Tällä viikolla jokin kasvava yritys julkaisee jossain saman työpaikkailmoituksen kuin viime vuonna: haemme lisävoimia hallintoon. Laskuja, tilauksia, lähetteitä, sopimuksia. Aloitus mahdollisimman pian.
Kirjoitimme siihen hakemuksen. Ei ihmiselle – vaan DocRevealille. Ja tärkeimmän rivin laitoimme ensimmäiseksi.
Hakijan CV
Tässä se on rivi riviltä:
- Ihminen: ei. DocReveal on ohjelmisto – tekoälyalusta dokumenttivaltaisille yrityksille – ja se kertoo sen heti ensimmäiseksi.
- Haettava tehtävä: dokumenttityöt hankinnassa, kirjanpidossa, huolinnassa ja varastossa, myynnissä ja HR:ssä.
- Työkokemus: tilaukset, lähetteet, ostolaskut, hyvityslaskut, tiliotteet, konossementit, sopimukset ja CV:t. Myös skannatut ja käsin kirjoitetut dokumentit, ilman malleja.
- Mitä se tekee: lukee jokaisen dokumentin, tarkistaa sen sääntöjänne vasten, lähettää datan ERP-järjestelmäänne ja muihin järjestelmiinne sekä vastaa kysymyksiin ja näyttää lähteen.
- Viimeinen sana: teidän. Tekoälyagentit ottavat rutiinit hoitaakseen, ja ihmiset hyväksyvät poikkeukset.
- Kielitaito: lukee dokumentteja millä kielellä tahansa, ja käyttöliittymä puhuu 24 kieltä.
- Aloitus: heti kun olette valmiita. Mitään ei tarvitse asentaa tai ylläpitää.
- Palkkatoive: julkinen hinnasto, ja kaikki käyttäjät sisältyvät hintaan.
- Referenssit: jokainen vastaus ja jokainen summa osoittaa tarkan kohdan dokumentissa, josta se on peräisin.
Miksi ensimmäisellä rivillä lukee ”en ole ihminen”
Jotkin tekoälytyökalut on rakennettu esiintymään ihmisinä. Ohjelmistolle, joka lukee sopimuksianne, laskujanne ja palkanlaskennan dokumentteja, se olisi väärä ensivaikutelma. Kun järjestelmä käsittelee dokumenttejanne, luottamus on tehtävän tärkein vaatimus.
Siksi DocReveal kertoo suoraan, mikä se on, ja se on rakennettu niin, että sen työn voi tarkistaa eikä siihen tarvitse luottaa sokeasti. Jokainen vastaus näyttää lähteensä. Tekoälyagentit toimivat asettamienne rajojen sisällä ja kysyvät ennen arkaluonteisia vaiheita. Jokainen käsittelyvaihe jää auditointilokiin. Datanne tallennetaan valitsemallenne alueelle, eikä sitä koskaan käytetä mallien koulutukseen.
Tämä ei ole tarina tiiminne korvaamisesta. Se on tarina siitä, mihin tiiminne käyttää aikansa.
Yllätys oikeassa paikassa
Hallinto kasvaa liiketoiminnan mukana. Jokainen uusi asiakas, toimittaja ja lähetys tuo lisää paperitöitä, ja kuunvaihteen ruuhka tulee, oli tiimi valmis tai ei. Tavallinen ratkaisu on palkata uusi työntekijä – ja sitten kuluu viikkoja rekrytointiin ja perehdytykseen, ennen kuin työ yhtään kevenee.
DocRevealin kanssa yllätys ei ole se, kuka työn tekee. Yllätys on se, kuinka nopeasti työ hoituu ja mitä se maksaa. Dokumentit luetaan, tarkistetaan ja lähetetään eteenpäin järjestelmiinne heti saapuessaan, ja kapasiteetti kasvaa volyymin eikä henkilöstömäärän mukana. Työntekijät hyväksyvät poikkeukset sen sijaan, että näppäilisivät dokumentteja uudelleen.
Myös hinnat ovat julkisia. Ydinalusta maksaa alkaen 1 931 € kuukaudessa, ja hintaan sisältyy rajaton määrä käyttäjiä. Vertailun vuoksi: yksi uusi hallinnon työntekijä maksaa Tšekissä sivukuluineen noin 2 200 € kuukaudessa, Länsi-Euroopassa enemmän.
Kuukausi Keldmoorilla
Tämän sivun yläosan video seuraa hakijaa tavallisen kuukauden ajan teollisuustarvikkeita toimittavalla Keldmoorilla:
- Se lukee ja tarkistaa. Reveal Managerissa kuusi laskua kolmella kielellä kulkee saman käsittelyketjun läpi: ne luetaan, mapataan ja tarkistetaan. Yksi niistä, INV-88180, ei täsmää – sen laskurivit ovat yhteensä 8 240,00 dollaria, mutta laskulla veloitetaan 8 420,00 dollaria. Sitä ei makseta, vaan se merkitään poikkeamaksi.
- Se vastaa ja näyttää lähteen. RAG Managerissa joku kysyy, oliko Meksikosta tavaroita kuljettaneella rahdinkuljettajalla voimassa oleva vakuutus sinä päivänä, jona se nouti ne. Vastaus on ei – vakuutusturva päättyi edellisenä päivänä – ja vastauksen mukana tulee skannattu vakuutustodistus, jossa päättymispäivä on korostettu.
- Se kysyy, ennen kuin toimii. Agent Managerissa kiistanalaista laskua käsittelevä agentti ei arvaile. Se kysyy ihmiseltä, odottaa vastausta, ja jokainen sen ajon vaihe kirjataan.
Keldmoor, sen toimittajat ja dokumentit ovat kuvitteellista demodataa.
Ennen kuin julkaisette työpaikkailmoituksen
- Lukekaa oma ilmoituksenne. Merkitkää tehtävät, joissa dokumentteja näppäillään uudelleen, täsmäytetään ja arkistoidaan, sekä tehtävät, jotka vaativat harkintaa, neuvottelua tai keskustelua asiakkaan kanssa. Ensimmäinen lista on hakijan työtä. Toinen kuuluu työntekijöillenne.
- Laskekaa dokumentteja, ei tunteja. Montako tilausta, laskua ja lähetettä saapuu kuukaudessa, ja kuinka suuri on kuunvaihteen ruuhka?
- Päättäkää, kenellä on viimeinen sana. Valitkaa, mitkä vaiheet saavat edetä itsestään ja mitkä odottavat ihmisen hyväksyntää.
- Haastatelkaa hakijaa omilla dokumenteillanne. Demo on maksuton – esimerkkiaineistollamme tai NDA:n allekirjoittamisen jälkeen 10–20 omalla dokumentillanne.
Seuraavan rekrytointinne pitäisi kasvattaa liiketoimintaa. Ei hallintoa.