En del arbete återkommer varje morgon. Läs leverantörernas post och arkivera det som har kommit in. Kontrollera varje faktura mot reglerna. Fråga någon när en siffra inte stämmer. Inget av det är svårt, och inget av det blir någonsin klart.
Att automatisera det innebär oftast ett projekt — en specifikation, en utvecklare, ett lanseringsdatum — och efteråt regler som de som utför arbetet inte längre kan läsa. Därför förblir rutinen manuell, eller så försvinner den in i en svart låda.
Vår nya videoguide visar ett annat sätt. Den är sju och en halv minut lång, ni kan se den högst upp på den här sidan, och den följer leverantörsreskontran på Keldmoor, en fiktiv grossist, genom en vecka i Agent Manager i DocReveal. Teamet bygger två agenter — den ena arkiverar post från leverantörer, den andra kontrollerar varje faktura — testar dem, publicerar dem och behåller kontrollen över varje körning. Idén bakom finns i artikeln Agent Pool; så här ser det ut i praktiken.
En hjälpreda för rutinarbete
I DocReveal är en agent en hjälpreda för rutinarbete: instruktioner på vanligt språk, en uppsättning verktyg och en budget.
Allt sker i Agent Manager, på fem flikar: Overview, Agents, Studio, Orchestration och Activity. Ingen kod, inget IT-projekt: de som kan arbetet sätter upp det, och varje körning har en budget och ett revisionsspår.
Er första agent, med vägledning
När det ännu inte finns några agenter erbjuder fliken Agents en guidad första agent eller en mall — en färdig agent för ett vanligt jobb. Keldmoors val: läsa post och arkivera dokument. Guiden frågar efter brevlådan som agenten bevakar (leverantörsreskontrans brevlåda, redan ansluten i Connection Hub), mappen, vilka avsändares post den får läsa — Keldmoors leverantörer — och hur ofta den ska kontrollera: var femte minut.
Testet kör agenten på ett exempelmeddelande som en plan, så ingenting skrivs. När agenten klarar sina testfall går den live och arkiverar leverantörernas dokument i DocReveal på egen hand.
Beskriv jobbet på vanligt språk
För fakturorna öppnar teamet agentguiden: sex steg från en mall till en publicerad agent. Mallen Invoice triage reagerar på varje validerat dokument — den godkänner felfria fakturor och eskalerar underkända eller misstänkta.
Instruktionerna är agentens arbetsbeskrivning på vanligt språk: läs valideringsresultatet, släpp igenom en godkänd faktura, lägg en underkänd på vänt med en etikett och fråga en människa vad som ska hända härnäst. Varje gång ni sparar blir det en ny version, och vyn Diff visar exakt vad som har ändrats.
Bestäm vad den får göra och när den körs
Triageagenten får använda tio verktyg: läsa dokumentet, dess valideringsresultat och de mappade fälten, fråga en människa, komma ihåg och tilldela etiketter. Fler verktyg kommer från DocReveal, era kopplingar och den inbyggda uppsättningen, och arbete kan också lämnas över till andra agenter och flöden.
Verktyg som bara läser körs alltid. Verktyg som ändrar data är markerade som känsliga, och policyn för den grupp de tillhör avgör: köra automatiskt, be om bekräftelse eller vänta på godkännande från en människa.
Utlösare startar agenten automatiskt. Den här utlösaren reagerar på varje dokument vars validering är klar; andra följer ett schema, bevakar en brevlåda eller startar agenten på begäran. Ett reglage låter externa applikationer som har er API-nyckel hitta och köra agenten — lämnas det avslaget förblir agenten intern. Sammanfattningen kontrollerar definitionen mot er tariff, och publiceringen väntar tills agenten har klarat sin utvärdering.
Prova den innan någon förlitar sig på den
I Studio chattar teamet med utkastet. Indata för körningen simulerar händelsen som agenten kommer att ta emot: här en andra kopia av en faktura som redan finns i DocReveal. Agenten läser valideringsresultatet, de mappade fälten och dokumentprofilen, och varje verktygsanrop listas.
