Hay trabajo que vuelve cada mañana. Leer el correo de los proveedores y archivar lo que ha llegado. Cotejar cada factura con las reglas. Preguntar a alguien cuando una cifra no cuadra. Nada de esto es difícil, y nada de esto se termina nunca.
Automatizarlo suele significar un proyecto — una especificación, un desarrollador, una fecha de lanzamiento — y, después, unas reglas que las personas que hacen el trabajo ya no pueden leer. Así que la rutina sigue siendo manual, o desaparece en una caja negra.
Nuestra nueva guía en vídeo muestra otro camino. Dura siete minutos y medio, puede verla al principio de esta página y sigue al equipo de cuentas a pagar de Keldmoor, un distribuidor ficticio, a lo largo de una semana en el Agent Manager de DocReveal. El equipo crea dos agentes — uno archiva el correo de los proveedores, el otro comprueba cada factura —, los prueba, los publica y mantiene cada ejecución bajo su control. La idea de fondo está en Agent Pool; así se ve en la práctica.
Un ayudante para el trabajo rutinario
En DocReveal, un agente es un ayudante para el trabajo rutinario: instrucciones en lenguaje corriente, un conjunto de herramientas y un presupuesto.
Todo ocurre en Agent Manager, en cinco pestañas: Overview, Agents, Studio, Orchestration y Activity. Sin código y sin proyecto de TI: lo configuran las personas que conocen el trabajo, y cada ejecución tiene presupuesto y queda auditada.
Su primer agente, con guía
Cuando aún no hay ningún agente, la pestaña Agents ofrece un primer agente guiado, o bien una plantilla — un agente ya preparado para una tarea habitual. La elección de Keldmoor: leer el correo y archivar documentos. La guía pide el buzón que vigila el agente (el de cuentas a pagar, ya configurado en el Connection Hub), la carpeta, los remitentes cuyos mensajes puede leer — los proveedores de Keldmoor — y cada cuánto debe revisarlo: cada cinco minutos.
La prueba ejecuta el agente con un mensaje de ejemplo en forma de plan, así que no se escribe nada. Una vez superados sus casos de prueba, el agente entra en funcionamiento y archiva por sí solo los documentos de los proveedores en DocReveal.
Describa el trabajo en lenguaje corriente
Para las facturas, el equipo abre el asistente de creación de agentes: seis pasos para pasar de una plantilla a un agente publicado. La plantilla Invoice triage reacciona a cada documento validado — aprueba las facturas sin incidencias y deriva las que no superan la validación o parecen sospechosas.
Las instrucciones son la descripción del puesto del agente en lenguaje corriente: leer el resultado de la validación, dejar pasar una factura correcta, retener con una etiqueta la que haya fallado y preguntar a una persona qué hacer a continuación. Cada vez que se guarda, se crea una versión nueva, y la vista Diff muestra exactamente qué ha cambiado.
Decida qué puede hacer y cuándo se ejecuta
El agente de clasificación puede usar diez herramientas: leer el documento, su resultado de validación y los campos mapeados, preguntar a una persona, recordar y asignar etiquetas. Otras proceden de DocReveal, de sus conectores y del conjunto de herramientas integradas, y el trabajo también puede confiarse a otros agentes y flujos.
Las herramientas que solo leen se ejecutan siempre. Las que modifican datos están marcadas como sensibles, y lo decide la política del grupo al que pertenecen: ejecutarse automáticamente, pedir confirmación o esperar la aprobación de una persona.
Gracias a los disparadores, el agente se pone en marcha por sí solo. El disparador de este agente reacciona a cada documento que ha terminado la validación; otros disparadores se ejecutan según una programación, vigilan un buzón o se inician a petición. Un solo interruptor permite que las aplicaciones externas que tengan una clave API de su espacio de trabajo encuentren y ejecuten el agente — con el interruptor desactivado, el agente sigue siendo interno. El resumen coteja la definición con su tarifa, y la publicación espera a que el agente supere su conjunto de evaluación.
