Certi lavori si ripresentano ogni mattina. Leggere la posta dei fornitori e archiviare ciò che è arrivato. Controllare ogni fattura rispetto alle regole. Chiedere a qualcuno quando un numero non torna. Niente di tutto questo è difficile, e niente di tutto questo finisce mai.
Per automatizzarli di solito serve un progetto — una specifica, uno sviluppatore, una data di rilascio — e alla fine restano regole che chi fa il lavoro non riesce più a leggere. Così la routine resta manuale, oppure sparisce in una scatola nera.
La nostra nuova videoguida mostra un’altra strada. Dura sette minuti e mezzo, potete guardarla in cima a questa pagina e segue il team della contabilità fornitori di Keldmoor, un distributore fittizio, per una settimana nell’Agent Manager di DocReveal. Il team costruisce due agenti — uno archivia la posta dei fornitori, l’altro controlla ogni fattura —, li testa, li pubblica e tiene sotto controllo ogni esecuzione. L’idea alla base è descritta in Agent Pool; ecco come funziona in pratica.
Un aiutante per il lavoro di routine
In DocReveal un agente è un aiutante per il lavoro di routine: istruzioni in linguaggio comune, un insieme di strumenti e un budget.
Tutto avviene in Agent Manager, articolato in cinque schede: Overview, Agents, Studio, Orchestration e Activity. Niente codice, nessun progetto IT: a configurare l’agente sono le persone che conoscono il lavoro, e ogni esecuzione ha un budget e lascia una traccia di audit.
Il vostro primo agente, con la procedura guidata
Quando non ci sono ancora agenti, la scheda Agents offre una procedura guidata per il primo agente oppure un modello — un agente già pronto per un compito frequente. La scelta di Keldmoor: leggere la posta e archiviare i documenti. La procedura guidata chiede la casella di posta che l’agente sorveglia (quella della contabilità fornitori, già configurata nel Connection Hub), la cartella, i mittenti di cui può leggere i messaggi — i fornitori di Keldmoor — e ogni quanto controllare: ogni cinque minuti.
Il test esegue l’agente su un messaggio di esempio limitandosi a un piano, quindi non viene scritto nulla. Una volta superati i suoi casi di test, l’agente diventa operativo e archivia da solo in DocReveal i documenti dei fornitori.
Descrivete il lavoro in linguaggio comune
Per le fatture, il team apre la procedura guidata per creare agenti: sei passi da un modello a un agente pubblicato. Il modello Invoice triage reagisce a ogni documento validato — approva le fatture in regola e inoltra a un livello superiore quelle che non superano i controlli o sembrano sospette.
Le istruzioni sono la descrizione del ruolo dell’agente in linguaggio comune: leggere il risultato della validazione, lasciar passare una fattura che l’ha superata, mettere in sospeso con un’etichetta quella che non l’ha superata e chiedere a una persona come procedere. Ogni salvataggio è una nuova versione, e la vista Diff mostra esattamente che cosa è cambiato.
Decidete che cosa può fare e quando entra in azione
L’agente di smistamento può usare dieci strumenti: leggere il documento, il suo risultato di validazione e i campi mappati, chiedere a una persona, ricordare e assegnare etichette. Altri strumenti arrivano da DocReveal, dai vostri connettori e dalla dotazione integrata, e il lavoro può anche essere affidato ad altri agenti e flussi.
Gli strumenti che si limitano a leggere vengono sempre eseguiti. Quelli che modificano i dati sono contrassegnati come sensibili, e a decidere è la policy del loro gruppo: esecuzione automatica, richiesta di conferma oppure attesa dell’approvazione di una persona.
I trigger avviano l’agente in automatico. Il trigger di questo agente reagisce a ogni documento che ha completato la validazione; altri trigger scattano secondo una pianificazione, sorvegliano una casella di posta o partono su richiesta. Un solo interruttore consente alle applicazioni esterne che dispongono della vostra chiave API di trovare ed eseguire l’agente — a interruttore spento, l’agente rimane interno. Il riepilogo verifica la definizione rispetto alla vostra tariffa, e la pubblicazione resta in attesa finché l’agente non supera il suo set di valutazione.
Provatelo prima che qualcuno ci faccia affidamento
Nello Studio il team dialoga in chat con la bozza. L’input dell’esecuzione riproduce l’evento che l’agente riceverà: qui, una seconda copia di una fattura che è già in DocReveal. L’agente legge il risultato della validazione, i campi mappati e il profilo del documento, e ogni chiamata a uno strumento viene elencata.
