Κάπου αυτή την εβδομάδα, μια επιχείρηση που μεγαλώνει θα δημοσιεύσει την ίδια αγγελία με πέρυσι: ζητείται υπάλληλος back office. Τιμολόγια, παραγγελίες, δελτία αποστολής, συμβάσεις. Έναρξη το συντομότερο δυνατό.
Εμείς γράψαμε μια αίτηση για τη θέση. Όχι για κάποιον άνθρωπο – για το DocReveal. Και βάλαμε πρώτη την πιο σημαντική γραμμή.
Το βιογραφικό
Να τι γράφει, γραμμή προς γραμμή:
- Άνθρωπος: όχι. Το DocReveal είναι λογισμικό – μια πλατφόρμα ΤΝ για επιχειρήσεις που βασίζονται στα έγγραφα – και το λέει πριν από οτιδήποτε άλλο.
- Αιτούμενη θέση: η δουλειά με τα έγγραφα στις προμήθειες, στο λογιστήριο, στις διαμεταφορές και την αποθήκη, στις πωλήσεις και στο HR.
- Εμπειρία: παραγγελίες, δελτία αποστολής, εισερχόμενα τιμολόγια, πιστωτικά, αντίγραφα κίνησης λογαριασμών, φορτωτικές, συμβάσεις και βιογραφικά. Ακόμη και σαρώσεις και χειρόγραφα, χωρίς πρότυπα.
- Τι κάνει: διαβάζει κάθε έγγραφο, το ελέγχει με βάση τους κανόνες σας, στέλνει τα δεδομένα στο ERP σας και σε άλλα συστήματα και απαντά σε ερωτήσεις δείχνοντας την πηγή.
- Τελευταίος λόγος: δικός σας. Οι πράκτορες ΤΝ αναλαμβάνουν τη ρουτίνα· οι άνθρωποι εγκρίνουν τις εξαιρέσεις.
- Γλώσσες: διαβάζει έγγραφα σε κάθε γλώσσα· η διεπαφή μιλά 24 γλώσσες.
- Διαθεσιμότητα: όποτε είστε έτοιμοι. Δεν εγκαθιστάτε ούτε συντηρείτε τίποτα.
- Μισθολογικές απαιτήσεις: δημόσιος τιμοκατάλογος· όλοι οι χρήστες περιλαμβάνονται.
- Συστάσεις: κάθε απάντηση και κάθε ποσό παραπέμπει στο ακριβές σημείο του εγγράφου από το οποίο προέρχεται.
Γιατί η πρώτη γραμμή λέει «δεν είμαι άνθρωπος»
Ορισμένα εργαλεία ΤΝ είναι φτιαγμένα για να παριστάνουν τον άνθρωπο. Για ένα λογισμικό που διαβάζει τις συμβάσεις, τα τιμολόγια και τα έγγραφα μισθοδοσίας σας, αυτή θα ήταν λάθος πρώτη εντύπωση. Όταν ένα σύστημα χειρίζεται τα έγγραφά σας, η εμπιστοσύνη είναι η ουσία της δουλειάς.
Γι’ αυτό, το DocReveal λέει ανοιχτά τι είναι και είναι φτιαγμένο για να ελέγχεται, όχι για να το πιστεύετε στα τυφλά. Κάθε απάντηση δείχνει την πηγή της. Οι πράκτορες ΤΝ δουλεύουν μέσα στα όρια που ορίζετε και ρωτούν πριν από τα ευαίσθητα βήματα. Κάθε βήμα επεξεργασίας καταγράφεται στη διαδρομή ελέγχου. Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται στην περιοχή που επιλέγετε και δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για εκπαίδευση μοντέλων.
Αυτή δεν είναι μια ιστορία για την αντικατάσταση της ομάδας σας. Είναι μια ιστορία για το πού ξοδεύει η ομάδα σας τον χρόνο της.
Πού πρέπει να βρίσκεται η έκπληξη
Το back office μεγαλώνει μαζί με την επιχείρηση. Κάθε νέος πελάτης, κάθε νέος προμηθευτής και κάθε νέα αποστολή φέρνει περισσότερα χαρτιά, και η αιχμή του κλεισίματος του μήνα έρχεται είτε η ομάδα είναι έτοιμη είτε όχι. Η συνηθισμένη απάντηση είναι μία ακόμη πρόσληψη – και εβδομάδες επιλογής και ένταξης προσωπικού πριν η δουλειά ελαφρύνει έστω και λίγο.
