Κάποιες δουλειές επανέρχονται κάθε πρωί. Ανάγνωση της αλληλογραφίας των προμηθευτών και αρχειοθέτηση όσων έφτασαν. Έλεγχος κάθε τιμολογίου με βάση τους κανόνες. Μια ερώτηση σε κάποιον όταν ένα νούμερο δεν βγαίνει. Τίποτα από αυτά δεν είναι δύσκολο, και τίποτα δεν τελειώνει ποτέ.
Η αυτοματοποίησή τους συνήθως σημαίνει ένα έργο — μια προδιαγραφή, έναν προγραμματιστή, μια ημερομηνία παράδοσης — και στη συνέχεια κανόνες που δεν μπορούν πια να διαβάσουν όσοι κάνουν τη δουλειά. Έτσι η ρουτίνα μένει χειροκίνητη ή εξαφανίζεται σε ένα μαύρο κουτί.
Το νέο μας εκπαιδευτικό βίντεο δείχνει έναν άλλο δρόμο. Διαρκεί επτάμισι λεπτά, μπορείτε να το δείτε στο πάνω μέρος αυτής της σελίδας και ακολουθεί την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών της Keldmoor, μιας πλασματικής εταιρείας διανομής, για μία εβδομάδα στο Agent Manager του DocReveal. Η ομάδα φτιάχνει δύο πράκτορες — ο ένας αρχειοθετεί την αλληλογραφία των προμηθευτών και ο άλλος ελέγχει κάθε τιμολόγιο — και στη συνέχεια τους δοκιμάζει, τους δημοσιεύει και κρατά κάθε εκτέλεση υπό τον έλεγχό της. Η ιδέα πίσω από όλα αυτά περιγράφεται στο άρθρο Agent Pool· να πώς φαίνεται στην πράξη.
Ένας βοηθός για τις εργασίες ρουτίνας
Στο DocReveal, ένας πράκτορας είναι ένας βοηθός για εργασίες ρουτίνας: οδηγίες σε απλά λόγια, ένα σύνολο εργαλείων και ένας προϋπολογισμός.
Όλα γίνονται στο Agent Manager, σε πέντε καρτέλες: Overview, Agents, Studio, Orchestration και Activity. Χωρίς κώδικα, χωρίς έργο IT: όλα τα ρυθμίζουν οι άνθρωποι που ξέρουν τη δουλειά, και κάθε εκτέλεση έχει προϋπολογισμό και ίχνος ελέγχου.
Ο πρώτος σας πράκτορας, με οδηγό
Όταν δεν υπάρχει ακόμη κανένας πράκτορας, η καρτέλα Agents προσφέρει έναν πρώτο πράκτορα με οδηγό ή ένα πρότυπο — έναν έτοιμο πράκτορα για μια συνηθισμένη εργασία. Η επιλογή της Keldmoor: ανάγνωση αλληλογραφίας και αρχειοθέτηση εγγράφων. Ο οδηγός ζητά το γραμματοκιβώτιο που παρακολουθεί ο πράκτορας (το γραμματοκιβώτιο της ομάδας πληρωτέων λογαριασμών, ήδη ρυθμισμένο στο Connection Hub), τον φάκελο, τους αποστολείς των οποίων τα μηνύματα επιτρέπεται να διαβάζει — τους προμηθευτές της Keldmoor — και πόσο συχνά θα ελέγχει: κάθε πέντε λεπτά.
Η δοκιμή εκτελεί τον πράκτορα σε ένα δείγμα μηνύματος ως σχέδιο, οπότε δεν γράφεται τίποτα. Μόλις περάσουν οι περιπτώσεις δοκιμής του, ο πράκτορας τίθεται σε λειτουργία και αρχειοθετεί μόνος του τα έγγραφα των προμηθευτών στο DocReveal.
Περιγράψτε τη δουλειά με απλά λόγια
Για τα τιμολόγια, η ομάδα ανοίγει τον οδηγό δημιουργίας πράκτορα: έξι βήματα από ένα πρότυπο έως έναν δημοσιευμένο πράκτορα. Το πρότυπο Invoice triage αντιδρά σε κάθε επικυρωμένο έγγραφο — εγκρίνει τα τιμολόγια χωρίς προβλήματα και κλιμακώνει όσα απέτυχαν στον έλεγχο ή φαίνονται ύποπτα.
Οι οδηγίες είναι η περιγραφή θέσης του πράκτορα σε απλά λόγια: να διαβάζει το αποτέλεσμα της επικύρωσης, να αφήνει να προχωρήσει όποιο τιμολόγιο πέρασε τον έλεγχο, να κρατά με ετικέτα όποιο απέτυχε και να ρωτά έναν άνθρωπο τι θα γίνει στη συνέχεια. Κάθε αποθήκευση είναι μια νέα έκδοση, και η προβολή Diff δείχνει ακριβώς τι άλλαξε.