En regel uppfylldes inte — fakturanumret måste vara unikt per leverantör. Agenten godkänner inte en dubblett; i stället frågar den. Efter svaret lägger den fram sin plan: att lägga kopian på vänt med en etikett och att komma ihåg fallet. Ingenting skrivs, eftersom det här är ett test. En testkörning gör detsamma utan tillsyn, och spåret registrerar varje steg, inklusive väntan på ert svar.
Inget GO, ingen publicering
På onsdagen vässar teamet instruktionerna. Utkastet har ändrats, så publiceringen är spärrad tills utvärderingen går igenom igen.
Utvärderingen kör agenten mot dess testfall — de från mallen, plus era egna om ni lägger till några. Hårda kontroller är exakta: rätt verktyg, rätt resultat. Mjuka kontroller bedöms av en modell utifrån en bedömningsmatris. GO: båda fallen går igenom, och publiceringen låses upp för exakt det här utkastet. Ännu en blick på sammanfattningen, ett klick, och version tre går live.
Den frågar, ni bestämmer
På torsdagseftermiddagen kommer en faktura från Stavlund. Fakturaraderna uppgår sammanlagt till 8 240 USD, men fakturan anger 8 420 USD. Agenten lägger den på vänt och frågar, och frågan väntar i Activity, under Waiting for approval.
Öppna körningen så ser ni frågan med färdiga svar. Välj ett så fortsätter agenten där den stannade: fakturan eskaleras och märks med ”Do not pay – disputed”. Ert beslut finns dokumenterat. Agent runs listar varje körning av varje agent, och Recent activity är revisionsspåret över vad de har gjort.
Samma inkorg samlar också godkännanden för en extern AI-assistent som är ansluten till DocReveal — om det handlar videon Agents under control.
Den lär sig det ni bekräftar
Samma körning föreslog en anteckning till nästa gång: fakturor från Stavlund som inte går ihop läggs på vänt, och en korrigerad faktura begärs in. Ingenting hamnar i agentens minne förrän en människa har bekräftat det; därefter är anteckningen en del av varje framtida körning. Körningsjournaler registrerar vad varje körning gjorde: verktygen, beslutet, frågan.
Agenter som arbetar tillsammans
Orchestration kartlägger hur agenter och flöden arbetar tillsammans. Hos Keldmoor startar valideringshändelsen triageagenten, och ett flöde skickar godkända fakturor till ERP-systemet. Klicka på en agent för att lägga till en delegering — arbete som lämnas över till en annan agent. Kedjor stannar efter två led.
Era regler, era gränser
Fliken Overview visar gränserna i er tariff och vad ni har förbrukat: körningar, tokens och autonomitaket. Ert brain card är en kort företagsprofil som varje agent får, genererad ur era dokument eller skriven av er.
En agent kan pausas med ett klick och återupptas på samma sätt. Den kan exporteras och importeras som ett nytt utkast; hemligheter följer aldrig med, och utlösarna är avstängda efter importen. I Settings finns avsnittet Agent Manager med standardinställningarna för autonomi, budgetar, minne och aviseringar.
En sak att känna till: för att bygga agenter och besvara deras frågor krävs administratörsrollen. Resten av teamet kan följa varje körning.
Det här tar ni med er
- De som kan arbetet bygger agenten. En mall att utgå från, instruktioner på vanligt språk, ingen kod.
- Inget går live otestat. Studio visar varje steg, och publiceringen väntar på ett GO från utvärderingen.
- Agenten frågar när det spelar roll. Frågorna väntar i en och samma inkorg, och varje svar finns dokumenterat.
- Ni behåller kontrollen. Verktygspolicyer, gränser, paus och bekräftat minne avgör hur långt en agent går.
Keldmoor och dess leverantörer är fiktiva demodata; skärmbilderna visar den riktiga produkten.
Lämna över jobbet. Behåll sista ordet.