Há trabalho que volta todas as manhãs. Ler o correio dos fornecedores e arquivar o que chegou. Confrontar cada fatura com as regras. Perguntar a alguém quando um número não bate certo. Nada disto é difícil, e nada disto tem fim.
Automatizá-lo costuma significar um projeto — uma especificação, um programador, uma data de lançamento — e, no fim, regras que quem faz o trabalho já não consegue ler. Por isso, a rotina continua manual, ou desaparece numa caixa negra.
O nosso novo guia em vídeo mostra outro caminho. Dura sete minutos e meio, pode vê-lo no topo desta página e acompanha a equipa de contas a pagar da Keldmoor, uma distribuidora fictícia, ao longo de uma semana no Agent Manager do DocReveal. A equipa cria dois agentes — um arquiva o correio dos fornecedores, o outro verifica cada fatura —, testa-os, publica-os e mantém cada execução sob o seu controlo. A ideia por trás disto está no artigo sobre o Agent Pool; eis como funciona na prática.
Um ajudante para o trabalho de rotina
No DocReveal, um agente é um ajudante para o trabalho de rotina: instruções em linguagem corrente, um conjunto de ferramentas e um orçamento.
Tudo acontece no Agent Manager, em cinco separadores: Overview, Agents, Studio, Orchestration e Activity. Sem código, sem projeto de TI: quem conhece o trabalho é quem configura o agente, e cada execução tem um orçamento e fica registada para auditoria.
O seu primeiro agente, passo a passo
Enquanto ainda não há agentes, o separador Agents propõe um percurso guiado para o primeiro agente ou um modelo — um agente pronto a usar para uma tarefa comum. A escolha da Keldmoor: ler o correio e arquivar documentos. O percurso guiado pede a caixa de correio que o agente vigia (a caixa de contas a pagar, já configurada no Connection Hub), a pasta, os remetentes cujas mensagens pode ler — os fornecedores da Keldmoor — e com que frequência deve verificar: de cinco em cinco minutos.
O teste executa o agente sobre uma mensagem de exemplo apenas como plano, por isso nada é escrito. Assim que os seus casos de teste passam, o agente entra em funcionamento e arquiva sozinho no DocReveal os documentos dos fornecedores.
Descreva o trabalho em linguagem corrente
Para as faturas, a equipa abre o assistente de criação de agentes: seis passos desde um modelo até um agente publicado. O modelo Invoice triage reage a cada documento validado — aprova as faturas em ordem e escala as que falham ou levantam suspeitas.
As instruções são a descrição de funções do agente em linguagem corrente: ler o resultado da validação, deixar seguir uma fatura que passou, pôr em espera com uma etiqueta uma que falhou e perguntar a uma pessoa o que fazer a seguir. Cada gravação é uma nova versão, e a vista Diff mostra exatamente o que mudou.
Decida o que pode fazer e quando entra em ação
O agente de triagem pode usar dez ferramentas: ler o documento, o respetivo resultado da validação e os campos mapeados, perguntar a uma pessoa, memorizar e atribuir etiquetas. Outras vêm do DocReveal, dos seus conectores e do conjunto integrado, e o trabalho também pode ser entregue a outros agentes e fluxos.
As ferramentas que só leem são sempre executadas. As que alteram dados estão assinaladas como sensíveis, e é a política do respetivo grupo que decide: executar automaticamente, pedir confirmação ou esperar pela aprovação de uma pessoa.
Os gatilhos iniciam o agente automaticamente. O gatilho deste agente reage a cada documento que concluiu a validação; outros gatilhos disparam segundo um agendamento, vigiam uma caixa de correio ou arrancam a pedido. Um interruptor permite a aplicações externas munidas de uma chave API do seu espaço de trabalho encontrar e executar o agente — com o interruptor desligado, o agente fica interno. O resumo verifica a definição face à sua tarifa, e a publicação espera até que o agente passe no seu conjunto de avaliação.
Experimente-o antes que alguém dependa dele
No Studio, a equipa conversa com o rascunho. Os dados de entrada da execução reproduzem o evento que o agente vai receber: neste caso, uma segunda cópia de uma fatura que já está no DocReveal. O agente lê o resultado da validação, os campos mapeados e o perfil do documento, e cada chamada a uma ferramenta fica listada.