Αποφασίστε τι επιτρέπεται να κάνει και πότε εκτελείται
Ο πράκτορας διαλογής μπορεί να χρησιμοποιεί δέκα εργαλεία: να διαβάζει το έγγραφο, το αποτέλεσμα της επικύρωσής του και τα αντιστοιχισμένα πεδία, να ρωτά έναν άνθρωπο, να θυμάται και να βάζει ετικέτες. Περισσότερα προέρχονται από το DocReveal, τους συνδέσμους σας και το ενσωματωμένο σύνολο, ενώ η δουλειά μπορεί επίσης να ανατεθεί σε άλλους πράκτορες και ροές.
Τα εργαλεία που μόνο διαβάζουν εκτελούνται πάντα. Τα εργαλεία που αλλάζουν δεδομένα επισημαίνονται ως ευαίσθητα, και αποφασίζει η πολιτική της ομάδας εργαλείων στην οποία ανήκουν: αυτόματη εκτέλεση, αίτημα επιβεβαίωσης ή αναμονή για την έγκριση ενός ανθρώπου.
Τα εναύσματα ξεκινούν τον πράκτορα από μόνα τους. Αυτό εδώ αντιδρά σε κάθε έγγραφο που ολοκλήρωσε την επικύρωση· άλλα εκτελούνται βάσει χρονοδιαγράμματος, παρακολουθούν ένα γραμματοκιβώτιο ή ξεκινούν κατ’ απαίτηση. Ένας διακόπτης επιτρέπει σε εξωτερικές εφαρμογές που διαθέτουν το κλειδί API σας να βρίσκουν και να εκτελούν τον πράκτορα — αν ο διακόπτης μείνει απενεργοποιημένος, ο πράκτορας παραμένει εσωτερικός. Η σύνοψη ελέγχει τον ορισμό σε σχέση με το πλάνο σας, και η δημοσίευση περιμένει μέχρι ο πράκτορας να περάσει το σύνολο αξιολόγησής του.
Δοκιμάστε τον πριν βασιστεί κανείς σε αυτόν
Στο Studio, η ομάδα συνομιλεί με το πρόχειρο του πράκτορα. Τα δεδομένα εισόδου της εκτέλεσης αναπαράγουν το συμβάν που θα λάβει ο πράκτορας: εδώ, ένα δεύτερο αντίγραφο ενός τιμολογίου που υπάρχει ήδη στο DocReveal. Ο πράκτορας διαβάζει το αποτέλεσμα της επικύρωσης, τα αντιστοιχισμένα πεδία και το προφίλ του εγγράφου, και κάθε κλήση εργαλείου εμφανίζεται σε λίστα.
Ένας κανόνας απέτυχε — ο αριθμός τιμολογίου πρέπει να είναι μοναδικός ανά προμηθευτή. Ο πράκτορας δεν θα εγκρίνει διπλότυπο· αντί γι’ αυτό, ρωτά. Μετά την απάντηση, παρουσιάζει το σχέδιό του: να κρατήσει το αντίγραφο με ετικέτα και να απομνημονεύσει την περίπτωση. Δεν γράφεται τίποτα, επειδή πρόκειται για δοκιμή. Μια δοκιμαστική εκτέλεση κάνει το ίδιο χωρίς επίβλεψη, και το ίχνος καταγράφει κάθε βήμα, ακόμη και την αναμονή για την απάντησή σας.
Χωρίς GO, καμία δημοσίευση
Την Τετάρτη, η ομάδα κάνει τις οδηγίες πιο ακριβείς. Το πρόχειρο άλλαξε, οπότε η δημοσίευση κλειδώνει μέχρι να περάσει ξανά το σύνολο αξιολόγησης.
Το σύνολο αξιολόγησης εκτελεί τον πράκτορα στις περιπτώσεις δοκιμής του — σε όσες προέρχονται από το πρότυπο, καθώς και στις δικές σας, αν προσθέσετε. Οι αυστηροί έλεγχοι είναι ακριβείς: τα σωστά εργαλεία, το σωστό αποτέλεσμα. Οι ελαστικοί έλεγχοι βαθμολογούνται από ένα μοντέλο βάσει κριτηρίων. GO: περνούν και οι δύο περιπτώσεις, και η δημοσίευση ξεκλειδώνει ακριβώς για αυτό το πρόχειρο. Μια ακόμη ματιά στη σύνοψη, ένα κλικ, και η τρίτη έκδοση τίθεται σε λειτουργία.
Ο πράκτορας ρωτά, εσείς αποφασίζετε
Την Πέμπτη το απόγευμα φτάνει ένα τιμολόγιο της Stavlund. Οι γραμμές του αθροίζονται σε 8.240 $, όμως το τυπωμένο σύνολο γράφει 8.420 $. Ο πράκτορας το κρατά και ρωτά, και η ερώτηση περιμένει στο Activity, στην ενότητα Waiting for approval.