Pruébelo antes de que nadie dependa de él
En el Studio, el equipo conversa con el borrador. La entrada de la ejecución simula el evento que recibirá el agente: aquí, una segunda copia de una factura que ya está en DocReveal. El agente lee el resultado de validación, los campos mapeados y el perfil del documento, y cada llamada a una herramienta aparece en la lista.
Una regla ha fallado — el número de factura debe ser único por proveedor. El agente no aprobará un duplicado; en su lugar, pregunta. Tras la respuesta, expone su plan: retener la copia con una etiqueta y recordar el caso. No se escribe nada, porque es una prueba. Una ejecución de prueba hace lo mismo por sí sola, y el rastro registra cada paso, incluida la espera de su respuesta.
Sin GO, no se publica
El miércoles, el equipo afina las instrucciones. El borrador ha cambiado, así que la publicación queda bloqueada hasta que se vuelva a superar el conjunto de evaluación.
El conjunto de evaluación ejecuta el agente con sus casos de prueba — los de la plantilla, más los suyos si los añade. Las comprobaciones estrictas son exactas: las herramientas correctas, el resultado correcto. Las comprobaciones flexibles las puntúa un modelo de IA según una rúbrica. GO: ambos casos superan la prueba, y la publicación se desbloquea exactamente para este borrador. Un último vistazo al resumen, un clic, y la versión tres entra en funcionamiento.
El agente pregunta, usted decide
El jueves por la tarde llega una factura de Stavlund. Sus líneas suman 8.240 $; el total impreso indica 8.420 $. El agente la retiene y pregunta, y la pregunta espera en Activity, dentro de Waiting for approval.
Abra la ejecución y encontrará la pregunta con respuestas ya preparadas. Elija una y el agente continúa donde se había detenido: la factura se deriva y se etiqueta como «Do not pay – disputed». Su decisión queda registrada. Agent runs muestra todas las ejecuciones de todos los agentes, y Recent activity es el registro de auditoría de lo que han hecho.
La misma bandeja recoge también las solicitudes de aprobación de un asistente de IA externo conectado a DocReveal — la historia que cuenta Agents under control.
Aprende lo que usted confirma
La misma ejecución ha propuesto una nota para la próxima vez: las facturas de Stavlund que no cuadran se retienen y se solicita una factura rectificativa. Nada entra en la memoria del agente hasta que una persona lo confirma; a partir de ahí, la nota forma parte de cada ejecución futura. Los diarios de ejecución registran qué hizo cada ejecución: las herramientas, la decisión, la pregunta.
Agentes que trabajan juntos
La pestaña Orchestration traza el mapa de cómo trabajan juntos agentes y flujos. En Keldmoor, el evento de validación pone en marcha el agente de clasificación, y un flujo envía las facturas aprobadas al ERP. Haga clic en un agente para añadir una delegación — trabajo que se pasa a otro agente. Las cadenas se detienen tras dos relevos.
Sus reglas, sus límites
La pestaña Overview muestra los límites de su tarifa y lo que ha consumido: ejecuciones, tokens y el techo de autonomía. La brain card es un breve perfil de su empresa que recibe cada agente, generado a partir de sus documentos o redactado por usted.
Un agente se pausa con un clic y se reanuda de la misma manera. Puede exportarse e importarse como un borrador nuevo; los secretos nunca salen, y los disparadores llegan desactivados. En Settings, el apartado Agent Manager reúne los valores predeterminados de autonomía, presupuestos, memoria y notificaciones.
Un detalle a tener en cuenta: crear agentes y responder a sus preguntas requiere el rol de administrador. El resto del equipo puede seguir cada ejecución.
Qué conviene recordar
- Quienes conocen el trabajo crean el agente. Una plantilla como punto de partida, instrucciones en lenguaje corriente, sin código.
- Nada entra en funcionamiento sin probarse. El Studio muestra cada paso, y la publicación espera el GO del conjunto de evaluación.
- El agente pregunta cuando importa. Las preguntas esperan en una sola bandeja, y cada respuesta queda registrada.
- Usted mantiene el control. Las políticas de las herramientas, los límites, la pausa y la memoria confirmada deciden hasta dónde llega un agente.
Keldmoor y sus proveedores son datos de demostración ficticios; las pantallas son del producto real.
Delegue el trabajo. Conserve la última palabra.