Οι περισσότερες αγγελίες εργασίας υπόσχονται μια δυναμική ομάδα και μια συναρπαστική αποστολή. Η πιο ειλικρινής περιγραφή θέσης που γνωρίζουμε υπόσχεται το αντίθετο: σκληρή δουλειά, λίγη συμπάθεια και πολλή αχάριστη αγγαρεία. Λέγεται ότι προέρχεται από τον Thomas Edison και περιγράφει την ΤΝ καλύτερα από τα περισσότερα κείμενα που γράφονται για την ΤΝ.
Μια ιστορία πρόσληψης από το 1888
Την άνοιξη του 1888 ο Emil Kolben, ένας 25χρονος Τσέχος μηχανικός, βρισκόταν στη Νέα Υόρκη και έψαχνε δουλειά. Στην εφημερίδα New York World διάβασε ότι είχε καεί ένα χυτήριο στις εγκαταστάσεις του Edison στο Schenectady της πολιτείας της Νέας Υόρκης. Έστειλε μια σύντομη αίτηση μαζί με ένα λιτό βιογραφικό.
Η απάντηση του Edison, όπως την κατέγραψε ο Kolben, χωρούσε σε μία γραμμή: αν μπορείτε να έρθετε αμέσως, η θέση είναι δική σας. Ο Kolben βρισκόταν στο Schenectady το ίδιο κιόλας βράδυ. Λέγεται ότι ο Edison τον υποδέχτηκε με αυτά τα λόγια:
«Θα είμαστε καλοί εχθροί. Θα συμπαθούμε ο ένας τον άλλον μόνο λίγο, γιατί με τον καιρό θα έχουμε πολλή αχάριστη αγγαρεία. Όμως θα προσπαθούμε πάντα να είμαστε καλοί συνεργάτες.»
Καμία υπόσχεση για πάθος. Κανένα μεγαλεπήβολο όραμα. Μόνο μια τίμια συμφωνία συνεργασίας: η δουλειά θα είναι σκληρή και συχνά αχάριστη, κανείς δεν χρειάζεται να αγαπά κανέναν και οι δύο πλευρές μπορούν να στηρίζονται η μία στην άλλη.
Και η συμφωνία κράτησε. Ο Edison πήρε τον Kolben στο εργαστήριό του στο Νιου Τζέρσεϊ και τον έκανε επικεφαλής μηχανικό. Έπειτα οι δυο τους διαφώνησαν στο μεγαλύτερο τεχνικό ζήτημα της εποχής τους: ο Kolben υποστήριζε το εναλλασσόμενο ρεύμα, την τεχνολογία που πολέμησε ο Edison στον «πόλεμο των ρευμάτων». Παρ’ όλα αυτά, έμειναν φίλοι. Ο Kolben επέστρεψε στην Ευρώπη και το 1896 ίδρυσε τη δική του ηλεκτροτεχνική εταιρεία στην Πράγα. Αργότερα αυτή εξελίχθηκε στην ČKD, που κατασκεύασε πολλά από τα τραμ της Πράγας. Το 1911 ο Edison ήρθε στην Πράγα για να δει τι είχε δημιουργήσει ο πρώην επικεφαλής μηχανικός του.
Μια ειλικρινής υποσημείωση, στο πνεύμα αυτού του άρθρου: η απάντηση μίας γραμμής του Edison προέρχεται από τις σημειώσεις του ίδιου του Kolben. Το μεγαλύτερο καλωσόρισμα είναι η εκδοχή με την οποία συνήθως αφηγούνται την ιστορία, αλλά δεν καταφέραμε να το εντοπίσουμε σε πρωτογενή πηγή. Διαβάστε το ως θρύλο, όχι ως κατά λέξη καταγραφή.
Κανείς δεν ήρθε στην εταιρεία σας για να ξαναπληκτρολογεί τιμολόγια προμηθευτών
Κι όμως, κάθε νέος πελάτης, κάθε προμηθευτής και κάθε αποστολή φέρνει κι άλλη χαρτούρα, και το back office μεγαλώνει μαζί της. Παραγγελίες αγοράς, δελτία αποστολής, τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα, καταστάσεις λογαριασμών, φορτωτικές, συμβάσεις. Διάβασμα, πληκτρολόγηση, έλεγχος, κυνήγι εκκρεμοτήτων.
Κανείς δεν αγαπά αυτή τη δουλειά και κανείς δεν μπορεί να την παραλείψει. Ένα λάθος ψηφίο ή ένα τιμολόγιο που καταχωρίστηκε δύο φορές σημαίνει λάθος πληρωμή, χαμένη έκπτωση ή ένα δυσάρεστο τηλεφώνημα από προμηθευτή. Έτσι, ικανοί άνθρωποι περνούν τις μέρες τους αντιγράφοντας αριθμούς από τη μία οθόνη στην άλλη, και όταν ο όγκος αυξάνεται, η συνηθισμένη λύση είναι μια ακόμη πρόσληψη.
Είναι η αχάριστη αγγαρεία του 1888, απλώς με περισσότερα PDF.
