Da qualche parte, questa settimana, un’azienda in crescita pubblicherà lo stesso annuncio di lavoro dell’anno scorso: cercasi addetto al back office. Fatture, ordini, bolle di consegna, contratti. Inserimento immediato.
Noi abbiamo risposto con una candidatura. Non quella di una persona – quella di DocReveal. E la riga più importante l’abbiamo messa in cima.
Il CV
Eccolo, riga per riga:
- Umano: no. DocReveal è un software – una piattaforma IA per le aziende che vivono di documenti – e lo dichiara prima di ogni altra cosa.
- Posizione desiderata: la gestione dei documenti in acquisti, contabilità, spedizioni e magazzino, vendite e HR.
- Esperienza: ordini, bolle di consegna, fatture passive, note di credito, estratti conto, polizze di carico, contratti e CV. Anche scansioni e scrittura a mano, senza template.
- Mansioni: leggere ogni documento, verificarlo in base alle vostre regole, inviare i dati al vostro ERP e agli altri sistemi, e rispondere alle domande citando la fonte.
- Ultima parola: la vostra. Gli agenti IA si occupano della routine; le persone approvano le eccezioni.
- Lingue: legge documenti in qualsiasi lingua; l’interfaccia ne parla 24.
- Disponibilità: quando siete pronti voi. Non c’è nulla da installare né da gestire.
- Aspettative economiche: un listino prezzi pubblico, con utenti illimitati.
- Referenze: ogni risposta e ogni importo rimandano al punto esatto del documento da cui provengono.
Perché la prima riga dice «non umano»
Alcuni strumenti IA sono costruiti per spacciarsi per una persona. Per un software che legge i vostri contratti, le fatture e le buste paga, sarebbe partire col piede sbagliato. Quando un sistema gestisce i vostri documenti, la fiducia è il requisito numero uno.
Per questo DocReveal mette subito in chiaro che cos’è, ed è fatto per essere verificato, non preso per buono. Ogni risposta mostra la sua fonte. Gli agenti IA lavorano entro i limiti che fissate voi e chiedono il via libera prima delle operazioni delicate. Ogni fase di elaborazione è tracciata nell’audit trail. I vostri dati sono conservati nella regione che scegliete e non vengono mai usati per addestrare modelli.
Qui non si parla di sostituire il vostro team. Si parla di come il vostro team impiega il suo tempo.
Dove dovrebbe stare la sorpresa
Il back office cresce con l’azienda. Ogni nuovo cliente, fornitore e spedizione porta altre scartoffie, e il picco di fine mese arriva che il team sia pronto o no. La risposta abituale è un’assunzione in più – con settimane di selezione e inserimento prima che il lavoro si alleggerisca.
Con DocReveal la sorpresa non è chi fa il lavoro. È la rapidità con cui viene fatto, e quanto costa. I documenti vengono letti, verificati e inviati ai vostri sistemi man mano che arrivano, e la capacità cresce con i volumi, non con l’organico. Le persone approvano le eccezioni invece di ridigitare i documenti.
Anche i prezzi sono pubblici. La piattaforma di base parte da 1.931 € al mese, con utenti illimitati. Per confronto, in Repubblica Ceca un’assunzione in più nel back office costa circa 2.200 € al mese, contributi a carico dell’azienda inclusi; in Europa occidentale costa di più.
Un mese da Keldmoor
Il video in cima a questa pagina segue il candidato durante un mese qualunque presso Keldmoor, un’azienda di forniture industriali:
- Legge e verifica. In Reveal Manager, sei fatture in tre lingue passano dalla stessa linea: lette, mappate e verificate. Una di queste, la INV-88180, non quadra – la somma delle sue righe è 8.240,00 $, ma la fattura chiede 8.420,00 $. Viene segnalata invece di essere pagata.
- Risponde citando la fonte. In RAG Manager, qualcuno chiede se il vettore che ha trasportato merce dal Messico avesse un’assicurazione valida il giorno in cui l’ha ritirata. La risposta è no – la copertura era terminata il giorno prima – e arriva insieme al certificato scansionato, con la data di scadenza evidenziata.
- Chiede prima di agire. In Agent Manager, un agente che gestisce la fattura contestata non tira a indovinare. Chiede a una persona, attende la risposta e ogni passaggio della sua esecuzione resta registrato.
Keldmoor, i suoi fornitori e i suoi documenti sono dati dimostrativi fittizi.
Prima di pubblicare quell’annuncio
- Rileggete il vostro annuncio. Segnate le attività che consistono nel ridigitare, abbinare e archiviare documenti, e quelle che richiedono giudizio, capacità di negoziazione o una conversazione con un cliente. La prima lista è il lavoro del candidato. La seconda spetta al vostro team.
- Contate i documenti, non le ore. Quanti ordini, fatture e bolle di consegna arrivano in un mese, e quanto è alto il picco di fine mese?
- Decidete a chi spetta l’ultima parola. Scegliete quali passaggi possono procedere da soli e quali attendono l’approvazione di una persona.
- Fate un colloquio al candidato sui vostri documenti. La demo è gratuita – sui nostri dati di esempio oppure, dopo la firma di un NDA, su 10–20 dei vostri documenti.
La vostra prossima assunzione dovrebbe far crescere il fatturato. Non il back office.