur vraagt om $ 8.420,00. Ze wordt gemarkeerd in plaats van betaald.
- Hij antwoordt met bronvermelding. In RAG Manager vraagt iemand of de vervoerder die goederen uit Mexico transporteerde, geldig verzekerd was op de dag dat hij ze ophaalde. Het antwoord is nee – de dekking liep de dag ervoor af – en het komt met het gescande verzekeringscertificaat, waarop de vervaldatum is gemarkeerd.
- Hij vraagt voordat hij handelt. In Agent Manager behandelt een agent de betwiste factuur – en gokt niet. Hij vraagt het een mens, wacht op het antwoord, en elke stap van zijn run blijft vastgelegd.
Keldmoor, zijn leveranciers en zijn documenten zijn fictieve demodata.
Voordat u die vacature plaatst
- Lees uw eigen vacature. Markeer de taken die neerkomen op documenten overtypen, matchen en archiveren, en de taken die om een oordeel, onderhandeling of een gesprek met een klant vragen. De eerste lijst is het werk van de sollicitant. De tweede blijft bij uw mensen.
- Tel documenten, geen uren. Hoeveel bestellingen, facturen en pakbonnen komen er per maand binnen, en hoe groot is de piek rond de maandafsluiting?
- Bepaal waar het laatste woord ligt. Kies welke stappen zelfstandig mogen lopen en welke wachten tot een mens ze goedkeurt.
- Voer het sollicitatiegesprek met uw eigen documenten. De demo is gratis – op onze voorbeelddata, of na een NDA op 10 tot 20 van uw eigen documenten.
Uw volgende aanwinst moet uw bedrijf laten groeien. Niet uw backoffice.