Η αγγαρεία στη μηχανή, οι αποφάσεις στους ανθρώπους σας
Η ιστορία πρόσληψης του 1888 παραμένει η πιο ειλικρινής περιγραφή θέσης εργασίας για την ΤΝ: η αγγαρεία πηγαίνει στη μηχανή, οι αποφάσεις μένουν στους ανθρώπους σας.
Έτσι ακριβώς λειτουργεί το DocReveal. Είναι μια πλατφόρμα ΤΝ για επιχειρήσεις που βασίζονται στα έγγραφα: μία πλατφόρμα διαβάζει και ελέγχει τα έγγραφά σας, στέλνει τα δεδομένα στα συστήματά σας, απαντά σε ερωτήσεις δείχνοντας την πηγή και αναθέτει τη ρουτίνα σε πράκτορες ΤΝ. Οι άνθρωποι εγκρίνουν μόνο τις εξαιρέσεις.
- Η μηχανή αναλαμβάνει την αγγαρεία: διαβάζει κάθε παραγγελία, δελτίο αποστολής και τιμολόγιο, ακόμη και σαρωμένα ή χειρόγραφα, σε οποιαδήποτε γλώσσα και χωρίς πρότυπα· εξάγει τα δεδομένα, τα ελέγχει και τα στέλνει στο ERP σας και στα άλλα συστήματά σας.
- Οι άνθρωποί σας κρατούν τις αποφάσεις: την εξαίρεση που χρειάζεται κρίση, τον προμηθευτή που θέλει ένα τηλεφώνημα, την πληρωμή που πρέπει να περιμένει.
Ο στόχος δεν είναι μια μικρότερη ομάδα. Είναι μια ομάδα που αφιερώνει τον χρόνο της στις αποφάσεις αντί να πληκτρολογεί ξανά. Ο όγκος μπορεί να αυξάνεται, ενώ η ομάδα μένει η ίδια.
Δεν χρειάζεται να αγαπάτε την ΤΝ σας. Πρέπει όμως να μπορείτε να την ελέγχετε.
Ο Edison δεν ζήτησε από τον Kolben συμπάθεια. Ζήτησε έναν συνεργάτη στον οποίο να μπορεί να βασιστεί. Αυτό είναι το σωστό κριτήριο και για την ΤΝ στο back office σας, και η αξιοπιστία είναι κάτι που επαληθεύετε, όχι κάτι που νιώθετε.
- Κάθε απάντηση παραπέμπει στην πηγή της. Κάθε απάντηση και κάθε ποσό παραπέμπει στο ακριβές σημείο του εγγράφου από το οποίο προέρχεται.
- Οι πράκτορες ΤΝ δουλεύουν μέσα στα όρια που ορίζετε και ρωτούν πριν από τα ευαίσθητα βήματα.
- Κάθε βήμα επεξεργασίας καταγράφεται στη διαδρομή ελέγχου. Έτοιμα για κάθε έλεγχο.
Και τα έγγραφά σας δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για εκπαίδευση μοντέλων. Ένας καλός συνεργάτης κρατά για τον εαυτό του ό,τι διαβάζει.
Γράψτε μια ειλικρινή περιγραφή θέσης εργασίας για την ΤΝ σας
Πριν φέρετε την ΤΝ στο back office σας, γράψτε την περιγραφή θέσης της όπως ίσως θα την έγραφε ο Edison. Αρκούν τέσσερις γραμμές:
- Η αγγαρεία. Καταγράψτε τα έγγραφα που η ομάδα σας διαβάζει, πληκτρολογεί, ελέγχει και κυνηγά κάθε εβδομάδα. Αυτή η λίστα είναι η δουλειά.
- Οι αποφάσεις. Σημειώστε ποια βήματα μένουν στους ανθρώπους: έγκριση πληρωμών, αλλαγές στα στοιχεία προμηθευτών, οτιδήποτε δεν θα αναθέτατε σε έναν νέο συνάδελφο την πρώτη του μέρα.
- Οι συστάσεις. Απαιτήστε κάθε αριθμός να είναι ανιχνεύσιμος μέχρι το έγγραφό του. Ένα εργαλείο που δεν μπορεί να δείξει την πηγή του θέλει να το πιστεύετε, όχι να το ελέγχετε.
- Η δοκιμαστική περίοδος. Δοκιμάστε το στα δικά σας έγγραφα, όχι σε τέλεια δείγματα. Δέκα έως είκοσι από τα πραγματικά σας αρχεία σάς λένε περισσότερα από οποιαδήποτε παρουσίαση.
Ακολουθήσαμε τη δική μας συμβουλή και γράψαμε το βιογραφικό του DocReveal. Η πρώτη του γραμμή λέει «δεν είμαι άνθρωπος».
Ο Kolben και ο Edison δεν υποσχέθηκαν ποτέ ότι θα συμπαθούσαν πολύ ο ένας τον άλλον. Υποσχέθηκαν να είναι καλοί συνεργάτες και τήρησαν αυτή την υπόσχεση για περισσότερα από είκοσι χρόνια, παρά τον ωκεανό που τους χώριζε και τη διαμάχη για το μέλλον του ηλεκτρισμού.
Αχάριστη αγγαρεία για την ΤΝ. Αποφάσεις για τους ανθρώπους.