Uma regra falhou — o número da fatura tem de ser único por fornecedor. O agente não aprova um duplicado; em vez disso, pergunta. Depois da resposta, apresenta o seu plano: pôr a cópia em espera com uma etiqueta e memorizar o caso. Nada é escrito, porque se trata de um teste. Uma execução de teste faz o mesmo sem supervisão, e o rasto regista cada passo, incluindo a espera pela sua resposta.
Sem GO, não há publicação
Na quarta-feira, a equipa afina as instruções. O rascunho mudou, por isso a publicação fica bloqueada até o conjunto de avaliação voltar a passar.
O conjunto de avaliação põe o agente à prova com os respetivos casos de teste — os do modelo e, se os acrescentar, também os seus. As verificações rígidas são exatas: as ferramentas certas, o resultado certo. As verificações flexíveis são avaliadas por um modelo de IA com base numa grelha de critérios. GO: os dois casos passam, e a publicação fica desbloqueada exatamente para este rascunho. Mais uma vista de olhos pelo resumo, um clique, e a versão três entra em funcionamento.
O agente pergunta, a decisão é sua
Na quinta-feira à tarde, chega uma fatura da Stavlund. As linhas somam 8 240 USD; o total impresso indica 8 420 USD. O agente põe-na em espera e pergunta, e a pergunta aguarda no separador Activity, em Waiting for approval.
Abra a execução e a pergunta vem com respostas prontas. Escolha uma, e o agente continua onde parou: a fatura é escalada e marcada com a etiqueta «Do not pay – disputed». A sua decisão fica registada. A lista Agent runs mostra todas as execuções de todos os agentes, e Recent activity é a auditoria do que fizeram.
A mesma caixa também recolhe as aprovações pedidas por um assistente de IA externo ligado ao DocReveal — a história de Agents under control.
Aprende aquilo que confirma
A mesma execução propôs uma nota para a próxima vez: as faturas da Stavlund que não batem certo ficam em espera, e pede-se uma fatura corrigida. Nada entra na memória do agente até que uma pessoa o confirme; a partir daí, a nota faz parte de todas as execuções futuras. Os diários de execução registam o que cada execução fez: as ferramentas, a decisão, a pergunta.
Agentes que trabalham em conjunto
O separador Orchestration mostra num mapa como agentes e fluxos trabalham em conjunto. Na Keldmoor, o evento de documento validado inicia o agente de triagem, e um fluxo envia as faturas aprovadas para o ERP. Clique num agente para acrescentar uma delegação — trabalho entregue a outro agente. As cadeias param ao fim de dois saltos.
As suas regras, os seus limites
O separador Overview mostra os limites da sua tarifa e o que já utilizou: execuções, tokens e o teto de autonomia. O brain card é um breve perfil da empresa que todos os agentes recebem, gerado a partir dos seus documentos ou escrito por si.
Um agente pode ser colocado em pausa com um clique e retomado da mesma forma. Pode ser exportado e importado como novo rascunho; os segredos nunca saem, e os gatilhos chegam desligados. Em Settings, a secção Agent Manager reúne as predefinições de autonomia, orçamentos, memória e notificações.
Uma coisa a saber: criar agentes e responder às perguntas deles exige a função de administrador. O resto da equipa pode acompanhar cada execução.
O que reter
- Quem conhece o trabalho cria o agente. Um modelo como ponto de partida, instruções em linguagem corrente, sem código.
- Nada entra em funcionamento sem testes. O Studio mostra cada passo, e a publicação espera pelo GO do conjunto de avaliação.
- O agente pergunta quando importa. As perguntas esperam numa única caixa, e cada resposta fica registada.
- O controlo continua a ser seu. As políticas das ferramentas, os limites, a pausa e a memória confirmada decidem até onde vai um agente.
A Keldmoor e os seus fornecedores são dados de demonstração fictícios; os ecrãs são do produto real.
Delegue o trabalho. Fique com a última palavra.