Sommig werk komt elke ochtend terug. De e-mail van leveranciers lezen en archiveren wat er binnenkwam. Elke factuur aan de regels toetsen. Het iemand vragen als een getal niet klopt. Niets daarvan is moeilijk, en niets daarvan is ooit af.
Dat automatiseren betekent meestal een project — een specificatie, een ontwikkelaar, een releasedatum — en daarna regels die de mensen die het werk doen niet meer kunnen lezen. Dus blijft de routine handwerk, of verdwijnt ze in een black box.
Onze nieuwe videohandleiding laat een andere weg zien. De video duurt zevenenhalve minuut, u kunt hem bovenaan deze pagina bekijken, en hij volgt de crediteurenadministratie van Keldmoor, een fictieve groothandel, door één week in Agent Manager van DocReveal. Het team bouwt twee agents — de ene archiveert e-mail van leveranciers, de andere controleert elke factuur —, test ze, publiceert ze en houdt elke run onder controle. Het idee erachter staat in het artikel Agent Pool; hier ziet u hoe het er in de praktijk uitziet.
Een helper voor routinewerk
In DocReveal is een agent een helper voor routinewerk: instructies in gewone taal, een set tools en een budget.
Het gebeurt allemaal in Agent Manager, op vijf tabbladen: Overview, Agents, Studio, Orchestration en Activity. Geen code, geen IT-project: wie het werk kent, richt het in, en elke run heeft een budget en laat een auditspoor achter.
Uw eerste agent, met begeleiding
Zolang er nog geen agents zijn, biedt het tabblad Agents een begeleide eerste agent aan, of een sjabloon — een kant-en-klare agent voor een veelvoorkomende taak. Keldmoor kiest: e-mail lezen en documenten archiveren. Stap voor stap wordt gevraagd naar de mailbox die de agent bewaakt (de mailbox van de crediteurenadministratie, al ingesteld in de Connection Hub), de map, de afzenders van wie hij e-mail mag lezen — de leveranciers van Keldmoor — en hoe vaak hij moet kijken: elke vijf minuten.
De test voert de agent als plan uit op een voorbeeldbericht, zodat er niets wordt weggeschreven. Zodra zijn testgevallen slagen, gaat de agent live en archiveert hij documenten van leveranciers zelfstandig in DocReveal.
Het werk in gewone taal beschrijven
Voor facturen opent het team de agentwizard: zes stappen van sjabloon tot gepubliceerde agent. Het sjabloon Invoice triage reageert op elk gevalideerd document — het keurt correcte facturen goed en escaleert facturen die de controle niet doorstaan of verdacht zijn.
De instructies zijn de functieomschrijving van de agent in gewone taal: het validatieresultaat lezen, een geslaagde factuur doorlaten, een niet-geslaagde met een label aanhouden en een mens vragen wat er nu moet gebeuren. Elke keer dat u opslaat, ontstaat een nieuwe versie, en de weergave Diff toont precies wat er veranderd is.
Bepalen wat hij mag en wanneer hij draait
De triage-agent mag tien tools gebruiken: het document, het validatieresultaat en de gemapte velden lezen, een mens iets vragen, iets onthouden en labels toekennen. Meer tools komen uit DocReveal, uit uw connectors en uit de ingebouwde set, en werk kan ook worden overgedragen aan andere agents en flows.
Tools die alleen lezen, draaien altijd. Tools die data wijzigen, zijn als gevoelig gemarkeerd, en het beleid van hun groep beslist: automatisch uitvoeren, om bevestiging vragen of wachten op goedkeuring door een mens.
Triggers starten de agent vanzelf. Deze trigger reageert op elk document waarvan de validatie is afgerond; andere werken volgens een schema, bewaken een mailbox of starten de agent op aanvraag. Eén schakelaar laat externe applicaties met uw API-sleutel de agent vinden en uitvoeren — staat die uit, dan blijft hij intern. De samenvatting toetst de definitie aan uw tarief, en publiceren wacht tot de agent zijn evaluatieset doorstaat.
Uitproberen voordat iemand erop vertrouwt
In Studio chat het team met het concept. De invoer van de run speelt de gebeurtenis na die de agent zal ontvangen: hier een tweede kopie van een factuur die al in DocReveal staat. De agent leest het validatieresultaat, de gemapte velden en het documentprofiel, en elke toolaanroep wordt opgesomd.