Una regola non è stata superata — il numero di fattura deve essere univoco per ciascun fornitore. L’agente non approva un duplicato; invece, fa una domanda. Ricevuta la risposta, espone il suo piano: mettere in sospeso la copia con un’etichetta e ricordare il caso. Non viene scritto nulla, perché si tratta di un test. Un’esecuzione di prova fa lo stesso senza supervisione, e la traccia registra ogni passo, compresa l’attesa della vostra risposta.
Niente GO, niente pubblicazione
Mercoledì il team affina le istruzioni. La bozza è cambiata, quindi la pubblicazione resta bloccata finché il set di valutazione non viene superato di nuovo.
Il set di valutazione mette alla prova l’agente sui suoi casi di test — quelli del modello, più i vostri, se ne aggiungete. I controlli rigidi sono esatti: gli strumenti giusti, il risultato giusto. I controlli flessibili vengono valutati da un modello di IA in base a una griglia di criteri. GO: entrambi i casi sono superati, e la pubblicazione si sblocca esattamente per questa bozza. Un’ultima occhiata al riepilogo, un clic, e la versione tre diventa operativa.
L’agente chiede, voi decidete
Giovedì pomeriggio arriva una fattura di Stavlund. La somma delle sue righe è 8.240 $; il totale stampato riporta 8.420 $. L’agente la mette in sospeso e chiede, e la domanda attende nella scheda Activity, alla voce Waiting for approval.
Aprite l’esecuzione e la domanda arriva con risposte già pronte. Sceglietene una e l’agente riprende da dove si era fermato: la fattura viene inoltrata a un livello superiore e contrassegnata con l’etichetta «Do not pay – disputed». La vostra decisione resta agli atti. Agent runs elenca ogni esecuzione di ogni agente, e Recent activity è la traccia di audit di ciò che hanno fatto.
La stessa casella raccoglie anche le approvazioni richieste da un assistente IA esterno collegato a DocReveal — la storia di Agents under control.
Impara ciò che confermate
La stessa esecuzione ha proposto una nota per la prossima volta: le fatture di Stavlund che non quadrano vengono messe in sospeso e si chiede una fattura corretta. Nulla entra nella memoria dell’agente finché una persona non lo conferma; da quel momento, la nota fa parte di ogni esecuzione futura. I diari di esecuzione registrano che cosa ha fatto ciascuna esecuzione: gli strumenti, la decisione, la domanda.
Agenti che lavorano insieme
La scheda Orchestration mostra su una mappa come lavorano insieme agenti e flussi. Da Keldmoor, l’evento di documento validato avvia l’agente di smistamento, e un flusso invia le fatture approvate all’ERP. Fate clic su un agente per aggiungere una delega — un lavoro affidato a un altro agente. Le catene si fermano dopo due passaggi.
Le vostre regole, i vostri limiti
La scheda Overview mostra i limiti della vostra tariffa e quanto avete già usato: esecuzioni, token e il tetto di autonomia. La brain card è un breve profilo aziendale che ogni agente riceve, generato dai vostri documenti o scritto da voi.
Un agente si mette in pausa con un clic e si riattiva allo stesso modo. Si può esportare e importare come nuova bozza; i segreti non escono mai, e i trigger arrivano disattivati. In Settings, la sezione Agent Manager raccoglie le impostazioni predefinite per autonomia, budget, memoria e notifiche.
Una cosa da sapere: per creare agenti e rispondere alle loro domande serve il ruolo di amministratore. Il resto del team può seguire ogni esecuzione.
Cosa portarsi a casa
- L’agente lo costruisce chi conosce il lavoro. Un modello da cui partire, istruzioni in linguaggio comune, niente codice.
- Niente diventa operativo senza test. Lo Studio mostra ogni passo, e la pubblicazione attende il GO del set di valutazione.
- L’agente chiede quando conta. Le domande attendono in un’unica casella, e ogni risposta resta agli atti.
- Il controllo resta a voi. Le policy degli strumenti, i limiti, la pausa e la memoria confermata decidono fin dove si spinge un agente.
Keldmoor e i suoi fornitori sono dati dimostrativi fittizi; le schermate sono quelle del prodotto reale.
Delega il lavoro. L’ultima parola è tua.