Algures, esta semana, uma empresa em crescimento vai publicar o mesmo anúncio de emprego do ano passado: procura-se reforço para o back-office. Faturas, encomendas, guias de remessa, contratos. Entrada imediata.
Nós respondemos com uma candidatura. Não a de uma pessoa – a do DocReveal. E pusemos a linha mais importante logo no início.
O CV
Eis como se lê, linha a linha:
- Humano: não. O DocReveal é software – uma plataforma de IA para empresas que funcionam com documentos – e di-lo antes de mais nada.
- Função pretendida: o trabalho com documentos em compras, contabilidade, transportes e armazém, vendas e RH.
- Experiência: encomendas, guias de remessa, faturas recebidas, notas de crédito, extratos bancários, conhecimentos de embarque, contratos e currículos. Também digitalizações e texto manuscrito, sem templates.
- O que faz: lê cada documento, verifica-o segundo as suas regras, envia os dados para o seu ERP e outros sistemas e responde a perguntas indicando a fonte.
- Última palavra: a sua. Os agentes de IA tratam da rotina; as pessoas aprovam as exceções.
- Línguas: lê documentos em qualquer língua; a interface fala 24.
- Disponibilidade: quando quiser. Não há nada a instalar nem a manter.
- Pretensões salariais: uma tabela de preços pública, com utilizadores ilimitados.
- Referências: cada resposta e cada valor remetem para o local exato do documento de onde vêm.
Porque é que a primeira linha diz «não humano»
Algumas ferramentas de IA são feitas para se fazerem passar por pessoas. Para um software que lê os seus contratos, faturas e documentos salariais, isso seria causar logo uma má primeira impressão. Quando um sistema trata dos seus documentos, a confiança é o primeiro requisito do cargo.
Por isso, o DocReveal diz sem rodeios o que é, e foi feito para ser verificado, não aceite às cegas. Cada resposta mostra a sua fonte. Os agentes de IA trabalham dentro dos limites que definir e pedem autorização antes de qualquer ação sensível. Cada passo do processamento fica registado no trilho de auditoria. Os seus dados são armazenados na região que escolher e nunca são usados para treinar modelos.
Não se trata de substituir a sua equipa. Trata-se daquilo a que a sua equipa dedica o tempo.
Onde deve estar a surpresa
Um back-office cresce com o negócio. Cada novo cliente, fornecedor e envio traz mais papelada, e o pico de fim de mês chega quer a equipa esteja preparada, quer não. A resposta habitual é mais uma contratação – e semanas de recrutamento e integração antes de o trabalho aliviar.
Com o DocReveal, a surpresa não está em quem faz o trabalho. Está na rapidez com que é feito e no que custa. Os documentos são lidos, verificados e enviados para os seus sistemas à medida que chegam, e a capacidade cresce com o volume, não com o quadro de pessoal. As pessoas aprovam exceções em vez de voltar a digitar documentos.
Os preços também são públicos. O núcleo da plataforma custa a partir de 1 931 € por mês, com utilizadores ilimitados. Para comparação, contratar mais uma pessoa para o back-office custa cerca de 2 200 € por mês na Chéquia, já com encargos patronais, e mais na Europa Ocidental.
Um mês na Keldmoor
O vídeo no topo desta página acompanha o candidato durante um mês normal na Keldmoor, uma fornecedora de material industrial:
- Lê e verifica. No Reveal Manager, seis faturas em três línguas passam pela mesma linha: lidas, mapeadas e verificadas. Uma delas, a INV-88180, não bate certo – as suas linhas somam 8 240,00 USD, mas a fatura pede 8 420,00 USD. Fica sinalizada em vez de ser paga.
- Responde com a fonte. No RAG Manager, alguém pergunta se a transportadora que trouxe mercadoria do México tinha um seguro válido no dia em que a recolheu. A resposta é não – a cobertura tinha terminado na véspera – e vem acompanhada do certificado digitalizado, com a data de expiração destacada.
- Pergunta antes de agir. No Agent Manager, um agente que trata da fatura contestada não tenta adivinhar. Pergunta a uma pessoa, aguarda a resposta, e cada passo da sua execução fica registado.
A Keldmoor, os seus fornecedores e os seus documentos são dados de demonstração fictícios.
Antes de publicar esse anúncio de emprego
- Leia o seu próprio anúncio. Assinale as tarefas que consistem em voltar a digitar, conferir e arquivar documentos, e as que exigem discernimento, negociação ou uma conversa com um cliente. A primeira lista é o trabalho do candidato. A segunda pertence à sua equipa.
- Conte documentos, não horas. Quantas encomendas, faturas e guias de remessa chegam num mês, e qual é a dimensão do pico de fim de mês?
- Decida quem tem a última palavra. Escolha que passos podem avançar sozinhos e quais aguardam a aprovação de uma pessoa.
- Entreviste o candidato com os seus próprios documentos. A demonstração é gratuita – com os nossos dados de exemplo ou, após a assinatura de um NDA, com 10 a 20 dos seus documentos.
A sua próxima contratação deve fazer crescer o seu negócio. Não o back-office.