Aan één regel is niet voldaan — het factuurnummer moet per leverancier uniek zijn. Een dubbele factuur keurt de agent niet goed; in plaats daarvan vraagt hij het. Na het antwoord zet hij zijn plan uiteen: de kopie met een label aanhouden en het geval onthouden. Er wordt niets weggeschreven, want dit is een test. Een testrun doet hetzelfde zonder toezicht, en het spoor legt elke stap vast, inclusief het wachten op uw antwoord.
Geen GO, geen publicatie
Op woensdag scherpt het team de instructies aan. Het concept is gewijzigd, dus publiceren is geblokkeerd tot de evaluatieset opnieuw slaagt.
De evaluatieset laat de agent zijn testgevallen doorlopen — die uit het sjabloon, plus uw eigen testgevallen als u die toevoegt. Harde controles zijn exact: de juiste tools, het juiste resultaat. Zachte controles worden door een model beoordeeld aan de hand van een beoordelingsschema. GO: beide gevallen slagen, en publiceren wordt vrijgegeven voor precies dit concept. Nog één blik op de samenvatting, één klik, en versie drie gaat live.
De agent vraagt, u beslist
Op donderdagmiddag komt er een factuur van Stavlund binnen. De factuurregels tellen op tot $ 8.240; als totaal staat er $ 8.420 op. De agent houdt de factuur aan en vraagt het, en de vraag wacht in Activity, onder Waiting for approval.
Open de run, en de vraag komt met kant-en-klare antwoorden. Kies er één, en de agent gaat verder waar hij stopte: de factuur wordt geëscaleerd en krijgt het label “Do not pay – disputed”. Uw beslissing staat zwart op wit. Agent runs toont elke run van elke agent, en Recent activity is het auditspoor van wat ze deden.
Dezelfde inbox verzamelt ook goedkeuringen voor een externe AI-assistent die met DocReveal is verbonden — daarover gaat de video Agents under control.
Hij leert wat u bevestigt
Dezelfde run heeft een notitie voor de volgende keer voorgesteld: facturen van Stavlund die niet kloppen, worden aangehouden, en er wordt een gecorrigeerde factuur opgevraagd. Niets komt in het geheugen van de agent zolang een mens het niet heeft bevestigd; daarna maakt de notitie deel uit van elke volgende run. Runlogboeken leggen vast wat elke run deed: de tools, de beslissing, de vraag.
Agents die samenwerken
Orchestration brengt in kaart hoe agents en flows samenwerken. Bij Keldmoor start de validatiegebeurtenis de triage-agent, en een flow stuurt goedgekeurde facturen naar het ERP. Klik op een agent om een delegatie toe te voegen — werk dat aan een andere agent wordt overgedragen. Ketens stoppen na twee overdrachten.
Uw regels, uw limieten
Overview toont de limieten van uw tarief en wat u hebt verbruikt: runs, tokens en het autonomieplafond. De brain card is een kort bedrijfsprofiel dat elke agent meekrijgt, gegenereerd uit uw documenten of door uzelf geschreven.
Een agent kunt u met één klik pauzeren en op dezelfde manier hervatten. U kunt hem exporteren en als nieuw concept importeren; geheimen gaan nooit mee, en triggers staan na het importeren uit. In Settings bevat de sectie Agent Manager de standaardinstellingen voor autonomie, budgetten, geheugen en meldingen.
Goed om te weten: voor het bouwen van agents en het beantwoorden van hun vragen is de beheerdersrol nodig. De rest van het team kan elke run volgen.
Wat u kunt meenemen
- Wie het werk kent, bouwt de agent. Een sjabloon om mee te beginnen, instructies in gewone taal, geen code.
- Niets gaat ongetest live. Studio toont elke stap, en publiceren wacht op een GO van de evaluatieset.
- De agent vraagt het als het ertoe doet. Vragen wachten in één inbox, en elk antwoord staat zwart op wit.
- U houdt de regie. Toolbeleid, limieten, pauzeren en bevestigd geheugen bepalen hoe ver een agent gaat.
Keldmoor en zijn leveranciers zijn fictieve demodata; de schermen zijn het echte product.
Werk uit handen geven. Het laatste woord houden.