Ανοίξτε την εκτέλεση και η ερώτηση έρχεται με έτοιμες απαντήσεις. Διαλέξτε μία και ο πράκτορας συνεχίζει από εκεί που σταμάτησε: το τιμολόγιο κλιμακώνεται και παίρνει την ετικέτα «Do not pay – disputed». Η απόφασή σας μένει καταγεγραμμένη. Η ενότητα Agent runs δείχνει κάθε εκτέλεση κάθε πράκτορα, και το Recent activity είναι το ίχνος ελέγχου για όσα έκαναν.
Τα ίδια εισερχόμενα συγκεντρώνουν επίσης εγκρίσεις για έναν εξωτερικό βοηθό ΤΝ συνδεδεμένο με το DocReveal — η ιστορία του βίντεο Agents under control.
Μαθαίνει ό,τι επιβεβαιώνετε
Η ίδια εκτέλεση πρότεινε μια σημείωση για την επόμενη φορά: τα τιμολόγια της Stavlund των οποίων τα ποσά δεν συμφωνούν κρατούνται και ζητείται διορθωμένο τιμολόγιο. Τίποτα δεν μπαίνει στη μνήμη του πράκτορα πριν το επιβεβαιώσει ένας άνθρωπος· από εκεί και πέρα, η σημείωση είναι μέρος κάθε μελλοντικής εκτέλεσης. Τα ημερολόγια εκτελέσεων καταγράφουν τι έκανε κάθε εκτέλεση: τα εργαλεία, την απόφαση, την ερώτηση.
Πράκτορες που συνεργάζονται
Η καρτέλα Orchestration χαρτογραφεί πώς συνεργάζονται πράκτορες και ροές. Στην Keldmoor, το συμβάν της επικύρωσης ξεκινά τον πράκτορα διαλογής και μια ροή στέλνει τα εγκεκριμένα τιμολόγια στο ERP. Κάντε κλικ σε έναν πράκτορα για να προσθέσετε μια ανάθεση — δουλειά που περνά σε άλλον πράκτορα. Οι αλυσίδες σταματούν μετά από δύο μεταβιβάσεις.
Οι δικοί σας κανόνες, τα δικά σας όρια
Η καρτέλα Overview δείχνει τα όρια του πλάνου σας και τι έχετε χρησιμοποιήσει: εκτελέσεις, tokens και το ανώτατο όριο αυτονομίας. Η brain card είναι ένα σύντομο εταιρικό προφίλ που λαμβάνει κάθε πράκτορας, είτε παραγόμενο από τα έγγραφά σας είτε γραμμένο από εσάς.
Έναν πράκτορα μπορείτε να τον θέσετε σε παύση με ένα κλικ και να τον επαναφέρετε με τον ίδιο τρόπο. Μπορεί να εξαχθεί και να εισαχθεί ως νέο πρόχειρο· τα μυστικά δεν εξάγονται ποτέ και τα εναύσματα φτάνουν απενεργοποιημένα. Στα Settings, η ενότητα Agent Manager περιέχει τις προεπιλογές για την αυτονομία, τους προϋπολογισμούς, τη μνήμη και τις ειδοποιήσεις.
Κάτι που καλό είναι να ξέρετε: για να δημιουργείτε πράκτορες και να απαντάτε στις ερωτήσεις τους απαιτείται ο ρόλος του διαχειριστή. Η υπόλοιπη ομάδα μπορεί να παρακολουθεί κάθε εκτέλεση.
Τι να κρατήσετε
- Τον πράκτορα τον φτιάχνουν όσοι ξέρουν τη δουλειά. Ένα πρότυπο για αφετηρία, οδηγίες σε απλά λόγια, χωρίς κώδικα.
- Τίποτα δεν τίθεται σε λειτουργία χωρίς δοκιμή. Το Studio δείχνει κάθε βήμα, και η δημοσίευση περιμένει GO από το σύνολο αξιολόγησης.
- Ο πράκτορας ρωτά όταν έχει σημασία. Οι ερωτήσεις περιμένουν σε ένα ενιαίο εισερχόμενο, και κάθε απάντηση καταγράφεται.
- Ο έλεγχος μένει σε εσάς. Οι πολιτικές των εργαλείων, τα όρια, η παύση και η επιβεβαιωμένη μνήμη καθορίζουν πόσο μακριά φτάνει ένας πράκτορας.
Η Keldmoor και οι προμηθευτές της είναι πλασματικά δεδομένα επίδειξης· οι οθόνες είναι από το πραγματικό προϊόν.
Αναθέστε τη δουλειά. Κρατήστε τον τελευταίο λόγο.