Με το DocReveal, η έκπληξη δεν είναι ποιος κάνει τη δουλειά. Είναι πόσο γρήγορα γίνεται και πόσο κοστίζει. Τα έγγραφα διαβάζονται, ελέγχονται και προωθούνται στα συστήματά σας μόλις φτάσουν, και η δυναμικότητα αυξάνεται με τον όγκο σας, όχι με τον αριθμό των εργαζομένων. Οι άνθρωποι εγκρίνουν τις εξαιρέσεις αντί να πληκτρολογούν ξανά έγγραφα.
Και οι τιμές είναι δημόσιες. Ο πυρήνας της πλατφόρμας κοστίζει από 1.931 € τον μήνα και περιλαμβάνει όλους τους χρήστες. Για σύγκριση: μία ακόμη πρόσληψη στο back office κοστίζει στην Τσεχία περίπου 2.200 € τον μήνα μαζί με τις εργοδοτικές εισφορές, ενώ στη Δυτική Ευρώπη περισσότερο.
Ένας μήνας στην Keldmoor
Το βίντεο στο πάνω μέρος αυτής της σελίδας ακολουθεί τον υποψήφιο σε έναν συνηθισμένο μήνα στην Keldmoor, μια εταιρεία βιομηχανικών προμηθειών:
- Διαβάζει και ελέγχει. Στο Reveal Manager, έξι τιμολόγια σε τρεις γλώσσες περνούν από την ίδια γραμμή παραγωγής: διαβάζονται, αντιστοιχίζονται και ελέγχονται. Σε ένα από αυτά, το INV-88180, τα νούμερα δεν βγαίνουν – οι γραμμές του αθροίζονται σε 8.240,00 $, όμως το τιμολόγιο ζητά 8.420,00 $. Επισημαίνεται αντί να πληρωθεί.
- Απαντά δείχνοντας την πηγή. Στο RAG Manager, κάποιος ρωτά αν ο μεταφορέας που έφερε εμπορεύματα από το Μεξικό είχε έγκυρη ασφάλιση την ημέρα που τα παρέλαβε. Η απάντηση είναι όχι – η κάλυψη είχε λήξει την προηγούμενη μέρα – και έρχεται μαζί με το σαρωμένο πιστοποιητικό, με την ημερομηνία λήξης επισημασμένη.
- Ρωτά πριν ενεργήσει. Στο Agent Manager, ένας πράκτορας που χειρίζεται το αμφισβητούμενο τιμολόγιο δεν μαντεύει. Ρωτά έναν άνθρωπο, περιμένει την απάντηση, και κάθε βήμα της εκτέλεσής του μένει καταγεγραμμένο.
Η Keldmoor, οι προμηθευτές της και τα έγγραφά της είναι πλασματικά δεδομένα επίδειξης.
Πριν δημοσιεύσετε εκείνη την αγγελία
- Διαβάστε τη δική σας αγγελία. Σημειώστε τις εργασίες όπου έγγραφα πληκτρολογούνται ξανά, αντιστοιχίζονται και αρχειοθετούνται, καθώς και εκείνες που χρειάζονται κρίση, διαπραγμάτευση ή μια κουβέντα με πελάτη. Η πρώτη λίστα είναι η δουλειά του υποψηφίου. Η δεύτερη ανήκει στους ανθρώπους σας.
- Μετρήστε έγγραφα, όχι ώρες. Πόσες παραγγελίες, τιμολόγια και δελτία αποστολής φτάνουν σε έναν μήνα και πόσο μεγάλη είναι η αιχμή στο κλείσιμο του μήνα;
- Αποφασίστε ποιος έχει τον τελευταίο λόγο. Επιλέξτε ποια βήματα μπορούν να εκτελούνται μόνα τους και ποια περιμένουν την έγκριση ενός ανθρώπου.
- Πάρτε συνέντευξη από τον υποψήφιο με τα δικά σας έγγραφα. Το demo είναι δωρεάν – στα δικά μας δείγματα δεδομένων ή, μετά την υπογραφή NDA, σε 10 έως 20 έγγραφά σας.
Η επόμενη πρόσληψή σας θα πρέπει να μεγαλώσει την επιχείρηση. Όχι το back office.